Obligaciones formales tributarias (censos, libros, facturas)

Qué son las obligaciones formales tributarias

Las obligaciones formales tributarias son deberes de contenido no pecuniario que la Ley General Tributaria y la normativa de cada tributo imponen a los contribuyentes y terceros relacionados con la Administración tributaria. Su incumplimiento puede dar lugar a sanciones aunque no cause perjuicio económico directo al erario, y su correcta observancia es presupuesto para el ejercicio de derechos como la deducción de gastos y cuotas de IVA.

Están reguladas, con carácter general, en los artículos 29 y 93 a 95 de la Ley 58/2003, General Tributaria, y en el Real Decreto 1065/2007 que aprueba el Reglamento General de las actuaciones tributarias. Cada normativa específica (Ley del IVA, Ley del IS, Ley del IRPF) añade obligaciones formales propias.

El censo de obligados tributarios

Qué es el censo

El censo es el registro administrativo en el que deben inscribirse todas las personas físicas y jurídicas que desarrollen actividades económicas o que estén obligadas a presentar declaraciones o autoliquidaciones ante la AEAT.

Existen dos censos:

• Censo de Obligados Tributarios: registro general que incluye a todos los obligados con obligaciones tributarias.
• Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores: subconjunto del anterior, específico para quienes realizan actividades económicas o tienen obligaciones de retención.

Alta, modificación y baja

Las variaciones en el censo se realizan mediante los modelos:

• Modelo 036: declaración censal general, para todo tipo de variaciones y para contribuyentes que realizan operaciones intracomunitarias, están en régimen simplificado, tienen retenciones, etc.
• Modelo 037: versión simplificada para autónomos personas físicas con situaciones sencillas.

El alta debe presentarse antes del inicio de la actividad. Las modificaciones (cambio de domicilio fiscal, alta en nuevas actividades, cambio de régimen de IVA) deben comunicarse en el plazo de un mes desde que se producen. La baja debe presentarse en el mes siguiente al cese de la actividad.

Número de Identificación Fiscal (NIF)

El NIF es el identificador fiscal de las personas físicas y jurídicas en España. Para las personas físicas españolas coincide con el DNI. Para los extranjeros se expide el NIE. Para las personas jurídicas el NIF es asignado por la AEAT y tiene un formato específico según el tipo de entidad.

Libros y registros contables y fiscales

Para personas jurídicas (sociedades)

Las sociedades mercantiles tienen dos grupos de obligaciones de llevanza de libros:

Libros mercantiles (Código de Comercio):

• Libro Diario: registro cronológico de todas las operaciones contables.
• Libro de Inventarios y Cuentas Anuales.
• Libro de Actas (para sociedades de capital): actas de las juntas y del consejo.
• Libro Registro de Acciones Nominativas (SA) o Libro Registro de Socios (SL). Los libros mercantiles deben legalizarse en el Registro Mercantil dentro del plazo de 4 meses desde el cierre del ejercicio.

Libros registros fiscales del IS:

• No existe obligación específica de llevar libros registros fiscales separados para el IS: la contabilidad mercantil sirve de base para la autoliquidación del IS, con los ajustes extracontables previstos en la LIS.

Libros registros del IVA:

• Libro Registro de facturas expedidas.
• Libro Registro de facturas recibidas.
• Libro Registro de bienes de inversión (para activos afectos al IVA con regularización).
• Libro Registro de determinadas operaciones intracomunitarias.

Para autónomos en estimación directa

Los autónomos en estimación directa normal deben llevar la contabilidad completa ajustada al Código de Comercio (igual que las sociedades, aunque con algunas simplificaciones admitidas).

Los autónomos en estimación directa simplificada no están obligados a llevar contabilidad completa, pero sí deben llevar:

• Libro Registro de ventas e ingresos.
• Libro Registro de compras y gastos.
• Libro Registro de bienes de inversión.
• Libros registros del IVA (si están sujetos).

Los autónomos en estimación objetiva (módulos) solo necesitan llevar:

• Libro Registro de facturas recibidas (para la comprobación de módulos de gastos).
• Libro Registro de bienes de inversión.

La factura: requisitos y tipos

Factura completa (artículo 6 RD 1619/2012)

La factura ordinaria o completa debe contener:

• Número y, en su caso, serie de la factura.
• Fecha de expedición y, si es distinta, fecha de realización de la operación.
• NIF, nombre y apellidos o razón social y domicilio del expedidor y del destinatario.
• Descripción de las operaciones (bienes entregados o servicios prestados).
• Base imponible de cada tipo impositivo, tipo de IVA aplicado y cuota resultante.
• En su caso, tipo y cuota de recargo de equivalencia.
• Indicación de los supuestos de exención, inversión del sujeto pasivo u otras circunstancias especiales.

Factura simplificada (artículo 7 RD 1619/2012)

Puede emitirse en lugar de la completa en operaciones al por menor (ventas a consumidores finales, transporte de personas, hostelería, peluquerías, etc.) cuando el importe no supere 400 euros (IVA incluido) o cuando deba expedirse factura rectificativa. No permite al destinatario deducir el IVA soportado (salvo que el emisor incluya expresamente los datos del destinatario).

Conservación de facturas

Las facturas deben conservarse por los siguientes plazos:

• 4 años a efectos tributarios (plazo de prescripción del derecho de la AEAT a liquidar).
• 6 años a efectos mercantiles (artículo 30 del Código de Comercio).
• Sin límite cuando soporten bases imponibles negativas pendientes de compensar.
• 12 años para proyectos acogidos a incentivos fiscales con períodos de mantenimiento largo (incentivos a la inversión, Patent Box, etc.).

Principales declaraciones informativas

Las declaraciones informativas son declaraciones que los contribuyentes presentan ante la AEAT para informar sobre determinadas operaciones, sin dar lugar directamente a un ingreso:

La no presentación de estas declaraciones informativas o la presentación con datos incorrectos está tipificada como infracción tributaria con sanciones que oscilan entre 20 euros por dato hasta máximos de 20.000 euros, según el modelo y la gravedad.

Obligación de facturar y contenido de las facturas

La obligación de expedir factura afecta a todos los empresarios y profesionales en sus operaciones con otros empresarios, profesionales o con la Administración. Los principales supuestos obligatorios son:

• Entregas de bienes y prestaciones de servicios sujetas y no exentas de IVA.
• Entregas intracomunitarias de bienes.
• Exportaciones.
• Operaciones realizadas por quienes apliquen el régimen especial del criterio de caja.

La factura debe expedirse en el momento de la operación o, cuando el destinatario es un empresario, antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se haya producido el devengo del IVA de la operación.