Una auditoría no empieza cuando el auditor cruza la puerta. Empieza en el momento en que una empresa comienza a preparar sus registros contables, sus controles y su documentación para el examen externo. Las empresas que superan el trabajo de campo de auditoría en dos semanas son las que dedicaron los meses previos a asegurarse de que todo estuviera en orden antes de que nadie lo solicitara. Las que pasan seis semanas en trabajo de campo con consultas constantes son las que no lo hicieron.
Este artículo describe el proceso de preparación para la auditoría de cuatro fases que BMC lleva a cabo con pymes españolas. Para el contexto sobre quiénes están obligados a auditarse y las brechas habituales, consulte la guía completa de preparación para la auditoría en España.
Visión general: cuatro fases
| Fase | Duración | Objetivo principal |
|---|---|---|
| Fase 1: Diagnóstico | 2-4 semanas | Identificar y priorizar brechas |
| Fase 2: Subsanación | 2-6 meses | Cerrar las brechas |
| Fase 3: Auditoría de ensayo | 3-4 semanas | Simular la auditoría |
| Fase 4: Soporte en la auditoría real | Duración de la auditoría | Acompañar el trabajo de campo |
Tiempo total transcurrido desde el inicio del encargo hasta la emisión del informe de auditoría: típicamente entre cinco y diez meses en la primera auditoría de una pyme española.
Fase 1: Diagnóstico y evaluación de brechas
Qué ocurre
La fase de diagnóstico es una revisión estructurada de todo lo que el auditor examinará. El equipo de BMC trabaja sobre siete áreas:
- Políticas contables — ¿Están documentadas? ¿Cumplen el PGC (RD 1514/2007)? ¿Se aplican de forma coherente de un ejercicio a otro?
- Calidad del libro mayor — ¿Puede conciliarse el balance de comprobación con el balance sin ajustes manuales? ¿Están todas las cuentas conciliadas y soportadas?
- Proceso de cierre — ¿Existe un checklist documentado de cierre mensual y anual? ¿Cuál es el tiempo de cierre medio?
- Registro de partes vinculadas — ¿Están identificadas todas las partes vinculadas (artículo 231 de la LSC)? ¿Están las operaciones documentadas, valoradas a precio de mercado y reveladas en la nota 25 de la memoria del PGC?
- Documentación del CIIF — ¿Están documentados los controles sobre el ciclo de cobros, el ciclo de pagos, las nóminas y el cierre financiero? ¿Se han verificado?
- Provisiones fiscales — ¿Están calculadas y conciliadas las posiciones de impuesto corriente y diferido con las declaraciones fiscales presentadas?
- Hallazgos de ejercicios anteriores — Si existe alguna auditoría o revisión previa, ¿qué hallazgos se plantearon y han sido resueltos?
Entregables
- Registro de brechas (típicamente entre 20 y 80 elementos, priorizados por riesgo)
- Calendario de subsanación estimado
- Necesidades de recursos (internos frente a externos)
Participantes
- Asesor de BMC (responsable): diseña y ejecuta la revisión
- Director financiero o contable sénior: facilita el acceso a los sistemas y a la documentación
- Dirección: una sesión para revisar los hallazgos y aprobar el plan de subsanación
Duración
Entre dos y cuatro semanas para una pyme de entidad única. Los grupos más grandes con varias filiales o matrices extranjeras pueden requerir entre seis y ocho semanas.
Fase 2: Subsanación
Qué ocurre
La subsanación es el trabajo sustantivo de cerrar las brechas identificadas en la Fase 1. Suele ser la fase más larga y donde se crea más valor. Las actividades se dividen en tres categorías:
Trabajo de documentación:
- Redacción de memorandos de políticas contables (reconocimiento de ingresos, provisiones, arrendamientos, instrumentos financieros, inmovilizado, existencias)
- Preparación de contratos con partes vinculadas y documentación de préstamos intercompañías
- Mapeo del proceso de cierre y elaboración de un checklist de cierre escrito
- Documentación de los controles existentes en un catálogo de controles
Saneamiento contable:
- Resolución de partidas antiguas en conciliación en cuentas clave (intercompañías, provisiones, periodificaciones)
- Registro de ajustes de ejercicios anteriores donde el PGC lo permite
- Cálculo y contabilización de posiciones de impuesto diferido
- Conciliación del registro de activos fijos con el balance
Diseño e implantación de controles:
- Implantación o formalización de controles sobre el cierre financiero
- Revisión de la segregación de funciones (con frecuencia limitada en empresas pequeñas: los controles compensatorios se documentan donde la segregación plena no es posible)
- Documentación de los procedimientos de autorización de asientos, pagos y periodificaciones
Plazos
| Tipo de empresa | Duración de la subsanación |
|---|---|
| Pyme sencilla, libros en orden, facturación < 5 M€ | 6-10 semanas |
| Pyme con algunas brechas, facturación 5-20 M€ | 3-5 meses |
| Pyme con complejidad significativa en partes vinculadas o con atrasos | 5-8 meses |
| Grupo con filiales, consolidación NIIF requerida | 6-12 meses |
El papel del auditor durante la subsanación
El auditor nombrado no debe participar en la subsanación de las brechas: ello comprometería su independencia conforme al artículo 16 de la Ley 22/2015 (prohibición de prestar servicios distintos de la auditoría que creen amenazas de autorrevisión). El trabajo de subsanación se realiza bien internamente o bien mediante un asesor independiente como BMC.
El auditor puede proporcionar orientación general sobre las expectativas de auditoría, pero no debe redactar políticas contables, diseñar controles ni preparar los estados financieros.
Fase 3: Auditoría de ensayo
Qué ocurre
La auditoría de ensayo es el ensayo general de la auditoría real. BMC adopta la perspectiva del auditor y aplica un examen basado en riesgos a la empresa en proceso de preparación:
- Solicita el mismo conjunto de documentos que solicitaría un auditor (facturas de partidas de ingresos materiales, bajas de inmovilizado, asientos contables significativos, contratos con partes vinculadas, confirmaciones bancarias)
- Verifica los controles clave examinando una muestra de operaciones y siguiendo su rastro a través del proceso documentado
- Prepara un conjunto de puntos de revisión —elementos que generarían una consulta del auditor o un ajuste de auditoría propuesto
- Presenta los hallazgos a la dirección y al equipo financiero
Qué detecta la auditoría de ensayo
En una empresa bien preparada, la auditoría de ensayo suele generar una lista breve de brechas documentales menores: firmas de aprobación que faltan, una política que necesita aclaración, una o dos partidas de periodificación que deben ajustarse. En una empresa menos preparada, puede detectar partidas materiales: operaciones con partes vinculadas no reveladas, contabilidad de arrendamientos incorrecta o una posición de impuesto diferido materialmente errónea.
Sea lo que sea lo que detecte, lo detecta tres a seis semanas antes de la auditoría real — cuando hay tiempo para resolverlo y no solo para explicarlo.
Momento
La auditoría de ensayo debe concluir al menos cuatro semanas antes de que comience el trabajo de campo de la auditoría real. Esto da tiempo suficiente para abordar cualquier hallazgo sin comprimir el calendario de cierre del ejercicio.
Fase 4: Soporte en la auditoría real
Qué ocurre
Una vez que comienza la auditoría real, BMC apoya a la dirección durante el trabajo de campo:
- Preparación del paquete inicial de documentación (balance de comprobación, estados financieros en borrador, calendarios de apoyo, revelación de partes vinculadas)
- Coordinación del flujo de solicitudes de información del auditor (lista PBC — documentación proporcionada por el cliente)
- Respuesta a consultas técnicas sobre políticas contables, operaciones específicas o provisiones fiscales
- Revisión de los ajustes de auditoría propuestos antes de que la dirección responda
Duración
Para una pyme bien preparada, el trabajo de campo de auditoría suele extenderse entre una y dos semanas de actividad concentrada más un período de revisión. Las empresas que han completado exhaustivamente las Fases 1 a 3 experimentarán un trabajo de campo más corto y menos consultas.
Después de la auditoría
El ciclo de auditoría no concluye con el informe de auditoría. El registro de brechas se actualiza con los hallazgos planteados por el auditor, se realiza el seguimiento de las acciones de subsanación y se mantiene la postura de preparación para la auditoría de modo que la del ejercicio siguiente sea un proceso continuo y no una emergencia anual.
La interdependencia de las fases
Las fases son secuenciales por diseño. Omitir el diagnóstico e ir directamente a la subsanación significa subsanar los elementos equivocados. Omitir la auditoría de ensayo significa descubrir los problemas durante el trabajo de campo real, cuando el auditor está facturando horas por el retraso. Cada fase reduce el coste y la disrupción de la siguiente.
Para una autoevaluación estructurada de la situación actual de su empresa, utilice el checklist de evaluación de preparación para la auditoría. Para información detallada sobre lo que BMC aporta en cada fase, consulte los servicios de preparación para la auditoría para pymes.
Referencias externas:
- ICAC — Normas de Auditoría NIA-ES — normas de auditoría españolas (adaptaciones NIA-ES de las NIA)
- BOE — Ley 22/2015 de Auditoría de Cuentas — normas de independencia y servicios distintos de la auditoría
- IAASB — Normas Internacionales de Auditoría — marco NIA en el que se basan las NIA-ES
