Factura electrónica (Ley Crea y Crece)

Qué es la factura electrónica

La factura electrónica es el documento mercantil que acredita la entrega de bienes o la prestación de servicios entre partes, emitido, transmitido y conservado en formato digital estructurado. A diferencia de una simple imagen digital o PDF, la factura electrónica propiamente dicha debe poder ser procesada de forma automatizada por los sistemas informáticos de quien la recibe, y debe incorporar mecanismos que garanticen su autenticidad e integridad.

En España, la factura electrónica ha sido obligatoria en las relaciones con las Administraciones Públicas desde 2015 (para facturas superiores a 5.000 euros y posteriormente para todas). La novedad que introduce la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas —conocida como Ley Crea y Crece— es extender esa obligación a las relaciones entre empresarios y profesionales (B2B), lo que representa un cambio estructural en la forma de operar de millones de empresas y autónomos.

El marco normativo se complementa con el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, que aprueba el Reglamento que regula los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales (conocido como “Reglamento VeriFactu o de facturación”).

Formatos válidos de factura electrónica

No todo formato digital es válido como factura electrónica. Los formatos estructurados reconocidos en el ámbito español y europeo incluyen:

Facturae: el estándar XML español promovido por el Ministerio de Hacienda y Red.es. Es el formato exigido para la facturación a Administraciones Públicas a través de plataformas como FACe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la AGE) y sus equivalentes autonómicos.

UBL (Universal Business Language): estándar internacional ISO/IEC 19845, ampliamente utilizado en Europa y aceptado en la norma europea EN 16931.

CII (Cross Industry Invoice): formato desarrollado por UN/CEFACT, también compatible con la norma europea.

Factura-X / ZUGFeRD: formato híbrido que combina un PDF legible por humanos con un fichero XML estructurado incrustado, permitiendo tanto la lectura visual como el procesamiento automatizado.

Todos los formatos deben cumplir con la norma europea EN 16931, que establece el modelo semántico de la factura electrónica en la UE.

Obligaciones según la Ley Crea y Crece

El artículo 12 de la Ley Crea y Crece modifica la Ley 56/2007 de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información para establecer la obligatoriedad de la factura electrónica en las transacciones entre empresarios y profesionales. Los puntos clave son:

Ámbito de aplicación

La obligación afecta a todos los empresarios y profesionales en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales establecidos en España. No aplica a las relaciones B2C (con consumidores finales personas físicas), aunque estas también pueden beneficiarse del formato electrónico de forma voluntaria.

Plazos de implantación

La Ley establece una entrada en vigor escalonada:

• Empresas con facturación anual superior a 8 millones de euros: 12 meses desde la aprobación del reglamento de desarrollo.
• Resto de empresarios y autónomos: 24 meses desde la aprobación del reglamento.

El Reglamento de desarrollo aún no ha sido aprobado en su versión definitiva a la fecha de este texto, por lo que los plazos exactos están pendientes de confirmación oficial.

Obligaciones del emisor y del receptor

La norma introduce obligaciones tanto para quien emite como para quien recibe la factura:

• El emisor debe emitir la factura en formato electrónico y enviarla por los medios acordados con el receptor.
• El receptor está obligado a aceptar las facturas electrónicas que le envíen sus proveedores, no pudiendo rechazarlas por motivos de formato.
• Ambas partes deben disponer de sistemas que permitan la trazabilidad del estado de la factura (recibida, aceptada, pagada o rechazada con motivo).

Información sobre plazos de pago

Una de las novedades más relevantes es que las plataformas de intercambio de facturas electrónicas deben facilitar información sobre los plazos de pago efectivos, contribuyendo a la lucha contra la morosidad en las transacciones comerciales regulada por la Ley 3/2004.

Sistemas de intercambio de facturas electrónicas

Existen diversas soluciones para la emisión y recepción de facturas electrónicas en el ámbito B2B:

Plataformas públicas: FACe para la Administración General del Estado, y plataformas autonómicas equivalentes (e-FACT en Cataluña, PLATEA en la Comunidad Valenciana, etc.).

Operadores privados: empresas especializadas en EDI (Electronic Data Interchange) y redes de facturas como Tungsten Network, Basware, Tradeshift o soluciones integradas en ERP como SAP, Sage o Holded.

ERP y software de gestión: la mayoría de los programas de gestión empresarial están adaptando sus módulos de facturación para cumplir con los requisitos de la Ley Crea y Crece y el Reglamento VeriFactu.

El Reglamento VeriFactu y los sistemas de facturación

El Real Decreto 1007/2023 (Reglamento VeriFactu) establece requisitos técnicos específicos para los sistemas informáticos de facturación:

• Los sistemas deben garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
• Deben incorporar un registro de eventos que recoja todas las acciones realizadas sobre las facturas.
• Pueden optar entre el sistema VeriFactu (remisión automática de registros a la AEAT en tiempo real) o un sistema de registro con bloque de modificación (mediante encadenamiento de registros tipo blockchain).
• Las facturas deben incorporar un código QR que permita su verificación.

Este reglamento afecta tanto a los programas de facturación como a los sistemas ERP y herramientas de gestión.

Conservación y archivo de facturas electrónicas

Las facturas electrónicas deben conservarse durante el mismo plazo que las facturas en papel: cuatro años conforme a la normativa tributaria (artículo 70 de la Ley General Tributaria), o seis años según el Código de Comercio para documentación contable. Durante ese período deben mantenerse en condiciones que garanticen su legibilidad y autenticidad, lo que en la práctica requiere soluciones de archivo electrónico con garantías técnicas adecuadas.

Sanciones por incumplimiento

La Ley Crea y Crece tipifica como infracción el incumplimiento de la obligación de facturación electrónica, con las siguientes sanciones:

• Empresas con facturación superior a 8 millones de euros: hasta 10.000 euros.
• Resto de empresarios y autónomos: hasta 1.000 euros.

Estas sanciones son independientes de las que puedan derivarse de incumplimientos en materia tributaria por llevanza incorrecta de los registros de IVA.