Preparación para Auditoría: Llegue al Examen con Todo en Orden

La auditoría de cuentas anuales es la revisión independiente de los estados financieros de una empresa por un auditor inscrito en el Registro Oficial de Auditores de Cuentas (ROAC), realizada conforme a las Normas Internacionales de Auditoría adaptadas para España (NIA-ES), con el objetivo de expresar una opinión sobre si las cuentas presentan la imagen fiel del patrimonio y los resultados de la sociedad. En España, el artículo 263 de la Ley de Sociedades de Capital establece la obligación de auditoría cuando una empresa supera al menos dos de tres umbrales durante dos ejercicios consecutivos: activo total superior a 2,85 millones de euros, cifra de negocios superior a 5,7 millones de euros, o más de 50 empleados de media. Están también obligadas las sociedades cotizadas, las entidades de interés público y aquellas que, sin alcanzar los umbrales generales, reciben subvenciones públicas o emiten instrumentos financieros por encima de determinados importes.

Auditoría de cuentas obligatoria: los umbrales y cuando aplica a su empresa

El artículo 263 de la Ley de Sociedades de Capital establece la obligación de auditoría de cuentas cuando una sociedad cumple al menos dos de los tres criterios de tamaño durante dos ejercicios consecutivos: activo total superior a 2,85 millones de euros, cifra de negocios superior a 5,7 millones de euros, o número medio de empleados superior a 50. La primera vez que una empresa supera estos umbrales no genera obligación inmediata — tiene que mantenerlos durante dos años consecutivos.

Muchas empresas descubren que están obligadas a auditarse cuando el Registro Mercantil les requiere el depósito de las cuentas auditadas o cuando el banco les pide las cuentas auditadas para renovar una línea de crédito. En ese momento, el ejercicio ya ha cerrado y el auditor tiene que trabajar con los datos del período sin posibilidad de preparación. El resultado frecuente son primeras auditorías largas, costosas y con salvedades que se podrían haber evitado.

Por que las primeras auditorías son más exigentes

Una primera auditoría presenta desafios específicos que las empresas no anticipan. El auditor no tiene saldos de apertura verificados de ejercicios anteriores, lo que significa que tiene que obtener evidencia de auditoría sobre los saldos de balance de inicio del período: el inmovilizado adquirido en años anteriores, el historial de las cuentas de clientes y proveedores, el origen de los fondos propios y la consistencia de las políticas contables aplicadas desde siempre.

Este trabajo adicional sobre los saldos de apertura es lo que hace que la primera auditoría cueste significativamente más que las sucesivas. Un auditor que trabaja sobre una empresa sin documentación organizada tarda el doble que sobre una empresa bien preparada, y cobra en proporcion. Nuestra preparación pre-auditoría tiene un objetivo económico claro: reducir las horas del auditor en las áreas donde la preparación documental puede sustituir el trabajo de campo.

Los riesgos de salvedad más frecuentes en primeras auditorías son: inmovilizado sin soporte documental (facturas, contratos de adquisición, cálculos de vida útil para la amortización), deterioro de créditos comerciales sin cálculo documentado, provisiones por litigios sin soporte jurídico, transacciones con partes vinculadas sin documentación de mercado y políticas contables no escritas que el auditor no puede verificar. Identificamos y corregimos todos estos puntos antes de que el auditor los detecte.

NIA-ES 315 y 570: las dos normas que determinan cómo el auditor planifica el trabajo sobre su empresa

La NIA-ES 315 (Identificación y valoración de los riesgos de incorrección material mediante el conocimiento de la entidad y de su entorno) obliga al auditor a realizar, antes de iniciar el trabajo de campo, una evaluación estructurada del control interno de la empresa. Este proceso no es una formalidad: el auditor revisa los controles clave del ciclo contable y, donde los encuentra débiles o inexistentes, amplía el volumen de pruebas sustantivas. Una empresa con control interno bien documentado permite al auditor reducir las pruebas de detalle; una empresa sin documentación de controles convierte cada partida en territorio a explorar desde cero.

La NIA-ES 570 (Empresa en funcionamiento) obliga al auditor a evaluar formalmente si existen dudas significativas sobre la capacidad de la empresa para continuar como empresa en funcionamiento. Los indicadores que activan esta evaluación incluyen: pérdidas continuadas, capital circulante negativo, incumplimiento de covenants bancarios, litigios pendientes de cuantía significativa, o dependencia de un cliente o proveedor único. Si el auditor concluye que existe incertidumbre material, debe incluir un párrafo de énfasis en el informe que, sin ser una salvedad técnica, preocupa a bancos y socios como si lo fuera. Identificamos y abordamos estos indicadores en la fase de preparación, antes de que el auditor los evalúe formalmente.

El control interno que los auditores revisan

El control interno contable es el conjunto de procedimientos que una empresa tiene para garantizar que sus registros contables son completos, correctos y oportunos. Los auditores evaluan el control interno como parte del planteamiento de la auditoría (NIA-ES 315): un control interno sólido les permite reducir el trabajo de campo; un control interno débil les obliga a ampliar las pruebas sustantivas, lo que aumenta el coste y la duracion de la auditoría.

Los controles que los auditores siempre revisan en empresas medianas son: autorización de pagos y segregación de funciones entre quien autoriza y quien contabiliza, conciliación bancaria mensual y cuadre con la contabilidad, proceso de cierre mensual con sus listas de comprobación, gestión del registro de inmovilizado y su conciliación con la contabilidad, y proceso de facturación y cobro con sus controles anti-fraude. Documentamos todos estos controles existentes y complementamos los que faltan con procedimientos que el equipo puede implementar rápidamente.

La carta de gerencia — el documento que el auditor entrega a la dirección con los puntos de mejora de control interno — es revisada por los bancos en procesos de financiación y es un elemento valorado en procesos de venta de la empresa. Un due diligence financiero iniciado por un comprador potencial siempre solicita las cartas de gerencia de los últimos tres años. Reducir los puntos de la carta de gerencia antes de una operación corporativa es uno de los servicios de preparación que ofrecemos en coordinación con nuestro equipo de advisory de M&A.

Coordinación con el auditor: como hacer eficiente el proceso

La relación entre la empresa y el auditor durante el trabajo de campo es determinante para la eficiencia del proceso. Auditores bien organizados trabajan con listas de solicitudes de información que entregan al inicio del trabajo de campo. Si el equipo de la empresa no está preparado para responder rápidamente, el auditor espera — y cobra ese tiempo.

Nuestra interlocución durante la auditoría tiene tres efectos: primero, reducimos el tiempo de espera del auditor respondiendo solicitudes en horas en lugar de días; segundo, evitamos que solicitudes de información mal comprendidas generen trabajo doble; tercero, gestionamos las confirmaciones de terceros (circularizaciones de clientes, proveedores y bancos) con el seguimiento necesario para obtener respuestas completas antes de que el auditor cierre el trabajo de campo.

Si su empresa necesita un CFO externalizado que coordine el cierre contable y la relación con el auditor de forma continua durante todo el ejercicio, nuestro equipo puede asumir esa función más amplia. La preparación para la auditoría es más eficiente cuando el cierre contable mensual ya incorpora los controles y la documentación que el auditor va a necesitar, en lugar de organizar todo en las semanas previas al inicio del trabajo de campo.