Compliance Laboral: Normativa al Día antes de la Inspección

El compliance laboral es el conjunto de obligaciones normativas que las empresas deben cumplir en materia de empleo y relaciones laborales en España, reguladas principalmente por el Estatuto de los Trabajadores (ET), la Ley Orgánica de Igualdad (LOI), la Ley de Prevención de Riesgos Laborales (LPRL) y sus reglamentos de desarrollo. Entre las obligaciones más relevantes destacan el registro diario de jornada (obligatorio desde 2019 para todas las empresas), el plan de igualdad (obligatorio para empresas de más de 50 trabajadores, con auditoría retributiva incluida), el protocolo de acoso sexual y por razón de sexo, el protocolo LGTBI (obligatorio desde 2023 para empresas de más de 50 trabajadores), el registro retributivo con brecha salarial y la cuota de reserva del 2% de puestos para personas con discapacidad en empresas de más de 50 trabajadores. La Inspección de Trabajo y Seguridad Social vela por el cumplimiento de estas obligaciones con potestad sancionadora de hasta 225.018 € por infracción grave.

Plan de igualdad y registro de jornada: las dos obligaciones que la Inspección verifica primero

Las reformas laborales de 2019, 2021 y 2022, la Ley Rider, la Ley 10/2021 de Trabajo a Distancia, la Ley Trans y la Directiva 2023/970 de transparencia retributiva han generado un entorno en el que las obligaciones se acumulan más rápido de lo que muchas empresas pueden implementarlas. El registro de jornada, el plan de igualdad para empresas con más de 50 trabajadores, el protocolo de acoso sexual, el protocolo LGBTI y la cuota de discapacidad son obligaciones que la Inspección de Trabajo verifica con creciente intensidad. Las sanciones van desde 7.500 euros por trabajador en registro de jornada hasta 225.018 euros por ausencia de plan de igualdad.

Auditoría de compliance laboral y defensa ante inspecciones de trabajo

Nuestro equipo comienza por la auditoría de compliance laboral: una revisión estructurada de cada obligación frente al tamaño de la empresa, su sector y el convenio colectivo aplicable. Esta auditoría genera un plan de acción priorizado que distingue lo urgente (brecha con riesgo de acta en la próxima inspección) de lo planificable. Para empresas con más de 50 trabajadores, gestionamos el proceso completo del plan de igualdad: diagnóstico negociado con la representación legal de los trabajadores, medidas por áreas y registro en el REGCON.

El compliance laboral robusto se articula también con otros sistemas de cumplimiento: el canal de denuncias es obligatorio para las mismas empresas que necesitan el plan de igualdad, y la coordinación entre ambos programas evita duplicidades y refuerza la defensa ante la Inspección. La coordinación con el derecho laboral contencioso es un diferencial importante cuando aparecen conflictos.

Contexto regulatorio en España

El marco de compliance laboral se articula en torno al Estatuto de los Trabajadores (RDL 2/2015), la reforma laboral de 2021 (RDL 32/2021), la Ley 10/2021 de Trabajo a Distancia, el RDL 6/2019 (planes de igualdad), la Ley 4/2023 (protocolo LGBTI), el RD 1/2013 (cuota de discapacidad) y la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales. Las sanciones por infracción laboral están reguladas en la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), con multas que van desde 60 euros hasta más de 225.000 euros según la gravedad.

Resultados que puedes esperar

• Auditoría de compliance laboral con mapa de brechas priorizado por nivel de riesgo sancionador
• Plan de igualdad elaborado, negociado con la RLT y registrado en el REGCON
• Protocolos de acoso sexual, por razón de sexo y LGBTI diseñados e implantados
• Sistema de registro de jornada conforme a la normativa con procedimientos de conservacion y acceso
• Acuerdos de teletrabajo individualizados conformes a la Ley 10/2021 y registrados ante el SEPE
• Documentación preparada para superar una inspección de trabajo sin actas de infracción

El cumplimiento laboral en España se ha transformado profundamente en los últimos años. Las reformas laborales de 2019, 2021 y 2022, la Ley Rider, la Ley de Trabajo a Distancia, la Ley Trans y la nueva normativa de transparencia retributiva han generado un entorno en el que las obligaciones se acumulan más rápido de lo que muchas empresas pueden implementarlas. La Inspección de Trabajo ha elevado su intensidad de actuación de forma muy significativa, con especial foco en el registro de jornada, los planes de igualdad y la brecha retributiva de genero. El resultado es que empresas que habian gestionado correctamente sus obligaciones laborales durante años se encuentran de repente con brechas que no conocian.

El punto de partida de nuestro servicio es siempre la auditoría de compliance laboral: una revisión estructurada de cada obligación frente al tamaño de la empresa, su sector y el convenio colectivo aplicable. Esta auditoría es el instrumento que permite distinguir entre lo urgente (una brecha que puede generar un acta de infracción en la próxima inspección) y lo importante (una obligación que hay que implementar en los próximos meses). El resultado es un plan de acción priorizado que distribuye el esfuerzo de manera racional.

Para empresas con más de 50 trabajadores, el plan de igualdad es probablemente la obligación de mayor complejidad operativa. Su elaboración requiere un diagnóstico previo negociado con la representación legal de los trabajadores, el diseño de medidas por áreas (selección, formación, retribución, conciliación, prevención del acoso, comunicación), y el registro en el REGCON. Un plan mal elaborado o no registrado es, a todos los efectos, como si no existiera: la empresa queda expuesta a las mismas sanciones que si no tuviera plan en absoluto. Nuestro equipo gestiona el proceso completo de negociación y registro.

La coordinación entre el compliance laboral y el derecho laboral contencioso es un diferencial importante cuando aparecen conflictos. Un programa de compliance bien diseado no elimina los conflictos laborales, pero reduce significativamente el riesgo de que prosperen: los tribunales valoran de forma muy positiva la existencia de sistemas de cumplimiento documentados, especialmente en materia de acoso y discriminación.

La Directiva de transparencia retributiva 2023/970: próximo frente de compliance

La Directiva 2023/970 sobre transparencia retributiva tiene que transponerse al derecho español antes de junio de 2026. Sus obligaciones suponen un salto significativo respecto al régimen actual de igualdad retributiva, y las empresas que se anticipen estarán en una posición mucho más cómoda:

Información salarial a candidatos: antes de la contratación, la empresa deberá comunicar a los candidatos la banda salarial del puesto o el salario inicial previsto, ya sea en la oferta de empleo o antes de la entrevista.

Derecho a la información comparativa de los empleados: cualquier empleado podrá solicitar información sobre los niveles retributivos medios desglosados por sexo de la categoría profesional en que presta servicios. La empresa tendrá que responder en el plazo previsto.

Informe de brecha retributiva: las empresas con más de 100 empleados deberán publicar periódicamente información sobre la brecha salarial de género. Para las que tengan más de 250 empleados, la frecuencia de reporte será anual.

Obligación de auditoría retributiva conjunta: cuando la brecha de género supere el 5% en cualquier categoría y no pueda justificarse por factores objetivos ajenos al sexo, la empresa tendrá que realizar una auditoría retributiva conjunta con la representación de los trabajadores.

Las empresas con planes de igualdad ya en vigor tienen una ventaja competitiva: el diagnóstico retributivo y las medidas de igualdad salarial son la base sobre la que se construye el cumplimiento de la Directiva. Nuestro equipo está evaluando ya el impacto de la transposición para los clientes con más de 100 empleados y diseñando los ajustes necesarios en los planes de igualdad vigentes.

Reducción de jornada a 37,5 horas: impacto práctico para los empleadores

La reforma en tramitación parlamentaria que reduce la jornada máxima ordinaria de 40 a 37,5 horas semanales en cómputo anual tiene implicaciones prácticas que van más allá del simple ajuste horario:

• Los convenios colectivos con jornadas superiores a 37,5 horas deberán adaptarse, lo que exige renegociación con la representación legal de los trabajadores
• Los turnos y cuadrantes de trabajo deben recalcularse, con impacto en la organización de la producción y los servicios en sectores de actividad continua
• El coste salarial efectivo puede aumentar si el salario se distribuye entre menos horas sin ajuste de la masa salarial
• Los sistemas de registro horario deben actualizarse para reflejar la nueva jornada máxima legal

Nuestro equipo de compliance laboral está preparando guías de adaptación por sector para que los empleadores puedan planificar con antelación antes de que la norma entre en vigor. La clave es no esperar a que el convenio se renegocie para ajustar los procesos internos: la preparación anticipada reduce significativamente el coste y los roces con la representación sindical.

Errores frecuentes en el compliance laboral de las empresas

La inspección de trabajo y la litigación laboral revelan patrones de incumplimiento recurrentes que con asesoramiento preventivo son perfectamente evitables:

1. No tener un sistema de registro horario que cumpla los requisitos del art. 34.9 ET. La obligación de registrar la jornada diaria de cada trabajador existe desde 2019, pero muchas empresas siguen utilizando sistemas que no cumplen los requisitos: registros en papel sin firma del trabajador, sistemas informáticos sin trazabilidad de modificaciones, o ausencia total de registro para determinadas categorías de empleados (directivos, comerciales, teletrabajadores). La infracción es grave y puede sancionarse con multas de hasta 6.250 euros por trabajador.

2. Pagar complementos salariales sin base en el convenio colectivo o el contrato. Los complementos salariales abonados durante años sin reflejo en el contrato o en el convenio pueden consolidarse como condición más beneficiosa (art. 41 ET), lo que significa que la empresa no puede eliminarlos unilateralmente sin seguir el procedimiento de modificación sustancial de condiciones de trabajo. Antes de establecer un complemento voluntario, es imprescindible documentar su carácter no consolidable o establecerlo con los límites adecuados.

3. No adaptar el protocolo de acoso sexual y por razón de sexo a la nueva normativa. El Real Decreto 901/2020 y las guías de la Inspección de Trabajo exigen que las empresas de más de 50 trabajadores tengan un protocolo negociado con la representación legal de los trabajadores, no simplemente redactado y comunicado. Muchas empresas tienen el protocolo, pero no cumplen con los requisitos de negociación, formación de la comisión instructora o plazos de resolución.

4. Gestionar las bajas médicas de larga duración sin estrategia. Una baja médica por incapacidad temporal que se prolonga durante meses puede convertirse en una incapacidad permanente que genera grandes costes para la empresa (cotizaciones durante la IT, posible responsabilidad ante el INSS, conflictividad con el trabajador a su regreso). La gestión proactiva de las IT de larga duración — con coordinación entre el médico de empresa, el responsable de RRHH y el asesor laboral — reduce tanto los costes como el riesgo de conflicto.

El cumplimiento de la Ley de Igualdad y el plan de igualdad como eje del compliance laboral

La Ley Orgánica 3/2007, para la Igualdad Efectiva de Mujeres y Hombres, y sus reglamentos de desarrollo (RD 901/2020 sobre planes de igualdad y RD 902/2020 sobre igualdad retributiva) han añadido una capa de obligaciones de compliance laboral que afecta a prácticamente todas las empresas, con mayor intensidad en función de su plantilla.

Las empresas de 50 o más trabajadores están obligadas a negociar un plan de igualdad con la representación legal de los trabajadores, registrarlo en el registro de planes de igualdad (REGCON) y aplicarlo. El plan debe incluir obligatoriamente: diagnóstico de la situación de la empresa en materia de igualdad, objetivos concretos y medidas para alcanzarlos, sistema de seguimiento y evaluación, y registro retributivo que cumpla los requisitos del RD 902/2020.

Las empresas de menos de 50 trabajadores no están obligadas a tener plan de igualdad, pero sí deben cumplir con el principio de igualdad retributiva, evitar discriminaciones en las contrataciones y en las promociones, y disponer de un protocolo frente al acoso sexual y por razón de sexo. La ausencia de protocolo de acoso es una infracción muy grave (art. 8.13 bis LISOS) independientemente del tamaño de la empresa.

El cumplimiento de estas obligaciones no es solo una cuestión de evitar sanciones: las empresas que participan en licitaciones públicas deben acreditar el cumplimiento de la normativa de igualdad, y las que acceden a determinadas subvenciones y contratos con el sector público deben tener el plan de igualdad vigente y registrado. La integración del plan de igualdad en el sistema de compliance laboral — con indicadores, sistema de seguimiento y reporte periódico a la dirección — es la forma más eficiente de garantizar el cumplimiento continuado.