La obligación de facturación electrónica para operaciones entre empresas (B2B) es una de las transformaciones normativas con mayor impacto operativo para las pymes españolas en 2025-2026. No se trata de una mejora voluntaria: es una obligación legal con plazos concretos y consecuencias por incumplimiento. Muchas empresas siguen pensando que tienen más tiempo del que realmente tienen, y la adaptación técnica de los sistemas internos requiere semanas o meses.
El marco normativo: qué dice la ley
La Ley 18/2022, de 28 de septiembre (Ley Crea y Crece), introdujo la obligación de facturación electrónica en las relaciones entre empresarios y profesionales (B2B). El desarrollo reglamentario —Real Decreto 1007/2023— establece los requisitos técnicos de los sistemas de emisión y los plazos de adaptación escalonados.
Los plazos vigentes son:
| Tamaño de empresa | Plazo de adaptación |
|---|---|
| Facturación > 8M€ en año anterior | 1 de julio de 2025 |
| Resto de empresas y autónomos | 1 de julio de 2026 |
A diferencia del SII (Sistema de Información Inmediata), que es obligatorio para grandes empresas desde 2017, la nueva obligación afecta a todas las empresas y autónomos que emitan facturas a otras empresas, independientemente de su volumen.
Los requisitos técnicos esenciales
El reglamento exige que el sistema de facturación cumpla con una serie de requisitos técnicos que garanticen la integridad, inalterabilidad y trazabilidad de los registros de facturación:
Formato estructurado. Las facturas deben emitirse en un formato electrónico estructurado (XML con esquema UBL o Facturae) que permita su procesamiento automatizado, no en PDF o imagen.
Firma electrónica. Cada factura debe firmarse electrónicamente con certificado reconocido para garantizar la autenticidad del emisor y la integridad del contenido.
Registro de eventos. El sistema debe registrar todos los eventos relacionados con cada factura: emisión, envío, recepción, pago. Este registro debe ser inalterable.
Código QR. Las facturas deben incluir un código QR que permita al receptor verificar su autenticidad en la sede electrónica de la AEAT.
Comunicación con la AEAT (si adopta Verifactu). Si la empresa opta por el sistema Verifactu, los registros de cada factura se remiten a la AEAT en tiempo real o de forma periódica, simplificando la obligación de conservación.
Cómo preparar la transición: pasos concretos
Paso 1: Auditoría de sistemas actuales
Identifique qué software utiliza para emitir facturas (ERP, software de contabilidad, herramienta propia) y verifique si ya está homologado o si tiene prevista una actualización. Contacte con su proveedor de software para confirmar el roadmap de cumplimiento.
Paso 2: Análisis de los flujos de facturación
Cuente cuántas facturas emite mensualmente, a qué clientes, en qué formato y con qué proceso de aprobación interna. Este análisis determina qué funcionalidades del nuevo sistema son más críticas para su operación.
Paso 3: Decisión sobre el sistema de facturación
Decida si adoptará Verifactu (remisión a la AEAT en tiempo real) o un sistema de facturación homologado sin remisión. La primera opción simplifica la conservación de facturas y puede ser ventajosa para empresas con alto volumen de emisión.
Paso 4: Formación del equipo
El personal que emite y procesa facturas debe entender los nuevos flujos de trabajo: cómo crear una factura electrónica en el nuevo sistema, cómo gestionar los acuses de recibo de los clientes y cómo actuar si una factura es rechazada.
Paso 5: Comunicación con clientes y proveedores
Informe a sus principales clientes de los cambios en el proceso de facturación. Si sus proveedores aún no están adaptados, anticipe que puede haber un período de transición en el que recibirá facturas en formatos mixtos.
La facturación electrónica como oportunidad
Más allá del cumplimiento, la facturación electrónica es una oportunidad de automatización. Muchas empresas que completan la transición descubren que el nuevo sistema reduce los tiempos de procesamiento de facturas entre un 40% y un 70%, elimina la gestión manual del papel y facilita la conciliación automática de cobros y pagos. El retorno de la inversión en la implementación suele recuperarse en menos de 12 meses.
Cómo le ayudamos en BMC
Nuestro equipo de factura electrónica acompaña a empresas en todo el proceso de adaptación: desde el análisis de los sistemas actuales hasta la selección del software homologado, la configuración del sistema y la formación del equipo. Coordinamos con los proveedores de software y con el equipo de contabilidad para garantizar que la transición no interrumpe la operativa de la empresa.
Si su empresa tiene menos de 12 meses para adaptarse, le recomendamos iniciar el proceso ahora. Los plazos son más ajustados de lo que parecen cuando se incluye el tiempo de selección, configuración y prueba del software.
Marco regulador específico
La factura electrónica obligatoria en España se construye sobre un corpus normativo que combina la regulación tributaria, la normativa de procedimiento electrónico y los estándares técnicos de la AEAT:
- Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas (Ley Crea y Crece): Modifica la Ley 56/2007 de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información para introducir la obligación de facturación electrónica en operaciones B2B (disposición final primera). Establece el mandato general y delega el desarrollo técnico en el reglamento.
- Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre (Reglamento Verifactu): Aprueba el Reglamento por el que se establecen los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales. Define los requisitos técnicos de los sistemas de facturación (art. 6: integridad, accesibilidad, legibilidad, inalterabilidad, trazabilidad). Regula el sistema Verifactu (arts. 12-16).
- Ley 37/1992, de 28 de diciembre (LIVA), arts. 164.1.d) y 165: La factura es el instrumento básico de repercusión y deducción del IVA. La factura electrónica tiene la misma validez que la factura en papel si se garantiza su autenticidad e integridad conforme al Real Decreto 1619/2012 (Reglamento de Facturación).
- Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, Reglamento de Facturación: Continúa siendo la norma que regula el contenido obligatorio de las facturas (arts. 6-7), el plazo de expedición (art. 11), la conservación (art. 19) y las facturas simplificadas (art. 4). Se aplica en coordinación con el RD 1007/2023.
- Resolución de 8 de enero de 2024 de la AEAT: Publicó las especificaciones técnicas del formato de los registros de facturación para el sistema Verifactu (esquema XML, campos obligatorios, algoritmos de firma). Disponible en la sede electrónica de la AEAT.
Diferencia entre factura electrónica B2B y SII
| Aspecto | SII (Sistema Información Inmediata) | Factura electrónica B2B (RD 1007/2023) |
|---|---|---|
| Ámbito | Grandes empresas (facturación > 6M EUR) | Todas las empresas y autónomos (B2B) |
| Obligatorio desde | 2017 | 1 julio 2025 (grandes) / 1 julio 2026 (resto) |
| Qué se remite | Registros de IVA (libros de facturas) | Facturas completas + registro de eventos |
| Receptor | AEAT (en tiempo real) | Receptor de la factura (empresa compradora) |
| Compatibilidad | Los obligados al SII también deben cumplir RD 1007/2023 | Independiente del SII |
Ejemplo práctico: transición en Servicios Teixidó, SL (22 empleados, 1,8M EUR facturación)
Supuesto: Empresa de consultoría de RRHH que emite ~180 facturas/mes a 45 clientes B2B. Usa Holded como ERP. Plazo de adaptación: 1 de julio de 2026.
| Fase | Duración estimada | Coste estimado | Acción principal |
|---|---|---|---|
| 1. Auditoría y diagnóstico | 2 semanas | Incluido en servicio BMC | Inventario facturas emitidas, software, flujos |
| 2. Verificación Holded (actualización v2026) | 1 semana | 0 EUR (actualización gratuita del SaaS) | Activar módulo Verifactu en Holded |
| 3. Configuración certificado electrónico | 1 semana | 120 EUR (renovación anual certificado FNMT) | Solicitar certificado representante de sociedad |
| 4. Prueba con 3 clientes piloto | 2 semanas | 0 EUR | Enviar facturas en formato XML, verificar recepción |
| 5. Formación equipo administrativo | 1 sesión (3h) | 0 EUR (interna) | Manual de proceso + simulacro de rechazo |
| 6. Go live total | 0 días | 0 EUR | — |
| Total proceso | ~7 semanas | ~120 EUR | — |
Conclusión: Para una empresa como Servicios Teixidó con software SaaS actualizable, el coste de la transición es mínimo. El riesgo es la falta de planificación: iniciar el proceso 2 semanas antes del plazo no da tiempo a resolver incidencias técnicas.
Errores comunes que BMC corrige
- Asumir que el PDF con firma digital cumple los requisitos del RD 1007/2023. El reglamento exige formato estructurado (XML) con campos tasados, no un PDF firmado. Muchas empresas confunden el PDF firmado con la factura electrónica conforme; son documentos diferentes.
- No verificar si el software actual tiene homologación prevista. Algunos proveedores de ERP han retrasado la actualización o la condicionan a una versión de pago. Identificarlo tarde puede obligar a un cambio de software urgente.
- No registrar los eventos (envío, recepción, pago) en el sistema. El reglamento exige que el sistema registre todos los eventos del ciclo de vida de la factura. Emitir la factura electrónica correctamente pero no registrar el acuse de recibo del comprador incumple el requisito de trazabilidad.
- Ignorar la obligación para las facturas recibidas. La obligación no es solo de emisión: las empresas también deben estar preparadas para recibir facturas electrónicas de sus proveedores. Si el ERP no puede procesar facturas XML entrantes, el equipo de contabilidad tendrá que procesarlas manualmente.
- No coordinar la transición con el equipo fiscal. El cambio en el formato de facturación puede afectar a los modelos de IVA (303, 390) si el nuevo sistema no extrae correctamente los datos por tipo de operación, tipo de IVA y NIF del cliente.
Próximos pasos
- Verificar el plazo aplicable a su empresa (1 julio 2025 para facturación > 8M EUR; 1 julio 2026 para el resto)
- Confirmar con el proveedor del ERP actual si el software tiene ya la actualización Verifactu disponible o en roadmap con fecha confirmada
- Obtener o renovar el certificado de representante de sociedad emitido por la FNMT para firmar electrónicamente las facturas
- Diseñar el flujo de trabajo para la recepción de facturas electrónicas de proveedores (quién las procesa, cómo se integran en la contabilidad)
- Comunicar el cambio de proceso a los 5-10 clientes principales con antelación suficiente para coordinar la aceptación técnica
- Realizar un envío piloto con 3-5 clientes antes del go live total para verificar que la recepción y el acuse de recibo funcionan correctamente
