La obligación de facturación electrónica para operaciones entre empresas (B2B) es una de las transformaciones normativas con mayor impacto operativo para las pymes españolas en 2025-2026. No se trata de una mejora voluntaria: es una obligación legal con plazos concretos y consecuencias por incumplimiento. Muchas empresas siguen pensando que tienen más tiempo del que realmente tienen, y la adaptación técnica de los sistemas internos requiere semanas o meses.
El marco normativo: qué dice la ley
La Ley 18/2022, de 28 de septiembre (Ley Crea y Crece), introdujo la obligación de facturación electrónica en las relaciones entre empresarios y profesionales (B2B). El desarrollo reglamentario —Real Decreto 1007/2023— establece los requisitos técnicos de los sistemas de emisión y los plazos de adaptación escalonados.
Los plazos vigentes son:
| Tamaño de empresa | Plazo de adaptación |
|---|---|
| Facturación > 8M€ en año anterior | 1 de julio de 2025 |
| Resto de empresas y autónomos | 1 de julio de 2026 |
A diferencia del SII (Sistema de Información Inmediata), que es obligatorio para grandes empresas desde 2017, la nueva obligación afecta a todas las empresas y autónomos que emitan facturas a otras empresas, independientemente de su volumen.
Los requisitos técnicos esenciales
El reglamento exige que el sistema de facturación cumpla con una serie de requisitos técnicos que garanticen la integridad, inalterabilidad y trazabilidad de los registros de facturación:
Formato estructurado. Las facturas deben emitirse en un formato electrónico estructurado (XML con esquema UBL o Facturae) que permita su procesamiento automatizado, no en PDF o imagen.
Firma electrónica. Cada factura debe firmarse electrónicamente con certificado reconocido para garantizar la autenticidad del emisor y la integridad del contenido.
Registro de eventos. El sistema debe registrar todos los eventos relacionados con cada factura: emisión, envío, recepción, pago. Este registro debe ser inalterable.
Código QR. Las facturas deben incluir un código QR que permita al receptor verificar su autenticidad en la sede electrónica de la AEAT.
Comunicación con la AEAT (si adopta Verifactu). Si la empresa opta por el sistema Verifactu, los registros de cada factura se remiten a la AEAT en tiempo real o de forma periódica, simplificando la obligación de conservación.
Cómo preparar la transición: pasos concretos
Paso 1: Auditoría de sistemas actuales
Identifique qué software utiliza para emitir facturas (ERP, software de contabilidad, herramienta propia) y verifique si ya está homologado o si tiene prevista una actualización. Contacte con su proveedor de software para confirmar el roadmap de cumplimiento.
Paso 2: Análisis de los flujos de facturación
Cuente cuántas facturas emite mensualmente, a qué clientes, en qué formato y con qué proceso de aprobación interna. Este análisis determina qué funcionalidades del nuevo sistema son más críticas para su operación.
Paso 3: Decisión sobre el sistema de facturación
Decida si adoptará Verifactu (remisión a la AEAT en tiempo real) o un sistema de facturación homologado sin remisión. La primera opción simplifica la conservación de facturas y puede ser ventajosa para empresas con alto volumen de emisión.
Paso 4: Formación del equipo
El personal que emite y procesa facturas debe entender los nuevos flujos de trabajo: cómo crear una factura electrónica en el nuevo sistema, cómo gestionar los acuses de recibo de los clientes y cómo actuar si una factura es rechazada.
Paso 5: Comunicación con clientes y proveedores
Informe a sus principales clientes de los cambios en el proceso de facturación. Si sus proveedores aún no están adaptados, anticipe que puede haber un período de transición en el que recibirá facturas en formatos mixtos.
La facturación electrónica como oportunidad
Más allá del cumplimiento, la facturación electrónica es una oportunidad de automatización. Muchas empresas que completan la transición descubren que el nuevo sistema reduce los tiempos de procesamiento de facturas entre un 40% y un 70%, elimina la gestión manual del papel y facilita la conciliación automática de cobros y pagos. El retorno de la inversión en la implementación suele recuperarse en menos de 12 meses.
Cómo le ayudamos en BMC
Nuestro equipo de factura electrónica acompaña a empresas en todo el proceso de adaptación: desde el análisis de los sistemas actuales hasta la selección del software homologado, la configuración del sistema y la formación del equipo. Coordinamos con los proveedores de software y con el equipo de contabilidad para garantizar que la transición no interrumpe la operativa de la empresa.
Si su empresa tiene menos de 12 meses para adaptarse, le recomendamos iniciar el proceso ahora. Los plazos son más ajustados de lo que parecen cuando se incluye el tiempo de selección, configuración y prueba del software.
