La facturación electrónica obligatoria entre empresas y profesionales en España, establecida en la Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas (Ley Crea y Crece), marca un cambio fundamental en la gestión administrativa de las empresas. El reglamento de desarrollo, pendiente de aprobación definitiva durante 2023, concretará los plazos y requisitos técnicos para la implantación.
Plazos previstos y estado normativo actual
Según las previsiones normativas, las grandes empresas (facturación superior a ocho millones de euros) tendrán un año desde la aprobación del reglamento para adaptarse. Las pymes y autónomos dispondrán de dos años. El objetivo es que para 2025-2026 todas las operaciones B2B en España se realicen mediante factura electrónica.
A diferencia de la obligación de factura electrónica con la Administración Pública (vigente desde la Ley 25/2013 para contratos por encima de 5.000 euros), que utiliza la plataforma FACe y el formato Facturae, la nueva obligación B2B introduce el sistema VERI*FACTU, que añade una capa adicional de control fiscal mediante el envío automático de los registros de facturación a la AEAT en tiempo real o casi real.
Requisitos técnicos del sistema VERI*FACTU
Las facturas electrónicas deberán emitirse en formato estructurado (XML/Facturae o UBL) y cumplir con los requisitos del sistema VERI*FACTU para garantizar la inalterabilidad de los datos. El sistema enviará automáticamente los registros de facturación a la AEAT, acercando a España al modelo de e-reporting en tiempo real que ya opera en países como Italia con el sistema SDI o México con el CFDI.
Los requisitos técnicos esenciales del sistema VERI*FACTU incluyen: la generación de un hash o huella digital de cada registro de facturación que garantice su integridad; la firma electrónica de las facturas emitidas; la transmisión segura a la AEAT mediante los servicios web habilitados; y el mantenimiento de un registro de eventos que documente cualquier modificación o anulación.
El software de facturación utilizado por las empresas deberá estar homologado por la AEAT para cumplir con estos requisitos técnicos. Esto significa que no cualquier programa de gestión o hoja de cálculo podrá utilizarse para emitir facturas bajo el nuevo sistema.
Diferencias con el SII (Suministro Inmediato de Información)
Es importante distinguir el sistema VERI*FACTU del SII, ya vigente para las empresas con volumen de operaciones superior a seis millones de euros y las inscritas en el Registro de Devolución Mensual del IVA. Ambos sistemas comparten el objetivo de mejorar el control fiscal de la AEAT, pero con enfoques distintos:
El SII exige el suministro de los libros registro de IVA (facturas emitidas, facturas recibidas, bienes de inversión) dentro de los cuatro días hábiles siguientes a la operación. VERI*FACTU, en cambio, actúa en el momento de emisión de la factura, creando una copia inalterable en la AEAT. Las empresas ya sujetas al SII tendrán un régimen de transición específico que evitará la duplicidad de obligaciones.
Pasos para prepararse
Las empresas deben auditar sus sistemas de gestión actuales para determinar si son compatibles con los formatos requeridos. En caso contrario, deberán optar entre actualizar el software existente, contratar una solución SaaS de facturación electrónica o integrarse con un proveedor de servicios de facturación electrónica (PSE).
El proceso de preparación debe seguir estas etapas: primero, un inventario de los sistemas de gestión actuales que generan facturas (ERP, software de contabilidad, CRM con módulo de facturación) y evaluación de su compatibilidad con los nuevos requisitos; segundo, selección del software homologado o del PSE más adecuado según el volumen de facturas y la complejidad de los procesos; tercero, adaptación de los flujos de trabajo internos para incorporar los nuevos pasos de firma electrónica y transmisión; y cuarto, formación del personal involucrado en los procesos de facturación.
Las empresas con un volumen elevado de facturas (más de 500 al mes) se beneficiarán especialmente de la automatización mediante una solución integrada con el ERP. Las pymes con volúmenes más reducidos pueden optar por soluciones SaaS específicas de facturación electrónica, cuyo coste ronda los 30-80 euros mensuales dependiendo del número de facturas y las funcionalidades incluidas.
Obligaciones del receptor: no solo emisión
Un aspecto frecuentemente pasado por alto es que la Ley Crea y Crece no solo obliga a emitir facturas electrónicas, sino también a estar en condiciones de recibirlas y procesarlas. Esto implica que las empresas deben disponer de un buzón electrónico para la recepción de facturas, de procesos internos para su validación y contabilización automática, y de sistemas de archivo que cumplan los requisitos legales de conservación (al menos cuatro años en formato electrónico).
La obligación de aceptar facturas electrónicas de proveedores tiene implicaciones para los departamentos de compras y cuentas a pagar, que deberán adaptar sus flujos de aprobación y pago para trabajar con documentos en formato estructurado en lugar de PDFs o papel.
Oportunidades de la digitalización
La preparación temprana permite aprovechar la digitalización para automatizar procesos de conciliación, reducir errores y mejorar el control del flujo de caja. Las empresas que adoptan la factura electrónica antes de la obligación reportan una reducción media del 60-80% en el tiempo de gestión de facturas, gracias a la eliminación de tareas manuales como la impresión, el envío postal, el archivo físico y la introducción manual de datos en el sistema contable.
Adicionalmente, el acceso al estado de cada factura en tiempo real —emitida, recibida, aceptada, pagada— permite una gestión del circulante mucho más eficiente y reduce el período medio de cobro. Para una empresa con 100.000 euros mensuales de facturación, reducir el período medio de cobro de 45 a 30 días libera aproximadamente 50.000 euros de caja, con el consiguiente ahorro financiero.
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