La gestión de nóminas y cotizaciones a la Seguridad Social en España ha ganado complejidad en los últimos tres años como consecuencia de una serie de reformas normativas que se superponen entre sí: la reforma laboral de 2021, la actualización del SMI, la implantación del Mecanismo de Equidad Intergeneracional (MEI), los nuevos tipos de contrato, la cotización por ingresos reales de los autónomos y la progresiva digitalización del Sistema de Liquidación Directa. Este whitepaper ofrece a los responsables de recursos humanos y finanzas de las empresas españolas un marco comprensivo para gestionar correctamente estas obligaciones en 2025.
1. Marco normativo de referencia
El sistema de nóminas y cotizaciones en España está regulado por un conjunto de normas que deben leerse de forma integrada:
- Estatuto de los Trabajadores (ET): Texto Refundido aprobado por RD Legislativo 2/2015, con las modificaciones introducidas por el RD Ley 32/2021 de reforma laboral.
- Ley General de la Seguridad Social (LGSS): Texto Refundido aprobado por RD Legislativo 8/2015.
- Ley de Presupuestos Generales del Estado: actualiza anualmente el SMI, las bases de cotización máxima y mínima, y los coeficientes de cotización.
- Orden de Cotización: publicada anualmente por el Ministerio de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones, establece los tipos de cotización aplicables para cada contingencia y colectivo.
- Convenios colectivos sectoriales: determinan las tablas salariales, categorías profesionales y complementos aplicables en cada sector, que prevalecen sobre las condiciones mínimas del ET siempre que sean más favorables para el trabajador.
2. Estructura de la nómina: conceptos retributivos y cotización
Una nómina correctamente estructurada distingue entre los conceptos que forman parte de la base de cotización a la Seguridad Social y los que están excluidos de esa base:
Conceptos incluidos en la base de cotización
Conforme al artículo 147 LGSS, la base de cotización comprende la totalidad de las percepciones económicas del trabajador, en dinero o en especie, derivadas de la relación laboral, con las exclusiones expresamente previstas. Los conceptos más habituales que forman base son:
- Salario base.
- Complementos salariales (antigüedad, responsabilidad, productividad, plus de idiomas, plus de nocturnidad si tiene naturaleza salarial).
- Horas extraordinarias (cotizan a tipos específicos: 6,70% empresa, 2,00% trabajador, para horas extras por fuerza mayor; 6,70% empresa, 4,70% trabajador, para las demás).
- Pagas extraordinarias (prorrateadas mensualmente o computadas en los meses de devengo).
- Retribución en especie (vehículo de empresa, seguro médico, cheques guardería si superan los límites de exención, préstamos a tipo inferior al legal del dinero).
Conceptos excluidos de la base de cotización
El artículo 109 LGSS y la Orden de Cotización establecen los conceptos excluidos, entre los que destacan:
- Dietas y gastos de viaje: excluidas hasta los límites del artículo 9 del Reglamento del IRPF (dieta en España 53,34 €/día con pernocta, 26,67 €/día sin pernocta; en el extranjero 91,35 €/día con pernocta, 48,08 €/día sin pernocta).
- Indemnizaciones por traslado: excluidas si no supera los límites reglamentarios.
- Mejoras voluntarias de la acción protectora de la Seguridad Social: seguros colectivos de vida, planes de pensiones de empleo (con los límites fiscales aplicables).
- Cheques transporte: hasta 136,36 euros mensuales por trabajador.
- Cheques guardería (ticket guardería): exentos de cotización en su totalidad si el servicio es prestado por centros autorizados.
3. Tipos de cotización 2025
Los tipos de cotización para el Régimen General de la Seguridad Social en 2025, según la Orden de Cotización vigente, son:
| Contingencia | Empresa | Trabajador | Total |
|---|---|---|---|
| Contingencias comunes | 23,60% | 4,70% | 28,30% |
| AT y EP (varía por CNAE) | Variable | — | Variable |
| Desempleo (contrato indefinido) | 5,50% | 1,55% | 7,05% |
| Desempleo (contrato temporal) | 6,70% | 1,60% | 8,30% |
| FOGASA | 0,20% | — | 0,20% |
| Formación profesional | 0,60% | 0,10% | 0,70% |
| MEI | 0,58% | 0,12% | 0,70% |
El Mecanismo de Equidad Intergeneracional (MEI), introducido por el RD Ley 2/2023, añade una cotización adicional que se incrementa anualmente hasta 2029 conforme al calendario aprobado. Su finalidad es reforzar la sostenibilidad del sistema de pensiones.
Para las partes del salario que superen la base máxima de cotización (prevista para 2025 en aproximadamente 4.909 euros mensuales), se aplica la cuota de solidaridad introducida por la Ley 21/2021 de sostenibilidad del sistema de pensiones: un tipo adicional del 5,5% para la empresa y del 1,5% para el trabajador sobre el exceso de la base máxima.
4. La reforma laboral de 2021: impacto en los contratos y las nóminas
El RD Ley 32/2021, de 28 de diciembre, de reforma laboral, introdujo cambios estructurales en la tipología contractual con impacto directo en la gestión de nóminas:
Eliminación del contrato de obra y servicio. El contrato de obra y servicio determinada desapareció el 30 de marzo de 2022. Las empresas que tenían contratos de esta naturaleza debieron transformarlos en contratos fijos-discontinuos (para trabajos estacionales o de naturaleza discontinua) o en contratos indefinidos ordinarios. La aplicación incorrecta de esta transformación ha generado numerosas reclamaciones ante la Inspección de Trabajo.
El contrato fijo-discontinuo. Es la figura estrella de la reforma de 2021 para sectores con actividad estacional (hostelería, agricultura, turismo, educación). Los trabajadores fijos-discontinuos cotizan durante los períodos de actividad, pero su antigüedad se computa como si la relación laboral fuera continuada. La base reguladora de las prestaciones por desempleo de estos trabajadores se calcula sobre las cotizaciones de los 180 días efectivamente trabajados en los 360 días previos a la situación legal de desempleo.
Contratos temporales estructurales. A partir de la reforma, la contratación temporal causal se limita a dos supuestos: circunstancias de la producción (duración máxima de seis meses, ampliable a doce por convenio) y sustitución de trabajador (duración máxima mientras dure la causa). La superación de la duración máxima o el encadenamiento de contratos temporales durante más de dieciocho meses en un período de veinticuatro genera la presunción de contrato indefinido.
5. Retribución flexible y optimización fiscal y de cotización
La retribución flexible es el mecanismo que permite al empleado sustituir parte de su salario en metálico por determinados productos o servicios con ventajas fiscales y, en algunos casos, con exclusiones de la base de cotización. Las modalidades más utilizadas en España son:
Seguro médico privado. El empleado puede sustituir hasta 500 euros mensuales de su salario por un seguro médico sin que el coste sea retribución en especie sujeta a IRPF ni cotice a la Seguridad Social. Para los seguros que cubren también al cónyuge e hijos del empleado, el límite se amplía a 1.500 euros anuales por familiar.
Ticket restaurante. Los cheques o tarjetas de comida con valor de hasta 11 euros diarios están exentos de IRPF. Sin embargo, cotizan a la Seguridad Social a partir de 2023, lo que redujo el incentivo de esta modalidad para las empresas.
Ticket transporte. Las tarjetas de transporte público de hasta 136,36 euros mensuales están exentas de IRPF y excluidas de cotización.
Planes de pensiones de empleo. Las aportaciones de la empresa al plan de pensiones de empleo del trabajador son deducibles para la empresa en el IS, no tributan en el IRPF del trabajador en el momento de la aportación (solo al rescate), y están excluidas de cotización hasta 8.000 euros anuales si el plan es de empleo. La Ley 12/2022 de regulación para el impulso de los planes de pensiones de empleo amplió las ventajas de estos planes para fomentar su extensión a pymes.
Vehículo de empresa. La cesión del uso del vehículo al trabajador tributa como retribución en especie en el IRPF, pero si el vehículo es eléctrico o de bajas emisiones, la reducción aplicable sobre el valor de mercado del vehículo (30% para vehículos con emisiones inferiores a 120 g CO2/km, 40% para vehículos eléctricos o de hidrógeno) reduce significativamente el impacto fiscal para el trabajador.
6. Sistema de Liquidación Directa: SILTRA y Red DIRECT
El Sistema de Liquidación Directa (SLD) —antes denominado CRET— es el mecanismo por el que la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) calcula directamente las cuotas a ingresar por cada empresa, a partir de la información que la empresa transmite sobre sus trabajadores, salarios y tipos de contrato. El proceso es:
- La empresa transmite mensualmente a la TGSS los datos de sus trabajadores a través del sistema RED (mediante los archivos AFIL y CRA) o directamente desde la aplicación SILTRA.
- La TGSS calcula las cuotas correspondientes y emite un borrador de liquidación (RLC y RNT).
- La empresa confirma o rectifica el borrador y procede al ingreso antes del último día del mes siguiente al de devengo.
Los errores en la transmisión de datos —contratos con categoría incorrecta, epígrafes de AT/EP incorrectos, bases de cotización inferiores a las reales— son los que más frecuentemente detecta la Inspección de Trabajo en sus actuaciones de oficio y los que mayor coste generan cuando deben regularizarse con retroactividad.
7. Incapacidad temporal: gestión y base reguladora
La incapacidad temporal (IT) por contingencias comunes es prestada por la Seguridad Social a partir del cuarto día de baja (los tres primeros días son a cargo del trabajador, salvo mejora por convenio colectivo). El empleador gestiona el pago delegado de la prestación —abona al trabajador el subsidio de la Seguridad Social y lo descuenta de la liquidación de cuotas—, lo que genera la obligación de calcular correctamente la base reguladora:
- Base reguladora de IT por contingencias comunes: la base de cotización del mes anterior a la baja dividida por el número de días cotizados en ese mes.
- Porcentaje de la prestación: el 60% de la base reguladora desde el cuarto día hasta el vigésimo (incluido), y el 75% desde el día veintiuno en adelante.
Los convenios colectivos suelen mejorar estas prestaciones, complementando hasta el 100% del salario. La empresa debe controlar que el complemento pactado en convenio no supere el salario que el trabajador habría percibido de haber estado en activo, para evitar situaciones de mejora indebida que la Seguridad Social puede reclamar.
8. Obligaciones de registro y conservación de documentación
La Ley 9/2021, de garantía del registro horario, obliga a todas las empresas a registrar diariamente la jornada de todos sus trabajadores, incluyendo la hora de inicio y fin de la jornada. El registro debe conservarse durante cuatro años y estar a disposición de los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo. Las sanciones por incumplimiento van de 626 a 6.250 euros por infracción grave conforme al TRLISOS.
La documentación de nóminas y contratos debe conservarse durante cuatro años para las obligaciones de Seguridad Social y durante seis años para las obligaciones fiscales (IRPF) conforme a la Ley General Tributaria. La digitalización de estos documentos con firma electrónica reconocida tiene plena validez legal y facilita la respuesta a los requerimientos de la Inspección.
9. Cuadro de mando para la gestión de nóminas: indicadores clave
Los responsables de RRHH y finanzas deben monitorizar mensualmente los siguientes indicadores para detectar desviaciones antes de que se conviertan en problemas:
- Ratio coste laboral / facturación: indicador clave de eficiencia laboral, con benchmarks sectoriales disponibles en las estadísticas del INE y del MITES.
- Coste de absentismo: días de IT, accidentes de trabajo y otras ausencias, con coste directo (salario + cuotas del período de baja) e indirecto (sustitución, productividad perdida).
- Tasa de contratos temporales: mantener un porcentaje elevado de temporalidad después de la reforma laboral de 2021 es un indicador de riesgo de inspección y de presunción de fraude.
- Base de cotización media por trabajador: permite detectar errores sistemáticos en la cotización (bases incorrectas, complementos no cotizados).
- Tiempo medio de cierre de nómina: un proceso de cierre que dura más de cinco días hábiles es señal de que el proceso no está suficientemente automatizado o de que hay problemas de calidad de datos en el sistema.
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