Facturación electrónica B2B (Ley Crea y Crece)

Qué es la facturación electrónica B2B

La facturación electrónica es el proceso de emisión, transmisión y recepción de facturas en un formato electrónico estructurado que permite el procesamiento automático por los sistemas de gestión del emisor y del receptor. A diferencia de una factura en papel o de un simple PDF, la factura electrónica estructurada contiene los datos en un formato legible por ordenador (XML) que puede ser procesado, validado y contabilizado sin intervención manual.

En España existen dos ámbitos de facturación electrónica:

• B2G (Business to Government): la obligación de facturar electrónicamente a las Administraciones Públicas existe desde 2015 (Ley 25/2013) para facturas superiores a 5.000 euros.
• B2B (Business to Business): la obligación entre empresas y autónomos privados se establece mediante la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022).

La Ley Crea y Crece y la factura electrónica obligatoria

La Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas (“Ley Crea y Crece”) introduce la obligación de facturación electrónica en todas las relaciones comerciales entre empresarios y profesionales establecidos en España.

Los objetivos declarados de esta medida son:

• Acelerar los cobros y reducir la morosidad entre empresas (las facturas electrónicas son más rápidas de procesar y verificar)
• Reducir el fraude fiscal al aumentar la trazabilidad de las transacciones
• Mejorar la eficiencia administrativa y reducir costes de gestión
• Promover la digitalización del tejido empresarial

Plazos de implantación

La Ley Crea y Crece establece una implantación escalonada que está condicionada a la aprobación del reglamento de desarrollo:

El reglamento de desarrollo, que debe concretar los requisitos técnicos y operativos, estaba pendiente de aprobación definitiva a principios de 2026.

Formatos de factura electrónica admitidos

La Ley Crea y Crece admite los siguientes formatos estructurados:

Facturae: formato XML desarrollado en España para la facturación con las Administraciones Públicas. Es el estándar más extendido actualmente en el mercado español para B2G y está siendo adoptado para B2B.

UBL (Universal Business Language): estándar internacional de la OASIS, ampliamente utilizado en Europa. Es la base del formato Peppol, la red paneuropea de intercambio de documentos comerciales (facturas, pedidos, albaranes) que utiliza una infraestructura de cuatro esquinas.

CII (Cross Industry Invoice): otro estándar europeo compatible con el formato ZUGFeRD/Factur-X, que combina un PDF legible con un XML estructurado incrustado.

La red Peppol y la estandarización europea

Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) es la infraestructura de interoperabilidad utilizada en muchos países europeos para el intercambio electrónico de facturas y otros documentos comerciales. Funciona mediante una red de puntos de acceso acreditados que actúan como intermediarios.

España está avanzando en la adopción de Peppol tanto para el sector público como para el privado. Para las empresas que operan internacionalmente en Europa, Peppol ofrece la ventaja de poder intercambiar facturas con contrapartes de distintos países europeos a través de una única infraestructura.

Infraestructura técnica: las plataformas de facturación electrónica

Para cumplir con la obligación, las empresas necesitan una solución técnica que permita:

1. Generar facturas en formato estructurado (XML Facturae o UBL)
2. Firmar electrónicamente las facturas (firma digital del emisor)
3. Transmitir las facturas a los receptores (directamente o a través de una plataforma intermediaria)
4. Recibir, validar y procesar las facturas electrónicas de los proveedores
5. Conservar las facturas en formato electrónico durante el período legal (mínimo 5 años en materia mercantil, hasta 10 en materia fiscal)

Las opciones para las empresas son:

• Actualizar o contratar un software ERP o de facturación que incluya las funcionalidades de factura electrónica
• Contratar un operador de facturación electrónica (intermediario que gestiona el intercambio)
• Usar la plataforma pública gratuita que deberá ofrecer el Estado para empresas que no quieran invertir en soluciones privadas

Impacto en los plazos de pago y la morosidad

Uno de los objetivos explícitos de la Ley Crea y Crece es reducir la morosidad en las relaciones entre empresas. La ley obliga a que las facturas electrónicas incluyan información sobre la fecha de pago prevista y el estado del pago, lo que aumenta la transparencia y facilita el control de los plazos.

En España, el problema de los plazos de pago entre empresas es estructural: la Ley 3/2004 establece plazos máximos de 30 días para la Administración y 60 días para las transacciones entre empresas, pero el incumplimiento es frecuente. La facturación electrónica obligatoria, al generar registros trazables, puede contribuir a mejorar el cumplimiento de estos plazos.

Preparación práctica para las empresas

Las empresas que aún no han iniciado la transición deben:

1. Auditar sus sistemas actuales: verificar si el software de facturación actual puede generar facturas en formato estructurado y si el ERP puede recibir y procesar facturas electrónicas de proveedores.

2. Definir la estrategia técnica: elegir entre actualizar el software existente, cambiar de proveedor o contratar un operador de facturación electrónica intermediario.

3. Adaptar los procesos internos: revisar el flujo de aprobación de facturas, la integración con la contabilidad y los procesos de conciliación.

4. Informar y formar a los equipos: tanto el equipo de administración/finanzas como los equipos comerciales deben entender el nuevo proceso.

5. Considerar las oportunidades de automatización: la facturación electrónica estructurada abre la puerta a automatizar la contabilización de facturas, la conciliación con los albaranes de entrega y la gestión del flujo de aprobación.