Externalice su contabilidad y centrese en hacer crecer su negocio

Ventajas de externalizar la contabilidad

Externalizar la contabilidad no es simplemente contratar a alguien para que haga los asientos. Es acceder a un equipo de profesionales actualizados, tecnología de última generacion y procesos optimizados que una pyme difícilmente puede replicar internamente con el mismo coste.

Las ventajas más tangibles son la reducción de costes fijos (eliminando salario, seguridad social, formación y software de un contable en plantilla), la eliminación del riesgo de rotacion (si su contable se va, el servicio no se interrumpe) y la mejora de la calidad (un equipo especializado comete menos errores que un departamento unipersonal sobrecargado).

Que incluye nuestro servicio

Nuestro servicio de contabilidad externalizada cubre todo lo que necesita un departamento financiero:

• Registro contable diario de facturas, gastos y movimientos bancarios
• Conciliación bancaria mensual
• Preparación y presentación de modelos fiscales (IVA, IS, IRPF, retenciones)
• Elaboración de cuentas anuales y depósito en el Registro Mercantil
• Informes financieros mensuales con cuenta de resultados y balance
• Atención a requerimientos y notificaciones de la Agencia Tributaria
• Cuadro de mando con indicadores clave de rendimiento financiero

Tecnología y acceso en tiempo real

Creemos que la contabilidad debe ser una herramienta de gestión, no un trámite. Por eso proporcionamos acceso en tiempo real a toda su información financiera a través de una plataforma en la nube. Puede consultar su balance, cuenta de resultados, flujo de caja y comparativas presupuestarias en cualquier momento.

Además, la digitalización del flujo documental simplifica el día a día: puede enviar facturas fotografiandolas con el móvil, aprobar pagos desde cualquier lugar y recibir alertas automáticas sobre vencimientos fiscales y otros plazos críticos.

Marco legal de la contabilidad empresarial en España

La contabilidad de las empresas españolas está regulada principalmente por el Plan General de Contabilidad (PGC, aprobado por el Real Decreto 1514/2007 y el PGC PYMES por el Real Decreto 1515/2007), el Código de Comercio y la Ley de Sociedades de Capital (Real Decreto Legislativo 1/2010). Este marco establece las obligaciones básicas de llevanza de contabilidad, elaboración de cuentas anuales y depósito en el Registro Mercantil.

Las pymes pueden aplicar el PGC de Pymes (simplificado) si cumplen, durante dos ejercicios consecutivos, al menos dos de estos tres criterios: activo total inferior a 4 millones de euros, cifra anual de negocios inferior a 8 millones de euros, y número medio de trabajadores inferior a 50. El PGC de Pymes simplifica la presentación de cuentas anuales y elimina determinados estados financieros que son obligatorios en el PGC general (como el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo).

Obligaciones de depósito de cuentas anuales

Las sociedades de capital (SL y SA) están obligadas a depositar sus cuentas anuales en el Registro Mercantil dentro de los siete meses siguientes al cierre del ejercicio social. Para la mayoría de empresas con ejercicio fiscal coincidente con el año natural, el plazo es el 31 de julio. Las cuentas deben estar previamente aprobadas por la Junta General de socios en los seis meses siguientes al cierre del ejercicio (antes del 30 de junio).

El incumplimiento del plazo de depósito tiene consecuencias graves. La Ley de Sociedades de Capital prevé una sanción del ICAC (Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas) de entre 1.200 y 60.000 euros para las sociedades que no depositen sus cuentas en plazo, con importes mayores para las de mayor cifra de negocios. Además, el Registro Mercantil puede cerrar la hoja registral de la sociedad tras tres años sin depósito, impidiendo inscribir cualquier acto posterior.

BMC gestiona el depósito de cuentas anuales como parte del servicio de contabilidad externalizada, coordinando con el notario cuando se requieren acuerdos societarios que deban inscribirse simultáneamente.

El plan de cuentas adaptado al sector

Uno de los valores de la contabilidad externalizada es la configuración de un plan de cuentas adaptado a la realidad de cada empresa. El PGC proporciona una estructura general, pero cada sector tiene particularidades que requieren subcuentas o adaptaciones específicas:

• Las empresas constructoras necesitan contabilizar correctamente los contratos de construcción a largo plazo (método del porcentaje de realización vs. método del contrato completado).
• Las empresas de hostelería tienen estructuras de costes específicas (coste de alimentos y bebidas, personal de sala, ocupación) que requieren una contabilidad analítica adaptada.
• Las empresas tecnológicas con suscripciones SaaS deben diferir los ingresos de manera que reflejen correctamente el período al que corresponde cada cobro.
• Las empresas con actividad internacional necesitan registrar correctamente las diferencias de cambio y las transacciones en moneda extranjera conforme al PGC.

Una configuración incorrecta del plan de cuentas no solo dificulta el análisis financiero: puede generar errores en la declaración del Impuesto sobre Sociedades que solo se detectan en una inspección.

Contabilidad y fiscalidad: la conexión que muchos ignoran

La contabilidad no es independiente de la fiscalidad. El Impuesto sobre Sociedades parte del resultado contable y lo ajusta mediante las correcciones del artículo 10 de la Ley del IS. Una contabilidad mal llevada —con gastos mal clasificados, amortizaciones incorrectas o provisiones no justificadas— puede generar tanto exceso de tributación (si se rechazan deducciones legítimas) como contingencias fiscales (si se deducen gastos no deducibles).

Los ajustes más frecuentes entre resultado contable y base imponible del IS son: las amortizaciones aceleradas o de libertad de amortización permitidas en el IS pero no en la contabilidad, las provisiones contables que no son deducibles hasta que el gasto se realice efectivamente, y los gastos no deducibles del artículo 15 LIS que deben añadirse a la base imponible aunque estén en la cuenta de resultados.

Un asesor fiscal que también lleva la contabilidad —o que trabaja en coordinación estrecha con el contable— puede detectar en tiempo real estas discrepancias y corregirlas antes de que llegue la declaración del IS. BMC gestiona ambas funciones de forma integrada, lo que elimina las fricciones habituales cuando el asesor fiscal y el contable son distintos y no comparten información de manera sistemática.

Analítica de costes y reporting para la dirección

Más allá del cumplimiento legal, la contabilidad bien gestionada es una herramienta de gestión esencial. El reporting financiero mensual que BMC proporciona a sus clientes incluye:

• Cuenta de resultados mensual con comparativa frente al mismo período del año anterior y frente al presupuesto.
• Balance de situación actualizado con los principales indicadores de solidez financiera (ratio de liquidez, ratio de endeudamiento, fondo de maniobra).
• Análisis de desviaciones presupuestarias con identificación de las partidas que explican la diferencia entre lo previsto y lo real.
• Previsión de tesorería a 30, 60 y 90 días para anticipar necesidades de financiación o inversión.

Este reporting permite a la dirección tomar decisiones con información real y actualizada, en lugar de tomar decisiones a ciegas o con datos con meses de retraso.

La contabilidad como herramienta de defensa ante la AEAT

Una contabilidad ordenada, documentada y actualizada es la primera línea de defensa en cualquier comprobación o inspección de la Agencia Tributaria. El artículo 105 de la Ley General Tributaria establece que en los procedimientos tributarios corresponde probar los hechos constitutivos del derecho al obligado tributario que los alega. En la práctica, esto significa que si la AEAT cuestiona un gasto deducido, la empresa debe poder acreditar que el gasto es real, está documentado con factura o documento equivalente, está contabilizado correctamente y está vinculado a la actividad empresarial.

Una contabilidad con lagunas, con apuntes sin soporte documental o con clasificaciones incorrectas es un problema no solo contable sino también fiscal. Los procedimientos de comprobación limitada de la AEAT frecuentemente comienzan con un cruzamiento de datos entre el modelo 303 de IVA presentado por la empresa y los modelos presentados por sus proveedores. Si hay discrepancias —facturas que la empresa ha deducido pero que el proveedor no ha declarado— la AEAT genera un requerimiento que puede derivar en la regularización de la deducción.

La correcta conciliación mensual entre los datos contables y las declaraciones fiscales —que BMC realiza de forma sistemática— es la forma de detectar estas discrepancias antes de que lo haga la AEAT.

Migración desde otra gestoría: sin interrupciones ni pérdida de datos

El cambio de gestoría contable es una de las transiciones operativas más delicadas para una empresa. Una mala gestión del traspaso puede dejar períodos sin contabilizar, datos en dos sistemas distintos que no cuadran o declaraciones fiscales presentadas con información incompleta.

En BMC hemos desarrollado un proceso de migración en cuatro fases que garantiza la continuidad sin interrupciones: solicitud de la documentación completa a la gestoría anterior, verificación de la contabilidad existente e identificación de incidencias, migración de datos a nuestra plataforma con verificación de cuadre con las declaraciones ya presentadas, y toma de control del servicio con el primer mes de gestión bajo supervisión reforzada. El cambio puede realizarse en cualquier mes del año, aunque los momentos más cómodos son enero (inicio de ejercicio) o después del cierre del segundo trimestre (julio), cuando la acumulación de trabajo pendiente es menor. BMC coordina con la gestoría saliente para garantizar una entrega ordenada de la documentación.