Externalice las nóminas de su empresa y olvide los errores, los plazos y los cambios normativos
Gestión completa de nóminas externalizada para pymes: elaboración, SILTRA/Sistema RED, cotizaciones a la Seguridad Social, IRPF y reporting laboral. Sin errores, sin demoras, sin sobrecoste.
Externalizar la gestión de nóminas de mi empresa- REAF
- ICAM
- 5 Oficinas en España
- 25+ Años
- 30+ Jurisdicciones
El problema
Gestionar las nóminas internamente en una empresa de entre 5 y 100 empleados parece sencillo hasta que deja de serlo. Los convenios colectivos se actualizan, el salario mínimo interprofesional cambia, los tipos de cotización de la Seguridad Social se modifican, entra en vigor el Mecanismo de Equidad Intergeneracional, llega una nueva tabla de retenciones del IRPF. Cada cambio normativo obliga a actualizar parámetros, recalcular nóminas, verificar que el software esté al día y corregir eventuales errores. Un error en la cotización a la Seguridad Social genera deuda de cuotas con recargos del 20% pasados los plazos; un error en las retenciones del IRPF puede derivar en una paralela de Hacienda para el trabajador o la empresa. A esto se suma el coste oculto de dedicar tiempo de una persona cualificada a una tarea operativa que no genera valor diferencial. El técnico de administración que procesa nóminas no está analizando la cuenta de resultados, negociando con proveedores ni apoyando la estrategia de crecimiento. Para la mayoría de pymes, mantener la gestión de nóminas interna es más caro de lo que parece cuando se contabilizan correctamente todos los costes: salario y seguridad social del gestor, software actualizado, horas de formación en cada cambio normativo y el coste de los errores.
Nuestra solución
En BMC ofrecemos la gestión completa del ciclo de nóminas para empresas con 5 a 100 empleados: elaboración de nóminas mensuales, gestión de altas, bajas y variaciones en la Seguridad Social a través de SILTRA y el Sistema RED, cálculo y presentación del modelo 111 de retenciones del IRPF, preparación del resumen anual modelo 190, informes de coste laboral por departamento y atención a cualquier requerimiento de la Tesorería General de la Seguridad Social o de la Agencia Tributaria relacionado con nóminas. Nuestro equipo laboral conoce los convenios colectivos aplicables en cada sector y territorio, actualiza automáticamente los parámetros cuando cambia la normativa y le informa proactivamente de los cambios que afectan a su empresa. El objetivo es que usted reciba las nóminas listas para pagar, sin tener que entender cada cálculo ni preocuparse por los plazos de presentación.
Como lo hacemos
Auditoría inicial de la situación laboral
Revisamos las nóminas y los contratos actuales, verificamos que las cotizaciones y retenciones son correctas, identificamos el convenio colectivo aplicable y detectamos cualquier incidencia o riesgo en la situación laboral de la empresa. Esta auditoría es gratuita para empresas con más de 10 empleados y tiene un coste mínimo para empresas más pequeñas.
Configuración del servicio y migración de datos
Trasladamos todos los datos de empleados a nuestra plataforma, configuramos las categorías profesionales según el convenio, los conceptos salariales fijos y variables, las retenciones aplicables a cada trabajador y los parámetros de cotización. Coordinamos el cambio de gestor de nóminas con la Seguridad Social para que no haya interrupción en el servicio.
Procesamiento mensual de nóminas
Cada mes elaboramos las nóminas con todos los conceptos, incidencias y variaciones comunicadas (horas extra, dietas, comisiones, bajas por enfermedad, cambios de categoría), tramitamos el fichero SILTRA para la cotización a la Seguridad Social, preparamos los modelos fiscales y le enviamos los ficheros listos para pagar con suficiente antelación al día de pago acordado.
Reporting laboral y soporte continuo
Proporcionamos informes mensuales de coste laboral total por empleado y por departamento, desgloses de conceptos salariales y de cotización, y alertas proactivas ante cambios normativos que afecten a su empresa. Atendemos consultas laborales puntuales y gestionamos cualquier requerimiento de la Seguridad Social o Hacienda relacionado con la nómina.
Teniamos a nuestra responsable de administración dedicando casi un tercio de su tiempo a nóminas, con el estrés de cada fin de mes y los nervios cada vez que cambiaba algo en la Seguridad Social. Desde que lo externalizamos con BMC, esa persona gestiona cosas que realmente aportan valor y las nóminas llegan siempre a tiempo, sin errores. El coste es claramente inferior al tiempo que antes consumía. (caso anonimizado)
Solicite información
Respondemos en menos de 4 horas laborables · 910 917 811
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Qué incluye realmente la gestión de nóminas
La nómina no es solo un documento que se entrega al trabajador a fin de mes. Detrás de cada recibo hay un conjunto de cálculos, comunicaciones y obligaciones legales que la empresa debe cumplir dentro de plazos estrictos:
- Elaboración de la nómina conforme al convenio colectivo, el contrato individual y los conceptos variables del período (horas extra, dietas, comisiones, conceptos de incapacidad temporal).
- Tramitación del TC1 (o fichero FAN equivalente) con las bases de cotización de cada trabajador, que debe presentarse mensualmente ante la Tesorería General de la Seguridad Social dentro de los primeros veintiocho días del mes siguiente.
- Gestión de altas y bajas en la Seguridad Social a través del Sistema RED, con los plazos legales muy estrictos: el alta debe tramitarse como máximo el día anterior al inicio de la relación laboral.
- Retención e ingreso del IRPF a través del modelo 111 trimestral y la declaración-resumen anual del modelo 190.
- Certificados de empresa para que el trabajador pueda acceder a prestaciones de la Seguridad Social (paro, incapacidad temporal, maternidad/paternidad).
Cualquier error en alguno de estos elementos puede generar deuda con la Seguridad Social (con recargo del 20% desde el primer día de retraso), sanciones de la Inspección de Trabajo o discrepancias en la declaración de la renta del trabajador que llegan a generar reclamaciones.
Errores frecuentes que cuestan dinero
Los errores más comunes en la gestión interna de nóminas tienen consecuencias económicas directas. El primero y más frecuente es la aplicación incorrecta del convenio colectivo: muchas empresas aplican tablas salariales desactualizadas o no aplican los complementos que el convenio exige, lo que genera diferencias salariales acumuladas que el trabajador puede reclamar en cualquier momento durante los doce meses de prescripción.
El segundo error habitual es la cotización incorrecta por bases fuera de los límites: si la base de cotización de un trabajador supera la base máxima, el exceso no debe cotizar; si está por debajo de la base mínima para su categoría, la empresa debe complementarla. Las desviaciones acumuladas durante meses o años pueden resultar en deudas de cuotas significativas.
El tercer problema es la gestión de las incapacidades temporales: el cálculo de la prestación de IT, la parte que paga la empresa directamente y el momento en que pasa a pagar la Seguridad Social varía según la causa (enfermedad común, accidente de trabajo) y según el convenio aplicable. Un error aquí puede suponer tanto pagar de más como pagar de menos al trabajador.
Cambios normativos que BMC monitoriza por usted
La regulación laboral en España es de las más cambiantes de Europa. En los últimos tres años, entre las modificaciones más relevantes para la nómina figuran: la subida del Salario Mínimo Interprofesional (de 1.080 a 1.184 euros mensuales en 2024), la entrada en vigor del Mecanismo de Equidad Intergeneracional (MEI) que añade 0,7 puntos a la cotización, los cambios en las tablas de retención del IRPF, las modificaciones en la cotización de los autónomos societarios, las nuevas reglas de cotización para contratos a tiempo parcial y las obligaciones de registro de jornada.
Cada uno de estos cambios requiere actualizar parámetros en el software de nóminas, recalcular las retenciones anuales de los trabajadores y, en ocasiones, hacer recálculos retroactivos de los meses anteriores del mismo ejercicio. En BMC gestionamos estos cambios de forma automática y proactiva, notificándole únicamente lo que necesita saber y tomando las acciones necesarias sin que usted tenga que intervenir.
Integración con su departamento de recursos humanos
La externalización de nóminas no implica perder el control de la información laboral. Proporcionamos acceso en tiempo real a todos los documentos generados (recibos de salario, TC1, modelos fiscales), informes de coste laboral desglosados por empleado, departamento o centro de coste, y alertas sobre vencimientos de contratos temporales, períodos de prueba y revisiones salariales del convenio.
Si su empresa utiliza un software de recursos humanos propio (para gestión del tiempo, ausencias, formación o evaluación), podemos establecer un flujo de datos automatizado para que las incidencias se trasladen directamente a la nómina sin necesidad de comunicaciones manuales. La integración reduce errores y ahorra tiempo a ambas partes.
La cotización a la Seguridad Social: bases, tipos y cambios recientes
La cotización a la Seguridad Social es la partida de mayor impacto en el coste laboral total de una empresa. Para un trabajador con salario bruto de 30.000 euros anuales, el coste total para la empresa incluye el salario más las cotizaciones patronales, que en España representan aproximadamente el 29-32% del salario bruto según el tipo de contrato y el sector (contingencias comunes 23,60%, desempleo 5,50-6,70%, FOGASA 0,20%, formación profesional 0,60%, MEI 0,58%).
Los cambios en los tipos de cotización en los últimos años han sido significativos. La introducción del Mecanismo de Equidad Intergeneracional (MEI) en 2023 añadió 0,7 puntos porcentuales a la cotización por contingencias comunes (0,50 puntos a cargo de la empresa, 0,20 puntos a cargo del trabajador), con incrementos anuales previstos hasta 2032. La previsión es que el MEI alcance aproximadamente 1,2 puntos adicionales al final del período, lo que supone un encarecimiento progresivo del coste laboral para las empresas.
Las bases máximas de cotización también se han incrementado anualmente en los últimos ejercicios, siguiendo el Índice de Precios al Consumo más un diferencial. Esto tiene impacto en los trabajadores con salarios más elevados, cuya cotización efectiva aumenta año a año aunque el salario no haya subido. BMC recalcula automáticamente las bases y tipos en cada actualización normativa, sin que la empresa tenga que solicitar expresamente la actualización.
El registro de jornada: obligación legal y gestión de horas extra
El Real Decreto-ley 8/2019 impuso a todas las empresas la obligación de registrar diariamente la jornada de trabajo de cada empleado, con conservación de los registros durante cuatro años y obligación de ponerlos a disposición de la Inspección de Trabajo y de los representantes de los trabajadores. El incumplimiento del registro de jornada se califica como infracción grave, con sanciones de entre 751 y 7.500 euros.
El registro de jornada tiene implicaciones directas en la nómina: las horas que superan la jornada ordinaria del convenio son horas extraordinarias, que deben compensarse con descanso o retribuirse con el recargo establecido en el convenio (habitualmente entre el 25% y el 75% del valor de la hora ordinaria). Un sistema de registro que no lleva a una gestión correcta de las horas extra puede acumular reclamaciones de trabajadores durante el período de prescripción de un año.
BMC proporciona orientación sobre los sistemas de registro admitidos por la normativa (aplicación móvil, ficha electrónica, registro en papel) y coordina con el software de RRHH del cliente para que las horas registradas se trasladen automáticamente al cálculo de la nómina del mes.
Bonificaciones en la cotización: reducciones que muchas empresas no aplican
La Seguridad Social prevé un amplio catálogo de bonificaciones y reducciones de cuotas para determinados tipos de contrato o colectivos. Muchas empresas no las aplican por desconocimiento, renunciando a ahorros relevantes:
Contratos de formación en alternancia: Los contratos en alternancia con la formación (que han reemplazado a los contratos para la formación y el aprendizaje) tienen cuotas muy reducidas: los jóvenes contratados bajo esta modalidad cotizan por cuotas fijas significativamente inferiores a las ordinarias.
Bonificaciones para mayores de 52 años: Los empleadores que contraten o mantengan empleados mayores de 52 años inscritos como desempleados pueden acceder a bonificaciones en la cuota empresarial en función de la edad del trabajador y el tipo de contrato.
Trabajadores con discapacidad: Los contratos de trabajadores con discapacidad reconocida tienen bonificaciones de entre 3.500 y 9.700 euros anuales en la cuota empresarial, dependiendo del grado de discapacidad y la jornada.
Contratación de desempleados de larga duración: Determinadas bonificaciones aplican para la contratación de desempleados que lleven más de doce meses inscritos en la oficina de empleo.
BMC identifica y aplica automáticamente todas las bonificaciones aplicables a cada contrato en el momento de procesar la cotización, sin que la empresa tenga que solicitarlas expresamente. Este servicio forma parte del servicio estándar de gestión de nóminas.
Responsabilidades legales del empleador en la gestión de nóminas
La correcta gestión de nóminas no es solo una obligación contable: tiene consecuencias legales directas para la empresa y para sus administradores. El artículo 29 del Estatuto de los Trabajadores exige que el salario se pague en la fecha y lugar pactados; los retrasos generan el derecho del trabajador al 10% anual de interés de mora sobre el importe adeudado, y retrasos reiterados pueden justificar la extinción del contrato por voluntad del trabajador con derecho a indemnización como si fuera despido improcedente (artículo 50 ET).
La Inspección de Trabajo tiene acceso a los datos de cotización a través de la TGSS y puede cruzar los salarios declarados con los convenios colectivos para detectar infrapagos. Un salario declarado a la Seguridad Social inferior al salario mínimo del convenio genera responsabilidad por diferencias salariales más intereses, deudas de cotización por la diferencia no cotizada, y puede dar lugar a un acta de infracción. La externalización de nóminas con un proveedor especializado que garantiza el cumplimiento del convenio y la normativa de Seguridad Social es la forma más eficaz de eliminar este riesgo.
Preguntas frecuentes
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