Elegir la gestoría adecuada es una de las primeras decisiones de una startup y, sin embargo, suele tomarse con menos rigor que la elección del software de gestión o del espacio de coworking. Un error en esta decisión tiene consecuencias prácticas desde el primer día: declaraciones presentadas fuera de plazo, estructura societaria inadecuada, contratos laborales incorrectos o una contabilidad que no permite tomar decisiones informadas.
Qué necesita una startup desde el primer día
Las obligaciones de una startup varían significativamente según si opera como autónomo o como sociedad limitada. La mayor parte de las startups con inversores o con más de un fundador optará por la sociedad limitada, que tiene las siguientes obligaciones formales desde el primer día:
- Alta en el censo de la AEAT y, si procede, en el IAE (Impuesto de Actividades Económicas)
- Declaraciones trimestrales de IVA (modelo 303) y anuales (modelo 390)
- Retenciones a cuenta del IRPF (modelos 111, 115, 123) si hay trabajadores, proveedores con retención o arrendamientos
- Libros contables conforme al Plan General Contable (diario, inventarios y balances)
- Cuentas anuales y depósito en el Registro Mercantil
- Impuesto sobre Sociedades (modelo 200) con cierre anual
Una gestoría competente cubre todos estos servicios de forma automatizada y os mantiene al día sin que los fundadores tengan que dedicar tiempo a comprenderlos.
Los cinco criterios para evaluar una gestoría como startup
1. Experiencia específica con startups y tecnología
Las startups tienen casuísticas que una gestoría tradicional de empresa familiar no conoce: stock options y phantom shares para empleados, contratos con plataformas internacionales, cobros en divisas, operaciones intracomunitarias desde el primer año, rondas de inversión con SAFE o préstamos convertibles. Pregunte cuántas startups tienen en cartera y cuáles son los casos que han gestionado.
2. Disponibilidad y tiempo de respuesta
Las startups toman decisiones rápido y necesitan respuestas rápidas. Un proveedor que responde en 3 días hábiles a una pregunta sobre la tributación de un contrato internacional no sirve para el ritmo de una empresa en crecimiento. Pregunte por el tiempo de respuesta habitual y cómo gestionan las urgencias.
3. Integración con herramientas digitales
Verifique que trabajan con el software que ya usa o que planea usar: Holded, Conta, Xero, QuickBooks u otros. Una gestoría que trabaja solo con software propietario o que requiere enviar documentación en papel en 2026 es una señal de alerta.
4. Escalabilidad del servicio
Una gestoría adecuada para una startup pre-seed no necesariamente es la adecuada para la serie A. Verifique que el despacho puede crecer con su empresa: incorporar nóminas de más empleados, gestionar operaciones en múltiples países, coordinar con un CFO externo o preparar la información que exigen los inversores.
5. Precio transparente y sin sorpresas
Exija un presupuesto cerrado que especifique qué está incluido y qué se factura a parte. La constitución de la sociedad, los contratos de trabajo, la gestión de subvenciones y los informes para inversores son habitualmente servicios adicionales que no están en la cuota mensual base.
Los servicios que no debe olvidar en la primera reunión
Más allá de la contabilidad y las declaraciones, hay servicios que una startup necesita en los primeros meses y que conviene acordar desde el inicio:
- Constitución de la sociedad: incluyendo la redacción de los estatutos con cláusulas relevantes para startups (derechos de preferencia, arrastre, anti-dilución básica)
- Contrato de fundadores: el pacto de socios inicial que define las relaciones entre cofundadores
- Contratos laborales: primer contrato, cláusulas de confidencialidad, propiedad intelectual
- Obligaciones formales de inicio: alta de trabajadores en Seguridad Social, registro de ficheros de datos
Cómo le ayudamos en BMC
Nuestro pack para startups cubre todos los servicios que una empresa de nueva creación necesita en sus primeros dos años: constitución, contabilidad, declaraciones trimestrales y anuales, asesoramiento fiscal básico y apoyo en los primeros contratos laborales. El pack está diseñado para crecer con la empresa: cuando la startup alcanza cierta tracción, el servicio escala hacia la contabilidad de mayor complejidad y la gestión fiscal estratégica.
Si está en fase de constitución o acaba de arrancar, contáctenos. Una reunión de 30 minutos es suficiente para entender qué necesita y ofrecerle una propuesta ajustada a su situación actual.
Marco regulador específico: obligaciones de una startup desde el primer día
Las obligaciones fiscales y contables de una sociedad de nueva constitución arrancan desde el otorgamiento de la escritura pública ante notario. Las normas principales son:
- Plan General Contable (RD 1514/2007, de 16 de noviembre): regula los libros contables obligatorios (libro diario y libro de inventarios y cuentas anuales). Las pymes pueden aplicar el PGC de Pymes (RD 1515/2007), con simplificaciones en la memoria.
- Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido (LIVA): el modelo 303 se presenta en los primeros 20 días de abril, julio, octubre y enero. Las startups con operaciones intracomunitarias deben inscribirse en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI) mediante el modelo 036 antes de la primera operación.
- LGSS (RDLeg 8/2015): el alta de socios-administradores en el RETA debe producirse antes del inicio de la actividad. Los empleados se dan de alta mediante el modelo TA2/S el día anterior al inicio de la relación laboral.
- Ley 27/2014, de 27 de noviembre, del Impuesto sobre Sociedades (modificada por la Ley 28/2022, de 21 de diciembre, de Startups): las startups acreditadas como empresas emergentes ante ENISA tributan al 15 % en IS en los dos primeros períodos impositivos con base positiva (artículo 29.1 LIS), frente al tipo general del 25 %.
- RDLeg 1/2010, Ley de Sociedades de Capital: las cuentas anuales deben depositarse en el Registro Mercantil en el plazo de un mes desde su aprobación por la junta general (artículo 279 LSC).
Ejemplo práctico: startup SaaS con cliente en Alemania
Caso: Valeria y Jorge constituyen InfoMetrics, S.L. en Madrid en febrero de 2026. Desarrollan software B2B para empresas alemanas (2.000 EUR/mes por empresa) y contratan a su primer empleado en abril de 2026.
| Obligación | Modelo | Plazo | Verificar con la gestoría |
|---|---|---|---|
| Alta censo AEAT | 036 | Antes de inicio actividad | Siempre |
| Alta en RETA (socios-administradores) | TA2/S | Antes de inicio actividad | Siempre |
| Inscripción en ROI (cliente alemán) | 036 (casilla 582) | Antes del primer cobro | Crítico |
| Alta empleado en TGSS | Sistema RED | Día anterior a inicio | Siempre |
| IVA trimestral (mod. 303) | 303 | 20 días tras cada trimestre | Siempre |
| IS anual (mod. 200) | 200 | 25 días tras 6 meses del cierre | Siempre |
Punto crítico: el cliente alemán activa la regla de inversión del sujeto pasivo en IVA intracomunitario (artículo 84.Uno.2.º LIVA, artículo 196 Directiva 2006/112/CE). InfoMetrics no debe cargar IVA español en las facturas al cliente alemán. Una gestoría sin experiencia en startups aplica el 21 % por defecto, lo que genera devoluciones, fricción con el cliente y errores en el modelo 349.
Errores comunes que BMC corrige
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Retrasar el alta de socios-administradores en el RETA. El alta debe ser previa al inicio de la actividad. El retraso genera cuotas adeudadas con recargo del 20 % (artículo 29 LGSS). Es frecuente creer que el alta se produce automáticamente con la escritura de constitución de la sociedad, lo que es incorrecto.
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Constituir la sociedad con estatutos estándar sin cláusulas para startups. Los estatutos tipo del notario no incluyen derechos de preferencia en transmisiones, habilitación de clases de participaciones (ordinarias y privilegiadas) ni cláusulas antidilución básicas. Cuando llega el primer inversor, una modificación estatutaria tiene costes notariales y registrales de 500 a 2.000 EUR.
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Facturar servicios SaaS internacionales con IVA español en todos los casos. B2B intracomunitario (inversión del sujeto pasivo), B2C por encima de 10.000 EUR anuales (OSS, modelo 369), servicios a clientes fuera de la UE (sin IVA, regla de uso efectivo): cada combinación tiene tratamiento diferente. Aplicar el 21 % en todos los casos es casi siempre incorrecto.
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No acreditar la condición de empresa emergente ante ENISA. La Ley 28/2022 de Startups permite IS al 15 %, opciones sobre acciones con exención de IRPF hasta 50.000 EUR anuales y deducción del 50 % para inversores en empresas emergentes. La acreditación debe solicitarse activamente ante ENISA; no es automática.
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No prever phantom shares o stock options desde la constitución. Si los fundadores quieren remunerar a asesores o empleados clave con participaciones diferidas, necesitan una cláusula habilitante en los estatutos o un acuerdo de junta específico. Constituir sin preverlo obliga a modificaciones posteriores con costes notariales y de Registro Mercantil.
Próximos pasos
- Antes de constituir: redactar estatutos con cláusulas adaptadas a startups (derechos de socios, habilitación de clases de participaciones, phantom shares o stock options)
- En el momento de constitución: alta en RETA de socios-administradores activos, alta en censo AEAT (modelo 036) e inscripción en ROI si hay operaciones intracomunitarias previstas
- Primer mes: abrir libros contables, implantar software de gestión compatible con la gestoría (Holded, Conta, Xero), firmar contratos de trabajo del primer empleado
- Antes de la primera factura internacional: verificar con la gestoría el régimen de IVA aplicable (B2B intracomunitario, OSS, extracomunitario)
- Evaluar la acreditación ante ENISA (Ley 28/2022) para acceder al IS del 15 % y a las ventajas fiscales de las stock options
- Revisar la estructura de retribución de los fundadores (salario vs. dividendo) antes del primer ejercicio fiscal completo con asesoramiento especializado
