La contabilidad es una función que casi todas las pymes gestionan internamente en sus primeros años, habitualmente a través de un administrativo con formación básica en contabilidad o directamente por el propietario. El problema es que ese modelo tiene un techo: cuando la empresa crece, las obligaciones fiscales se multiplican, los cierres se retrasan y la información financiera pierde fiabilidad. Identificar ese momento es crucial para evitar que la función contable se convierta en un lastre operativo.
Señales de que la contabilidad interna ha llegado a su límite
Las siguientes situaciones indican que la función contable interna de la empresa ya no es sostenible:
Los cierres mensuales llegan tarde o son poco fiables. Si los estados financieros del mes anterior no están disponibles antes del día 15 del mes siguiente, la dirección está tomando decisiones sin información actualizada. Un cierre contable de más de dos semanas no es operativo para la gestión.
La empresa ha recibido sanciones por presentación extemporánea. Un retraso en la presentación de las declaraciones trimestrales de IVA o en las retenciones genera recargos automáticos que se acumulan con el tiempo. Si ha recibido más de una notificación de la AEAT por este motivo, es una señal clara.
El responsable administrativo dedica más del 60% de su tiempo a contabilidad. Cuando la función contable absorbe la mayor parte del tiempo de un perfil administrativo que debería estar haciendo otras cosas (atención a clientes, gestión de proveedores, soporte a la dirección), el coste de oportunidad supera el ahorro aparente de la función interna.
Los estados financieros no permiten analizar la rentabilidad por línea de negocio. Una contabilidad que solo cumple con las obligaciones formales pero no genera información de gestión útil (márgenes por proyecto, análisis de clientes, seguimiento de tesorería) no está aportando el valor que podría.
La empresa está creciendo e incorporando nuevas áreas de complejidad. Operaciones con el extranjero, contratos en divisa, múltiples centros de coste, contabilidad de grupo: estas situaciones requieren un nivel técnico que no siempre está disponible internamente.
El coste real de la contabilidad interna
Como en el caso del CFO, el error frecuente es reducir el coste de la contabilidad interna al salario del contable. El coste total incluye:
- Salario bruto del contable o administrativo con funciones contables: entre 22.000 y 38.000 euros en función de la experiencia
- Seguridad Social a cargo de la empresa: aproximadamente el 32% del salario bruto
- Software contable: entre 500 y 3.000 euros anuales (licencias, actualizaciones)
- Formación continua en novedades fiscales y normativas contables
- Coste de sustitución durante las bajas o las vacaciones (normalmente no se cubre)
El coste total de un contable interno de perfil medio asciende a entre 35.000 y 55.000 euros anuales, sin contar el coste de los errores que genera la falta de especialización en aspectos fiscales y normativos concretos.
Los modelos de externalización disponibles
Externalización total. El proveedor asume toda la función contable: digitalización de documentos, registro de transacciones, conciliación bancaria, cierres mensuales, presentación de declaraciones y elaboración de las cuentas anuales. La empresa tiene acceso a la plataforma en tiempo real pero no interviene en el proceso contable.
Externalización parcial con controller interno. La empresa mantiene un perfil administrativo que digitaliza facturas y gestiona la operativa de tesorería, mientras el proveedor externo asume el cierre contable, la supervisión y las declaraciones. Es el modelo más habitual en pymes de entre 15 y 50 empleados.
Contabilidad supervisada. La empresa tiene un equipo contable interno, pero el proveedor externo realiza una revisión mensual de la calidad de la información, las declaraciones y el cumplimiento normativo. Es el modelo más adecuado cuando la empresa quiere mantener la función interna pero necesita una segunda opinión de calidad.
La transición: cómo hacer el cambio sin perder información
El principal freno para cambiar de modelo es el temor a perder la continuidad de la información. Con la preparación adecuada, la transición puede hacerse en un plazo de 30 a 60 días:
- Solicite al proveedor actual la exportación completa de los datos contables en formato estándar
- Verifique que las cuentas anuales de los últimos cuatro ejercicios están depositadas y disponibles
- Haga coincidir el cambio con el inicio de un ejercicio o con el cierre de un trimestre
- Mantenga acceso a la documentación de soporte (facturas, contratos) preferiblemente en formato digital
Cómo le ayudamos en BMC
Nuestro servicio de contabilidad externalizada cubre desde el registro diario hasta el cierre anual, con acceso en tiempo real a la plataforma contable y reporting mensual de gestión incluido. Coordinamos la función contable con los servicios de gestión fiscal y, si la empresa lo necesita, con el CFO externo.
Si quiere saber cuánto costaría externalizar su contabilidad y qué incluiría el servicio, contáctenos para una propuesta personalizada sin compromiso.
Marco regulador específico
La contabilidad de una empresa española está condicionada por un conjunto de normas que determinan los mínimos de calidad e integridad de la información contable:
- Código de Comercio, arts. 25-33: Obligación de llevanza de contabilidad (art. 25), libros obligatorios (art. 25: libro diario, libro de inventarios y cuentas anuales), legalización en el Registro Mercantil (art. 27), plazos de depósito de cuentas anuales (art. 279 LSC: 6 meses tras el cierre del ejercicio, con depósito en el mes siguiente), plazo de conservación de libros (art. 30: 6 años desde el último asiento).
- Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre (PGC 2007): Plan General de Contabilidad aplicable a todas las sociedades no acogidas al PGC Pymes. Regula los principios contables, los criterios de valoración y las normas de registro. La contabilidad debe reflejar la “imagen fiel” (principio rector del PGC).
- Real Decreto 1515/2007, de 16 de noviembre (PGC Pymes): Versión simplificada del PGC para empresas que cumplan al menos dos de los tres umbrales del artículo 258 LSC: activo ≤ 4M EUR, cifra negocios ≤ 8M EUR, empleados ≤ 50.
- Ley 27/2014, del IS, art. 10: La base imponible del IS se determina a partir del resultado contable, con los ajustes establecidos en la ley. Una contabilidad incorrecta o incompleta genera directamente errores en el IS. El artículo 10.3 LIS establece la remisión al Plan General Contable.
- Ley 37/1992 (LIVA), art. 164.1.d): Obligación de llevar un libro-registro de facturas emitidas y otro de facturas recibidas, así como un libro-registro de bienes de inversión y de determinadas operaciones intracomunitarias. Las empresas obligadas al SII (Sistema Inmediato de Información) deben remitir estos registros a la AEAT en un plazo de 4 días hábiles.
- Ley 22/2015 de Auditoría de Cuentas, art. 263 LSC: Las empresas que superen dos de los tres umbrales (activo > 2,85M EUR, cifra de negocios > 5,7M EUR, empleados > 50) durante dos ejercicios consecutivos están obligadas a auditar sus cuentas anuales. La contabilidad externalizada debe estar preparada para responder a los requerimientos del auditor.
Sanciones por incumplimientos contables
| Incumplimiento | Norma | Sanción |
|---|---|---|
| No depositar cuentas en el Registro Mercantil | Art. 283 LSC | Cierre registral; multa 1.200-60.000 EUR (LSC art. 283.1) |
| No llevar contabilidad conforme al PGC | Cód. Com. art. 25 | Infracción fiscal (art. 200 LGT): hasta 150 EUR por libro |
| Contabilidad incompleta en IS | LIS art. 142 (comprobación) | Liquidación provisional + sanción 50-150% |
| No conservar libros durante 6 años | Cód. Com. art. 30 | Imposibilidad de aportar prueba ante inspección |
Ejemplo práctico: coste comparativo contabilidad interna vs. externalizada
Supuesto: Empresa de servicios profesionales con 18 empleados, 1,4M EUR facturación, 120 facturas/mes. Contable interno con salario de 28.000 EUR brutos.
| Partida | Contabilidad interna | Contabilidad externalizada (BMC) |
|---|---|---|
| Coste laboral contable (salario + SS 32%) | 36.960 EUR/año | 0 EUR |
| Software contable (licencia anual) | 1.800 EUR/año | Incluido en servicio |
| Formación (cursos, actualizaciones) | 600 EUR/año | Incluido |
| Coste sustitución vacaciones/bajas | ~3.500 EUR/año | 0 EUR |
| Presentación de declaraciones IS, IVA, retenciones | Incluido en jornada | Incluido |
| Preparación cuentas anuales | Incluido | Incluido |
| Informes de gestión mensuales | No disponible | Incluido |
| Total coste anual | ~42.860 EUR | ~5.400 EUR |
| Diferencia | — | Ahorro: ~37.460 EUR/año |
Con el ahorro de la externalización, la empresa puede financiar un servicio de CFO externo (disponible desde ~4.800 EUR/año) y aun así ahorrar más de 30.000 EUR anuales.
Errores comunes que BMC corrige
- Calcular el coste de la contabilidad interna solo como el salario bruto del contable. El coste total incluye Seguridad Social (32%), software, formación, sustituciones por vacaciones y bajas, y el tiempo del propietario dedicado a supervisar la función. Un contable con salario bruto de 28.000 EUR tiene un coste real de más de 42.000 EUR anuales.
- No solicitar la exportación de datos al cambiar de proveedor. Los archivos contables son propiedad de la empresa. Al terminar una relación con una gestoría, es obligatorio recibir los ficheros en formato estándar, los libros contables en PDF y las declaraciones presentadas. Si el proveedor se niega, la empresa puede exigirlo por vía contractual.
- No verificar que la contabilidad externalizada genera también información de gestión. Una contabilidad que solo cumple con las obligaciones formales (declaraciones, libros) pero no produce informes de gestión mensuales (tesorería, márgenes, desviaciones presupuestarias) es una contabilidad a medias.
- Hacer el cambio de proveedor a mitad de ejercicio sin plan de transición. El cambio de proveedor en mitad del ejercicio obliga a migrar la información parcialmente contabilizada con riesgo de errores de periodificación, duplicidades o pérdidas de datos. Siempre es preferible cambiar al inicio del ejercicio o tras el cierre de un trimestre.
- No formalizar contractualmente el alcance del servicio y los plazos de entrega. Un contrato vago que dice “contabilidad mensual” sin especificar el plazo del cierre, el formato de los informes y las obligaciones de presentación no permite reclamar si el servicio no cumple las expectativas.
Próximos pasos
- Calcular el coste total real de la contabilidad interna actual (salario + SS + software + formación + sustituciones) para comparar con el coste de la externalización
- Verificar si los cierres mensuales actuales están disponibles antes del día 15 del mes siguiente; si no, es una señal clara de necesidad de cambio
- Solicitar al proveedor actual el formato en que entregará los datos si se decide cambiar (exportación XML o CSV compatible con software estándar)
- Definir el modelo de externalización adecuado: total, parcial con controller interno o supervisada
- Planificar la transición para que coincida con el inicio de un ejercicio o trimestre para minimizar el riesgo de pérdida de información
- Verificar si la empresa supera los umbrales de auditoría obligatoria y si la contabilidad externalizada está preparada para responder a los requerimientos del auditor
