Nómina en España: Estructura, Cálculo y Obligaciones del Empleador

Una nómina es el documento que acredita la relación económica entre el empleador y el trabajador en cada período de pago. En España, el Art. 29 del Estatuto de los Trabajadores (Real Decreto Legislativo 2/2015) obliga a la empresa a entregar al trabajador un recibo individual y justificativo del pago del salario que contenga con claridad y separación las diferentes percepciones y las deducciones legalmente procedentes. La nómina no es un trámite administrativo: es el documento que refleja la exactitud técnica de la gestión laboral y que puede ser requerido por la Inspección de Trabajo, la TGSS o el propio trabajador en cualquier momento dentro de los plazos de prescripción aplicables.

Estructura de una nómina española: devengos, deducciones y líquido a percibir

Una nómina española se organiza en tres bloques diferenciados. El primero recoge los devengos: todo lo que la empresa debe al trabajador en ese período, tanto los conceptos salariales como los extrasalariales. Los devengos salariales incluyen el salario base fijado en el convenio colectivo aplicable, los complementos personales (antigüedad, categoría), los complementos de puesto (turnicidad, nocturnidad, peligrosidad) y los complementos de calidad o cantidad de trabajo (productividad, horas extra). Los devengos extrasalariales —dietas, gastos de locomoción dentro de los límites reglamentarios del Reglamento del IRPF, indemnizaciones por traslado— no cotizan a la Seguridad Social ni tributan en IRPF si se mantienen dentro de los umbrales legales.

El segundo bloque recoge las deducciones: los importes que la empresa descuenta del bruto antes de pagar al trabajador. Las dos deducciones principales son la cotización del trabajador a la Seguridad Social y la retención de IRPF. En 2026, la cotización a cargo del trabajador es: contingencias comunes 4,70% + desempleo 1,55% (indefinido) o 1,60% (temporal) + formación profesional 0,10% + MEI 0,15% sobre la base de cotización.

El tercer bloque es el líquido a percibir: el importe neto que el trabajador recibe en su cuenta bancaria. Es la diferencia entre el total devengado y el total deducido.

Cómo se calcula la retención de IRPF en nómina (con tabla de tramos)

La retención de IRPF en nómina no es un porcentaje fijo aplicable a todos los trabajadores: se calcula de forma individualizada para cada persona. El procedimiento está regulado en los Arts. 74 a 89 del Reglamento del IRPF (RD 439/2007) y parte de la retribución anual previsible del trabajador, a la que se aplica la escala de tipos del impuesto, y se corrige por las circunstancias personales y familiares comunicadas por el trabajador en el modelo 145.

La escala estatal del IRPF para 2026 es la siguiente (la cuota autonómica se añade con tipos propios de cada comunidad autónoma; el tipo efectivo combinado varía según residencia):

El tipo efectivo combinado (estatal + autonómico) que soporta un trabajador en la práctica oscila aproximadamente entre el 19% y el 47% según su retribución y comunidad autónoma de residencia. Para el cálculo exacto aplicable a cada trabajador, la AEAT publica el programa de ayuda para el cálculo de retenciones actualizado cada ejercicio.

El tipo de retención resultante se aplica a cada nómina mensual. Debe recalcularse (regularización bajo Art. 87 RIRPF) cuando varía la retribución previsible anual —por una subida salarial, un bonus o un cambio de categoría— o cuando el trabajador comunica un cambio en su situación personal o familiar. Los atrasos de rendimientos del trabajo imputables a ejercicios anteriores no se integran en esta regularización ordinaria: se declaran en el ejercicio al que corresponden conforme al Art. 14.2.b) LIRPF, y la retención sobre dichos atrasos se practica al tipo fijo del 15% conforme al el Reglamento del IRPF (RD 439/2007), salvo que resulten de aplicación los tipos especiales previstos en ese mismo artículo.

Si el trabajador no entrega el modelo 145, la empresa aplica el tipo máximo de retención, lo que habitualmente resulta en una devolución en la declaración de la renta del trabajador pero no genera ninguna obligación adicional para la empresa.

Seguridad Social en la nómina: cotización del trabajador y del empleador

La cotización a la Seguridad Social tiene dos componentes: la parte a cargo del trabajador (que aparece como deducción en la nómina) y la parte a cargo del empleador (que no aparece en la nómina del trabajador pero forma parte del coste real de personal para la empresa).

Para 2026, los tipos vigentes en el Régimen General son:

Trabajador: contingencias comunes 4,70% + desempleo 1,55% (indefinido) / 1,60% (temporal) + formación profesional 0,10% + MEI 0,15% = 6,50% (indefinido) o 6,55% (temporal).

Empresa: contingencias comunes 23,60% + desempleo 5,50% (indefinido) / 6,70% (temporal) + FOGASA 0,20% + formación profesional 0,60% + MEI 0,75% = 30,65% (indefinido). A estos tipos se añade la cotización por contingencias profesionales (AT/EP), cuyo porcentaje varía según la actividad de la empresa y su CNAE.

El MEI (Mecanismo de Equidad Intergeneracional, establecido por la Ley 21/2021 y su senda progresiva en la DT 43.ª LGSS, introducida por el RDL 2/2023) aumenta cada año hasta alcanzar el 1,20% total en 2029. Para 2026, el tipo total MEI es del 0,90% (0,75% empresa + 0,15% trabajador), conforme a la DT 43.ª LGSS y a la Orden de Cotización de la Seguridad Social vigente para el ejercicio.

La liquidación mensual se realiza a través del Sistema RED y el programa Siltra, con plazo hasta el último día del mes de devengo. El ingreso fuera de plazo genera recargos escalonados conforme al Art. 30 LGSS (RDLeg 8/2015): cuando el responsable ha cumplido en plazo las obligaciones de comunicación del Art. 29 LGSS, el recargo es del 10% si se ingresa dentro del primer mes siguiente al vencimiento, y del 20% a partir del segundo mes; cuando no las ha cumplido, el recargo es del 20% si se ingresa antes de la terminación del plazo de la reclamación de deuda o acta de liquidación, y del 35% a partir de ese momento. A estos recargos se añaden intereses de demora en todos los tramos.

Nóminas especiales: pagas extra, horas extra, incentivos variables, expatriados

Pagas extraordinarias. El Art. 31 ET garantiza dos pagas extraordinarias al año, cuya cuantía fija el convenio colectivo aplicable. El convenio puede mejorar la cuantía o aumentar el número de pagas extra. Pueden abonarse concentradas (habitualmente junio y diciembre) o prorrateadas mensualmente. Las pagas concentradas cotizan a la Seguridad Social en el mes de su abono.

Horas extraordinarias. Limitadas a 80 por año (Art. 35.2 ET), pueden compensarse con descanso o abonarse con el recargo pactado en convenio. Cotizan a la Seguridad Social con bases y tipos diferenciados. Las horas complementarias, propias de los contratos a tiempo parcial, están reguladas en el Art. 12.5 ET.

Bonus e incentivos variables. Modifican la retribución anual previsible y exigen una regularización de la retención bajo el Art. 87 RIRPF en el mes de su abono, para evitar infradeducciones acumuladas durante el año.

Incapacidad temporal. Las empresas que complementan la prestación de IT hasta el 100% del salario deben calcular el diferencial correcto con las bases de cotización actualizadas.

Expatriados y régimen Beckham. Los trabajadores desplazados a España que aplican el régimen especial del Art. 93 LIRPF (Ley Beckham) tributan conforme a la escala del impuesto sobre la renta de no residentes: al 24% sobre la base liquidable hasta 600.000 euros y al 47% sobre el exceso, siendo la retención sobre rendimientos del trabajo del 24% hasta ese umbral. En estructuras de split payroll, solo la parte de la retribución atribuible a la actividad en España se integra en la nómina española. Cada supuesto requiere revisión individualizada de la base de cotización y del tipo de retención aplicable.

Errores más comunes en nóminas y sus consecuencias

El primer error sistémico es aplicar el convenio colectivo incorrecto. En España conviven convenios de sector, de empresa y provinciales, con prelaciones reguladas en el Art. 84 ET. Un error de clasificación se replica en cada nómina mensual y puede generar diferencias salariales exigibles retroactivamente conforme a los plazos de prescripción del Art. 59 ET —un año computado desde que la acción pudiera ejercitarse— sin perjuicio de que la Inspección de Trabajo pueda actuar sobre períodos más amplios conforme a los plazos del Art. 4.2 LISOS (cuatro años en materia de Seguridad Social).

El segundo error es no recalcular la retención de IRPF cuando varía la retribución. Si un bonus de diciembre no se regulariza, la empresa puede incurrir en una retención insuficiente que el trabajador tendrá que integrar en su declaración de renta, con el consiguiente coste reputacional de la relación laboral.

El tercer error es una gestión imprecisa de la cotización por contingencias profesionales (AT/EP). El tipo aplicable depende del CNAE de la empresa y de la actividad real del trabajador, y errores en su determinación suponen diferencias de cotización que la TGSS puede liquidar en una inspección con los plazos de retroactividad que marca la normativa de la Seguridad Social.

Las sanciones por incumplimientos en materia de nóminas y Seguridad Social son automáticas. La falta de alta de un trabajador ordinario antes del inicio de la relación laboral es infracción grave bajo el Art. 22.2 LISOS, con multas de 3.750 a 12.000 euros por trabajador conforme al la LISOS. La falta de cotización o cotización incorrecta —habiendo cumplido las obligaciones de comunicación— es igualmente infracción grave bajo el Art. 22.3 LISOS. El incumplimiento de las normas sobre jornada y registro de jornada es infracción grave bajo el Art. 7.5 LISOS. El no ingreso de cuotas sin haber cumplido previamente las obligaciones de comunicación, o la actuación fraudulenta para eludir la responsabilidad de cotizar, es infracción muy grave bajo el Art. 23.1.b) LISOS, con sanciones proporcionales al importe defraudado.

Cuándo conviene externalizar la gestión de nóminas

La gestión interna de nóminas es eficiente cuando la empresa tiene una plantilla estable, un único convenio colectivo aplicable, y un responsable con formación laboral actualizada. Deja de serlo cuando alguna de estas condiciones falla.

Los indicadores más claros de que la externalización aporta valor son: plantillas mixtas con distintos convenios o tipos de contrato; presencia de trabajadores expatriados o con regímenes especiales; variabilidad retributiva alta (bonus, comisiones, horas extra regulares); alta rotación con múltiples altas y bajas mensuales; y ausencia de un departamento de RRHH con dedicación exclusiva.

Antes de decidir, puede calcular el coste exacto de su plantilla con la calculadora de coste de empleado de BMC, que permite comparar el coste de gestión interna frente a la externalización para distintas estructuras salariales.

El servicio de nóminas externalizadas de BMC cubre el ciclo completo: recepción de incidencias, cálculo de nóminas, liquidación de seguros sociales vía Sistema RED, y preparación del modelo 190 de enero. El equipo gestiona igualmente las comunicaciones con la TGSS y la AEAT en nombre de la empresa, minimizando el riesgo de sanciones por incumplimientos de plazo.