Mitarbeiter in Spanien einstellen ohne Tochtergründung — was der deutsche Mittelstand wirklich über EOR wissen muss

Der EOR in Spanien: eine echte, aber begrenzte Lösung

Der Employer of Record (EOR) hat sich seit 2020 als verbreitetes Instrument bei der internationalen Expansion europäischer Unternehmen etabliert. Seine Attraktivität ist offensichtlich: Er ermöglicht die legale Einstellung in einem Auslandsmarkt ohne Gesellschaftsgründungsfristen, ohne Gründungskosten und mit einer theoretisch durch den Dienstleister garantierten Compliance mit dem lokalen Arbeitsrecht. Für einen Mittelständler aus Baden-Württemberg, Bayern oder Nordrhein-Westfalen, der den spanischen Markt mit einem ersten Außendienstmitarbeiter testen möchte, löst der EOR ein reales Problem.

Aber was EOR-Anbieter selten thematisieren — und was dieser Leitfaden klären soll — sind die Realität ihrer kumulierten Kosten, die spezifischen Rechtsrisiken in Spanien, und die Situationen, in denen eine spanische Tochtergesellschaft bereits ab dem ersten Mitarbeiter strukturell besser geeignet ist.

BMC hat kein Interesse daran, ein bestimmtes Produkt zu verkaufen. Wir beraten die optimale Struktur für Ihre Situation, ob EOR, Tochtergesellschaft, Zweigniederlassung oder Verträge mit selbstständigen autónomos. Das Folgende gibt Ihnen die faktische Grundlage für diese Entscheidung.

Die drei Optionen, um in Spanien einzustellen

Option 1: Der Employer of Record (EOR)

Funktionsweise: Ein in Spanien etablierter EOR-Anbieter (wie Deel, Remote, Papaya Global oder lokale spanische Anbieter) ist der rechtliche Arbeitgeber Ihres Mitarbeiters. Er verwaltet Arbeitsvertrag, Gehaltsabrechnung, Sozialversicherungsbeiträge und steuerliche Compliance. Ihr Unternehmen leitet die Arbeit des Mitarbeiters, ist aber kein Arbeitgeber im Sinne des spanischen Rechts.

Vorteile:

• Operative Einsatzbereitschaft in 3 bis 10 Werktagen
• Keine spanische Rechtspersönlichkeit erforderlich
• Compliance mit spanischem Arbeitsrecht durch den Dienstleister garantiert
• Flexibilität bei der Beendigung (gemäß den Bedingungen des Handelsvertrags)

Nachteile:

• Zusatzkosten von 15 bis 25 % der Gesamtbeschäftigungskosten, dauerhaft
• Dreiecksverhältnis: Ihre direkte Managementkontrolle ist durch den Rechtsrahmen begrenzt
• Risiken beim Schutz geistigen Eigentums wenn Verträge nicht korrekt gestaltet sind
• Der Mitarbeiter ist rechtlich beim EOR angestellt, nicht in Ihrer Unternehmensgruppe — was sein Zugehörigkeitsgefühl und langfristige Loyalität beeinflussen kann
• Residuales Betriebsstättenrisiko wenn die Funktionen des Mitarbeiters in Spanien BS-charakteristisch sind

Für wen: 1 bis 2 Mitarbeiter, Zeithorizont 6 bis 12 Monate, spanischer Markt in der Testphase.

Option 2: Die spanische Tochtergesellschaft (Sociedad Limitada — SL)

Funktionsweise: Sie gründen eine spanische Gesellschaft mit beschränkter Haftung (SL, das spanische Äquivalent der deutschen GmbH), an der Ihre Muttergesellschaft als Allein- oder Hauptgesellschafterin beteiligt ist. Die SL ist der spanische Arbeitgeber — sie unterzeichnet die Verträge, zahlt Gehälter und übernimmt alle sozialen und steuerlichen Verpflichtungen.

Vorteile:

• Sie sind der Arbeitgeber — volle Kontrolle über HR-Entscheidungen
• Kein EOR-Aufpreis (15 bis 25 %) auf Dauer
• Vollständiges geistiges Eigentum an den Ergebnissen Ihrer spanischen Mitarbeiter
• Erhöhte kommerzielle Glaubwürdigkeit bei spanischen Kunden und Partnern
• Basis für weitere Einstellungen ohne Strukturwechsel

Nachteile:

• Gründungsdauer 3 bis 5 Wochen
• Anfangskosten: 3.000 bis 5.000 Euro (Notargebühren, Registrierung, Beratung)
• Laufende administrative Verpflichtungen: lokale Buchführung, Steuererklärungen, Handelsregister
• Mindestkapital: 1 Euro (Reform 2023), in der Praxis wird ein Kapital von 3.000 Euro für die Bankglaubwürdigkeit empfohlen [PRÜFEN: Mindestkapitalschwelle nach der Reform 2023 bestätigen]

Für wen: 3 Mitarbeiter oder mehr, dauerhafte Präsenz, strukturierte Handelsaktivität in Spanien.

Option 3: Die spanische Zweigniederlassung

Die Zweigniederlassung (sucursal) ist eine Erweiterung Ihrer deutschen Muttergesellschaft ohne eigene Rechtspersönlichkeit. Sie ist schneller einzurichten als eine Tochtergesellschaft und kann für reine Handels- oder Repräsentationstätigkeiten geeignet sein. Aber sie setzt die Muttergesellschaft direkt den spanischen Verpflichtungen und Risiken aus, und schafft fast immer eine Betriebsstätte für Körperschaftsteuerzwecke. Für die Beschäftigung von Mitarbeitern in Spanien mit dauerhafter Struktur ist die SL fast immer vorzuziehen.

Die Realität der Beschäftigungskosten in Spanien

Die Berechnung, die deutschen Unternehmen oft entgeht

Ein konkretes Beispiel: ein spanischer Vertriebsmitarbeiter mit einem Jahresbruttogehalt von 42.000 Euro (3.000 Euro brutto pro Monat in 14 Monatsgehältern gemäß dem Standard-Handelstarifvertrag).

Über 24 Monate ergibt der EOR-Aufpreis für diesen einen Mitarbeiter rund 21.840 Euro — deutlich mehr als die Gründungskosten einer vollständigen spanischen SL. Für zwei Mitarbeiter über 24 Monate: etwa 43.680 Euro EOR-Aufpreis, gegenüber 3.000 bis 5.000 Euro Gründungskosten plus laufende Verwaltungsgebühren.

Die 14 Monatsgehälter: Überraschung Nummer eins

Die große Mehrheit der spanischen Tarifverträge sieht zwei obligatorische Sonderzahlungen pro Jahr vor — im Juni (Sommerprämie) und im Dezember (Weihnachtsprämie) — die jeweils einem Monatsgehalt brutto entsprechen, also 14 Monatsgehälter insgesamt. Diese Prämien sind nicht freiwillig: Sie werden vom Tarifvertrag vorgeschrieben und sind ein ordentlicher Vergütungsbestandteil, kein variables Bonus.

Für ein deutsches Unternehmen, das an 12 Monatsgehälter oder ein freiwilliges 13. Monatsgehalt gewöhnt ist, ist die Entdeckung dieser Verpflichtung Mitte des Jahres beim Auszahlen der Juniprämiee oft eine unangenehme Budgetüberraschung. Kalkulieren Sie die 14 Monatsgehälter von Anfang an in Ihren Businessplan ein.

Die Sozialversicherungsbeiträge: die detaillierte Aufschlüsselung

Die Arbeitgeberanteile zur spanischen Sozialversicherung betragen etwa 30 bis 31 % des Bruttogehalts und setzen sich wie folgt zusammen:

Zu diesen Arbeitgeberanteilen kommen die IRPF-Einbehaltungen auf das Mitarbeitergehalt — berechnet vom Arbeitgeber, vom Nettogehalt einbehalten und monatlich an das AEAT überwiesen. Das ist keine Arbeitgeberkosten, aber eine monatliche Meldepflicht die über die Formulare 111 (monatlich) und 190 (jährlich) verwaltet werden muss.

Das spanische Arbeitsrecht: Was deutsche Arbeitgeber unbedingt wissen müssen

Der Estatuto de los Trabajadores: die rechtliche Grundlage

Das spanische Arbeitsgesetzbuch wird durch den Real Decreto Legislativo 2/2015 geregelt, der den Estatuto de los Trabajadores (ET) konsolidiert. Dieses Gesetz definiert die Grundrechte der Arbeitnehmer, Vertragsarten, Kündigungsregeln und Mindestarbeitsbedingungen. Es gilt für alle Arbeitgeber in Spanien, unabhängig von der Nationalität des Unternehmens.

Die durch den ET gesetzten Mindeststandards können vertraglich nicht unterschritten werden, unabhängig davon was der individuelle Arbeitsvertrag vorsieht. Wenn ein Vertrag weniger als 30 Urlaubstage (der gesetzliche Mindest beträgt 30 Kalendertage) vorsieht, ist die Vertragsklausel nichtig — der gesetzliche Mindeststandard gilt.

Die Arbeitsmarktreform 2022: Ende des Standardbefristungsvertrags

Die Arbeitsmarktreform 2022 (Real Decreto-ley 32/2021) hat die Bedingungen für die Nutzung befristeter Verträge erheblich verschärft. Vor der Reform ermöglichte der Vertrag por obra y servicio (für eine definierte Mission oder ein Projekt), einen Mitarbeiter für die gesamte Projektdauer befristet zu beschäftigen — manchmal mehrere Jahre. Dieser Mechanismus ist abgeschafft.

Seit Januar 2022:

• Der unbefristete Vertrag (indefinido) ist der Standardarbeitsvertrag
• Befristete Verträge (temporales) sind auf zwei Situationen beschränkt: Produktionsspitze (bis zu 90 Tage pro Jahr und Mitarbeiter) und Vertretung eines abwesenden Mitarbeiters
• Außerhalb dieser Fälle abgeschlossene befristete Verträge werden als unbefristet angesehen — mit entsprechenden Kündigungskosten

Für deutsche Unternehmen, die befristete Verträge als verlängerte Probezeit oder für Projekttätigkeiten nutzen möchten, ist diese Änderung grundlegend. Die Probezeit (período de prueba) bleibt der einzige legale Mechanismus zur kostenlosen Beendigung zu Beginn eines Vertrags — maximal 6 Monate für Techniker und Akademiker, 2 Monate für andere Kategorien je nach Tarifvertrag.

Die Tarifverträge: die Schicht über dem ET

Der ET setzt Mindeststandards. Die Tarifverträge (convenios colectivos) ergänzen diese und übertreffen sie häufig erheblich. Der für Ihre spanische Tochtergesellschaft geltende Tarifvertrag wird durch ihren CNAE-Code (Wirtschaftstätigkeitscode) bestimmt, der bei der Gründung der SL sorgfältig ausgewählt werden muss — nicht willkürlich.

Für ein IT-Beratungsunternehmen gilt der Convenio Colectivo del sector de consultoras de tecnologías de la información. Für ein Logistikunternehmen gilt der Convenio de transportes y logística. Für ein industrielles Unternehmen im Metallbereich gilt der Convenio del metal. Jeder Tarifvertrag setzt eigene Gehaltstabellen nach Berufsgruppe, eigene Kündigungsfristen, eigene Arbeitszeitregelungen und eigene Bestimmungen zu Prämien und Zusatzleistungen.

Ein deutsches Unternehmen, das einen spanischen Mitarbeiter einstellt ohne den anwendbaren Tarifvertrag zu identifizieren, riskiert, unter dem Sektorminimum zu zahlen — eine arbeitsrechtliche Zuwiderhandlung, die bei einer Inspektion der Inspección de Trabajo y Seguridad Social zu rückwirkenden Nachzahlungen führen kann.

Kündigungen: die Kosten der Vertragsauflösung

Das spanische Arbeitsrecht unterscheidet vier Arten der Vertragsauflösung:

1. Disziplinarische Kündigung (despido disciplinario): Bei schwerwiegendem Fehlverhalten des Mitarbeiters. Wenn das Fehlverhalten ausreichend charakterisiert und das Verfahren eingehalten ist, ist sie kostenfrei. Aber die Anforderungen sind hoch — Spaniens Arbeitsgerichte sind für den Schutz von Arbeitnehmern bekannt, und eine unzureichend dokumentierte disziplinarische Kündigung wird als improcedente neu qualifiziert.

2. Objektive Kündigung (despido objetivo): Aus wirtschaftlichen, technischen, organisatorischen oder produktionsbezogenen Gründen (ETOP-Gründe). Abfindung: 20 Tage Bruttogehalt pro Dienstjahr, begrenzt auf 12 Monatsgehälter. Ankündigungsfrist: 15 Tage. Diese Kündigung erfordert eine rigorose Dokumentation der Gründe — ein einfacher Umsatzrückgang reicht nicht aus.

3. Ungerechtfertigte Kündigung (despido improcedente): Jede Kündigung, deren Grund nicht ausreichend belegt ist oder deren Verfahren mangelhaft war. Abfindung: 33 Tage Bruttogehalt pro Dienstjahr, begrenzt auf 24 Monatsgehälter. Dies ist das teuerste Szenario und tritt bei ausländischen Unternehmen, die das Verfahren nicht kennen, leider häufig auf.

4. Nichtige Kündigung (despido nulo): Diskriminierende Kündigung oder eine Verletzung von Grundrechten (Mutterschaft, Krankheit, Gewerkschaftstätigkeit). Der Mitarbeiter wird wieder eingesetzt mit Nachzahlung aller nicht gezahlten Gehälter seit der Kündigung.

Die praktische Lektion: Planen Sie die Kündigungskosten bereits bei der Einstellung ein. Für einen Mitarbeiter mit 3 Jahren Betriebszugehörigkeit kostet eine ungerechtfertigte Kündigung 99 Tage Bruttogehalt — das sollte von Anfang an im HR-Risikobudget berücksichtigt werden.

Vier typische Situationen, die BMC begleitet

Situation 1: Der Münchner Software-Scale-up, der den iberischen Markt erschließt

Ein Münchner B2B-SaaS-Unternehmen mit 30 Mitarbeitern in Deutschland will einen Country Manager in Spanien einstellen. Budget: 70.000 Euro brutto jährlich. Zeithorizont unsicher — alles hängt von den Ergebnissen der ersten 12 Monate ab. BMC-Empfehlung: EOR in einem ersten Schritt. Die Unsicherheit über die Dauerhaftigkeit der spanischen Präsenz und der 12-Monats-Horizont rechtfertigen es, die Entscheidung über eine Tochtergesellschaft zu verschieben. BMC wählt einen geeigneten EOR-Anbieter aus, strukturiert den Handelsvertrag um geistiges Eigentum abzusichern, und sieht eine Übergangsklausel in Richtung SL vor wenn die Geschäftsziele am Jahresende erreicht sind.

Situation 2: Der Stuttgarter Maschinenbauer, der ein Servicezentrum in Madrid eröffnet

Ein Stuttgarter Hersteller industrieller Komponenten beschließt, ein Kundendienst- und technisches Supportzentrum in Madrid zu schaffen, um seine iberischen Kunden zu betreuen. Geplante Einstellungen: 3 Mitarbeiter sofort, 8 bis Monat 18. BMC-Empfehlung: SL-Gründung von Anfang an. Das geplante Einstellungsvolumen macht die Tochtergesellschaft ab Monat 9 günstiger als EOR. BMC gründet die SL in 4 Wochen, identifiziert den anwendbaren Tarifvertrag, entwirft Musterverträge und richtet die monatliche Gehaltsabrechnung ein.

Situation 3: Das Hamburger E-Commerce-Unternehmen, das eine bestehende EOR-Situation regularisiert

Ein Hamburger Online-Händler hatte vor 18 Monaten einen EOR für seine zwei ersten spanischen Mitarbeiter genutzt. Es will jetzt eine eigene Tochtergesellschaft gründen und die Mitarbeiter übertragen. Herausforderung: Der EOR-Vertrag sieht Vertragsstrafen bei vorzeitiger Kündigung vor, und ein Mitarbeiter hat 2 Jahre Betriebszugehörigkeit beim EOR. BMC verhandelt die Kündigungsbedingungen mit dem EOR-Anbieter, koordiniert die Vertragsübertragung auf die neue spanische SL gemäß Artikel 44 ET (Wahrung erworbener Rechte), und richtet die neue Gehaltsabrechnungsstruktur ein. Ergebnis: Effektiver Übertrag in 6 Wochen, Einsparung des EOR-Aufpreises von 15.000 Euro pro Jahr.

Situation 4: Der Düsseldorfer Konzern, der einen Geschäftsführer nach Spanien entsendet

Eine Düsseldorfer Unternehmensgruppe entsendet ihren Deutschland-Chef nach Spanien um die iberischen Operationen zu leiten. Gehalt: 140.000 Euro brutto. Schlüsselfrage: Beckham-Gesetz-Berechtigung. BMC analysiert die Berechtigungsbedingungen (keine spanische Steueransässigkeit in den letzten 5 Jahren, spanischer Arbeitsvertrag, Antrag innerhalb von 6 Monaten nach Registrierung als Einwohner), stellt den Modelo 149 fristgerecht, und koordiniert mit dem deutschen Steuerberater für die Meldepflichten in beiden Ländern. Auswirkung: IRPF-Satz von 24 % statt eines progressiven Tarifs der bis zu 45 % erreichen kann — jährliche Steuerersparnis von etwa 29.000 Euro.

Anwendbarer Rechtsrahmen

Real Decreto Legislativo 2/2015 — Estatuto de los Trabajadores (ET): Das spanische Arbeitsgesetzbuch. Definiert Vertragsarten, Probezeiten, Kündigungsregeln (disziplinarisch, objektiv, kollektiv), Mindestarbeitsbedingungen und grundlegende Arbeitnehmerrechte. Jede Vertragsklausel, die für den Arbeitnehmer ungünstiger als der ET ist, ist von Rechts wegen nichtig.

Real Decreto-ley 32/2021 — Arbeitsmarktreform: Hat den Vertrag por obra y servicio abgeschafft, die Dauer befristeter Verträge auf 90 Tage pro Jahr für Produktionsspitzen begrenzt (6 Monate maximal, oder 1 Jahr wenn der Tarifvertrag dies vorsieht), und die Vermutung des unbefristeten Vertrags gestärkt. Jede strukturelle Einstellung muss nun mit unbefristetem Vertrag (indefinido) erfolgen.

Real Decreto 900/2023 — Sistema RED: Regelt das elektronische System für die monatliche Meldung der Sozialversicherungsbeiträge. Alle Unternehmen, die Mitarbeiter in Spanien beschäftigen, müssen monatlich über dieses System melden. Nichteinhaltung der Fristen führt zu automatischen Aufschlägen.

Convenios Colectivos: Auf nationaler oder Provinzebene ausgehandelte Branchentarifverträge setzen die Mindestbedingungen nach Sektor (bestimmt durch den CNAE-Code der Haupttätigkeit) fest. Sie gelten für den Arbeitgeber unabhängig von seiner Nationalität oder seinem Satzungssitz.

DE-ES Doppelbesteuerungsabkommen: Das Abkommen zwischen Deutschland und Spanien zur Vermeidung der Doppelbesteuerung (in Kraft seit 2013) regelt die Zuweisung von Besteuerungsrechten auf Dividenden, Zinsen, Lizenzgebühren und Kapitalgewinne. Für die Planung der spanischen Beschäftigungsstruktur ist es relevant wenn Intercompany-Zahlungen zwischen deutscher Muttergesellschaft und spanischer Tochtergesellschaft geplant sind.

Warum BMC und kein generalistischer EOR-Anbieter?

Ein EOR-Anbieter löst das unmittelbare Problem der Gehaltsabrechnung. Er löst nicht das strategische Problem: Ist der EOR die richtige Lösung für Ihre Situation? Welcher Anbieter unter den dutzenden verfügbaren ist geeignet? Wie strukturiert man den Handelsvertrag um das geistige Eigentum zu schützen? Wie verwaltet man den Übergang zur Tochtergesellschaft wenn Ihre Präsenz in Spanien wächst?

BMC ist kein EOR. Wir sind eine auf spanisches Wirtschaftsrecht, internationale Steuerberatung und Arbeitsrecht spezialisierte Kanzlei. Wir beraten zunächst die optimale Struktur, dann führen wir sie aus — ob EOR, SL oder eine Kombination aus beiden. Für deutsche Mittelständler, die ernsthaft in Spanien expandieren wollen, vermeidet dieser strukturelle Ansatz von Anfang an kostspielige Korrekturen sechs oder zwölf Monate später.

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf für eine unverbindliche Bewertung Ihres Einstellungsvorhabens in Spanien.