Recruter en Espagne sans filiale — ce que les entreprises françaises et belges doivent vraiment savoir sur l'EOR

L’EOR en Espagne : une solution réelle mais limitée

L’Employer of Record (EOR) s’est imposé comme un outil courant dans l’expansion internationale des entreprises européennes depuis 2020. Son attrait est évident : il permet de recruter légalement dans un pays étranger sans délais d’immatriculation, sans frais de constitution d’entité, et avec une conformité juridique théoriquement garantie par le prestataire. Pour une PME lyonnaise, bruxelloise ou gantoise qui veut tester le marché espagnol avec un premier commercial, l’EOR résout un problème réel.

Mais ce que les prestataires EOR mettent rarement en avant — et que ce guide cherche à clarifier — c’est la réalité de leurs coûts cumulés, les risques juridiques spécifiques à l’Espagne, et les situations dans lesquelles une filiale espagnole est structurellement plus adaptée dès le premier salarié.

L’objectif de BMC n’est pas de vendre un produit en particulier. Nous conseillons la structure optimale pour votre situation, qu’il s’agisse d’un EOR, d’une filiale, d’une succursale, ou d’un contrat avec des prestataires indépendants autónomos. Ce qui suit vous donne les bases factuelles pour prendre cette décision.

Les trois structures disponibles pour embaucher en Espagne

Option 1 : L’Employer of Record (EOR)

Comment ça fonctionne : Un prestataire EOR établi en Espagne (comme Deel, Remote, Papaya Global, ou des acteurs locaux espagnols) est l’employeur légal de votre salarié. Il gère le contrat de travail, la paie, les cotisations sociales et la conformité fiscale. Vous dirigez le travail du salarié et lui fournissez ses objectifs, ses outils et ses ressources.

Avantages :

• Mise en place en 3 à 10 jours ouvrés
• Aucune entité juridique à créer en Espagne
• Conformité avec le droit du travail espagnol garantie par le prestataire
• Flexibilité de résiliation (selon les termes de l’accord commercial)

Inconvénients :

• Coût additionnel de 15 à 25 % du coût total d’emploi, payé indéfiniment
• Relation tripartite : votre contrôle managérial direct est limité par le cadre légal
• Risques sur la propriété intellectuelle si les contrats ne sont pas correctement rédigés
• Le salarié est légalement employé par l’EOR, pas par votre groupe — ce qui peut affecter son identification à votre marque et sa loyauté à long terme
• Risque résiduel d’établissement stable si les fonctions du salarié en Espagne sont caractéristiques d’un ES

Pour qui : 1 à 2 salariés, horizon 6 à 12 mois, marché espagnol en phase de test.

Option 2 : La filiale espagnole (Sociedad Limitada — SL)

Comment ça fonctionne : Vous constituez une société espagnole à responsabilité limitée (SL, équivalent de la SARL française ou de la SPRL belge) dont votre société mère est l’associée unique ou principale. La SL est l’employeur espagnol — elle signe les contrats, verse les salaires et assume toutes les obligations sociales et fiscales.

Avantages :

• Vous êtes l’employeur — contrôle total sur les décisions RH
• Pas de surcoût EOR (15 à 25 %) sur la durée
• Pleine propriété intellectuelle sur le travail produit par vos salariés espagnols
• Crédibilité commerciale accrue auprès des clients et partenaires espagnols
• Base pour des recrutements ultérieurs sans changement de structure

Inconvénients :

• Délai de constitution de 3 à 5 semaines
• Coût initial : 3 000 à 5 000 euros (frais notariaux, enregistrement, conseil)
• Obligations administratives continues : comptabilité locale, déclarations fiscales, Registro Mercantil
• Capital social minimum : 1 euro (réforme 2023), mais en pratique un capital de 3 000 euros est recommandé pour la crédibilité bancaire [VÉRIFIER : confirmer seuil de capital minimum post-réforme 2023]

Pour qui : 3 salariés ou plus, présence durable, activité commerciale structurée en Espagne.

Option 3 : La succursale espagnole

La succursale (sucursal) est une extension de votre société mère sans personnalité juridique distincte. Elle est plus rapide à mettre en place qu’une filiale et peut être adaptée pour des activités purement commerciales de représentation. Mais elle expose directement la maison mère aux obligations et risques espagnols, et crée presque systématiquement un établissement stable pour les besoins de l’impôt sur les sociétés espagnol. Pour l’emploi de salariés en Espagne avec une structure durable, la SL est presque toujours préférable.

La réalité des coûts d’emploi en Espagne

Le calcul que les entreprises françaises font mal

Prenons un exemple concret : un commercial espagnol recruté avec un salaire brut de 35 000 euros par an (soit 2 500 euros brut par mois en 14 mensualités selon la convention collective standard du secteur commercial).

Sur 24 mois, le surcoût EOR pour ce seul salarié est d’environ 18 200 euros — soit largement plus que le coût de constitution d’une filiale SL complète. Pour deux salariés sur 24 mois, le calcul est encore plus éloquent : environ 36 000 euros de surcoût EOR, contre 3 000 à 5 000 euros de constitution de filiale plus les frais de gestion courante.

Les 14 mensualités : la surprise numéro un

La grande majorité des conventions collectives espagnoles prévoient deux primes obligatoires par an — en juin (prima de verano) et en décembre (prima de Navidad) — équivalentes à un mois de salaire brut chacune, soit 14 mensualités au total. Ces primes ne sont pas discrétionnaires : elles sont imposées par la convention collective et constituent un élément de salaire ordinaire, pas un bonus variable.

Pour une entreprise française habituée à 12 mensualités ou à un 13ème mois négocié, la découverte de cette obligation en milieu d’année, lors du versement de la prime de juin, est souvent une mauvaise surprise budgétaire. Intégrez les 14 mensualités dans votre business plan dès le premier jour.

Les cotisations sociales : la décomposition détaillée

Les cotisations patronales à la Sécurité sociale espagnole représentent environ 30 à 31 % du salaire brut et se décomposent comme suit :

À ces charges patronales s’ajoutent les retenues IRPF sur le salaire du salarié — calculées par l’employeur, retenues sur le salaire net, et versées à l’AEAT chaque mois. Ce n’est pas un coût pour l’employeur, mais c’est une obligation déclarative mensuelle qui doit être gérée via les formulaires 111 (mensuel) et 190 (annuel).

Le droit du travail espagnol : ce que les employeurs français doivent absolument savoir

L’Estatuto de los Trabajadores : la base légale

Le code du travail espagnol est régi par le Real Decreto Legislativo 2/2015, qui consolide l’Estatuto de los Trabajadores (ET). Cet texte définit les droits fondamentaux des salariés, les types de contrats, les règles de licenciement et les conditions minimales de travail. Il s’applique à tout employeur en Espagne, indépendamment de la nationalité de l’entreprise.

Les planchers posés par l’ET ne peuvent pas être contractuellement infériorisés, quoi que stipule le contrat de travail individuel. Si un contrat prévoit moins de 30 jours de congés payés annuels (contre le minimum légal de 30 jours calendaires), la disposition contractuelle est nulle et non avenue — c’est le minimum légal qui s’applique.

La réforme du travail de 2022 : fin des CDD par défaut

La réforme du marché du travail de 2022 (Real Decreto-ley 32/2021) a substantiellement durci les conditions d’utilisation des contrats à durée déterminée. Avant la réforme, le contrat por obra y servicio (pour une mission ou un projet défini) permettait de maintenir un salarié en CDD pendant toute la durée d’un projet, parfois plusieurs années. Ce mécanisme est supprimé.

Depuis janvier 2022 :

• Le contrat à durée indéterminée (indefinido) est le contrat de droit commun
• Les CDD (temporales) sont limités à deux situations : pic de production (hasta 90 días por año por empleado) et remplacement d’un salarié absent
• Les CDD conclus en dehors de ces cas sont présumés être des CDI — avec les indemnités de licenciement afférentes

Pour les entreprises françaises habituées à utiliser des CDD comme période probatoire prolongée ou pour des missions de projet, ce changement est fondamental. La période d’essai (periodo de prueba) reste le seul mécanisme légal de rupture sans indemnité en début de contrat — elle est de 6 mois maximum pour les techniciens et diplômés, 2 mois pour les autres catégories selon les conventions.

Les conventions collectives : la couche qui s’impose par-dessus l’ET

L’ET fixe des planchers. Les conventions collectives (convenios colectivos) les complètent et les dépassent souvent substantiellement. La convention applicable à votre filiale espagnole est déterminée par son code CNAE (code d’activité économique), qui doit être choisi avec soin lors de la constitution de la SL — et non arbitrairement.

Pour une entreprise de conseil en technologie, c’est le Convenio Colectivo del sector de consultoras de tecnologías de la información. Pour une entreprise de distribution alimentaire, c’est le Convenio de comercio minorista de alimentación. Pour une agence de communication, c’est le Convenio de agencias de publicidad. Chaque convention fixe ses propres grilles salariales par catégorie professionnelle, ses propres délais de préavis, ses propres dispositions sur le temps de travail et ses propres conditions sur les primes et avantages.

Une entreprise française qui recrute un salarié espagnol sans identifier la convention applicable s’expose à payer en dessous du minimum sectoriel — une pratique constitutive d’infraction au droit du travail, exposant à des redressements rétroactifs lors d’une inspection de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Les licenciements : le coût de la rupture

Le droit du travail espagnol distingue quatre types de rupture du contrat de travail :

1. Licenciement disciplinaire (despido disciplinario) : Pour faute grave du salarié. Si la faute est suffisamment caractérisée et la procédure respectée, il est sans indemnité. Mais la barre est haute — les tribunaux du travail espagnols sont réputés pour protéger les salariés, et un licenciement disciplinaire insuffisamment documenté sera requalifié en licenciement improcedente.

2. Licenciement objectif (despido objetivo) : Pour motifs économiques, techniques, organisationnels ou de production (ETOP). Indemnité : 20 jours de salaire brut par année d’ancienneté, plafonnée à 12 mensualités. Préavis : 15 jours. Ce licenciement nécessite une documentation rigoureuse des causes — une simple baisse de chiffre d’affaires ne suffit pas.

3. Licenciement improcedente : Tout licenciement dont le motif n’est pas suffisamment établi ou dont la procédure est viciée. Indemnité : 33 jours de salaire brut par année d’ancienneté, plafonnée à 24 mensualités. C’est le scénario le plus coûteux et malheureusement fréquent pour les entreprises étrangères qui méconnaissent la procédure.

4. Licenciement nul : Licenciement discriminatoire ou violant des droits fondamentaux (maternité, maladie, activité syndicale). Le salarié est réintégré avec paiement des salaires non versés depuis la rupture.

La leçon pratique : anticiper le coût de rupture dès le recrutement. Pour un salarié avec 3 ans d’ancienneté, le licenciement improcedente coûte 99 jours de salaire brut — à intégrer dans le budget de risque RH dès le départ.

Quatre situations types que BMC accompagne

Situation 1 : La startup SaaS parisienne qui ouvre le marché ibérique

Une startup parisienne de 20 salariés en France veut recruter un Country Manager en Espagne pour ouvrir le marché. Budget : 60 000 euros brut annuels. Horizon incertain — tout dépendra des résultats des 12 premiers mois. Recommandation BMC : EOR dans un premier temps. L’incertitude sur la pérennité de la présence espagnole et l’horizon de 12 mois justifient de reporter la décision de constitution de filiale. BMC sélectionne un prestataire EOR adapté, structure l’accord commercial pour sécuriser la propriété intellectuelle, et prévoit une clause de transition vers une filiale SL si les objectifs commerciaux sont atteints en fin d’année.

Situation 2 : Le groupe industriel lyonnais qui ouvre un centre de service à Madrid

Un fabricant lyonnais de composants automobiles décide de créer un centre de service clients et de support technique à Madrid pour couvrir ses clients ibériques. Recrutement prévu : 3 salariés dans l’immédiat, 7 à horizon 18 mois. Recommandation BMC : filiale SL dès le départ. Le volume de recrutement prévu rend la filiale plus économique que l’EOR dès le 9ème mois. BMC constitue la filiale en 4 semaines, identifie la convention collective applicable (secteur du commerce de pièces et accessoires automobiles ou services techniques selon l’activité principale), rédige les contrats types, et met en place la gestion de paie mensuelle.

Situation 3 : L’entreprise belge de distribution qui régularise une situation EOR existante

Une société de distribution gantoise avait eu recours à un EOR pour ses deux premiers salariés espagnols il y a 18 mois. Elle veut maintenant constituer sa propre filiale et transférer les salariés. Défi : le contrat EOR prévoit des pénalités de résiliation anticipée, et l’un des salariés a 2 ans d’ancienneté chez l’EOR. BMC négocie les conditions de résiliation avec le prestataire EOR, coordonne le transfert des contrats de travail vers la nouvelle SL espagnole en application de l’article 44 de l’ET (maintien des droits acquis), et met en place la nouvelle structure de paie. Résultat : transfert effectif en 6 semaines, économie de surcoût EOR de 15 000 euros par an.

Situation 4 : La PME bruxelloise qui transfère un directeur en Espagne sous Ley Beckham

Une société de conseil bruxelloise transfère son associé principal en Espagne pour diriger les opérations ibériques de son groupe. Salaire : 120 000 euros brut. Enjeu clé : éligibilité au régime Beckham. BMC analyse les conditions d’éligibilité (absence de résidence fiscale espagnole au cours des 5 dernières années, contrat de travail espagnol, demande dans les 6 mois suivant l’enregistrement comme résident), dépose le Modelo 149 dans les délais, et coordonne avec le cabinet comptable belge pour les obligations déclaratives dans les deux pays. Impact : taux IRPF de 24 % au lieu d’un taux progressif atteignant 45 % — économie annuelle d’environ 25 000 euros d’impôt sur le revenu.

Cadre réglementaire applicable

Real Decreto Legislativo 2/2015 — Estatuto de los Trabajadores (ET) : Le code du travail espagnol. Définit les types de contrats, les périodes d’essai, les règles de licenciement (disciplinaire, objectif, collectif), les conditions minimales de travail et les droits fondamentaux des salariés. Toute disposition contractuelle moins favorable au salarié que l’ET est nulle de plein droit.

Real Decreto-ley 32/2021 — Réforme du marché du travail : A supprimé le contrat por obra y servicio, limité la durée des contrats temporaires à 90 jours par an pour les pics de production (6 mois maximum, ou 1 an si la convention collective le prévoit), et renforcé la présomption de contrat à durée indéterminée. Toute embauche structurelle doit désormais être en CDI (indefinido).

Real Decreto 1155/2024 — Réforme du Règlement de l’Immigration : Non directement applicable à l’EOR en lui-même, mais pertinent pour les entreprises qui envisagent de recruter des ressortissants de pays tiers en Espagne — les nouvelles modalités de permis de travail impactent les délais d’embauche pour des profils non-UE.

Convenios Colectivos : Les conventions collectives sectorielles, négociées au niveau national ou provincial, fixent les conditions minimales applicables par secteur selon le code CNAE de l’activité principale de l’entreprise. Elles s’imposent à l’employeur indépendamment de sa nationalité ou de son siège social.

Ley 2/2023 — Canal de denuncias : Impose aux entreprises de plus de 50 salariés la mise en place d’un canal interne de signalement confidentiel. Délai d’application : 1er décembre 2023 pour les entreprises de plus de 249 salariés ; 1er juin 2024 pour les entreprises entre 50 et 249 salariés.

Pourquoi BMC plutôt qu’un EOR généraliste ?

Un prestataire EOR résout le problème de la mise en paie. Il ne résout pas le problème stratégique : est-ce que l’EOR est la bonne solution pour votre situation ? Quel est le bon prestataire parmi les dizaines disponibles sur le marché ? Comment structurer l’accord commercial pour protéger votre propriété intellectuelle ? Comment gérer le transfert vers une filiale si votre présence en Espagne se développe ?

BMC n’est pas un EOR. Nous sommes un cabinet de conseil et d’avocats spécialisé en droit espagnol des affaires, fiscalité internationale et droit du travail. Nous conseillons d’abord la structure optimale, puis nous l’exécutons — qu’il s’agisse d’un EOR, d’une SL, ou d’une combinaison des deux. Pour les entreprises françaises et belges qui sérieux dans leur développement en Espagne, cette approche structurelle dès le départ évite des remises en question coûteuses six ou douze mois plus tard.

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