Vergütungsregister: Verpflichtend für alle Unternehmen ohne Größenschwelle

Das Vergütungsregister (Registro Retributivo) ist seit Inkrafttreten des Real Decreto 902/2020, vom 13. Oktober, über die Vergütungsgleichheit zwischen Frauen und Männern für alle Unternehmen in Spanien ohne jegliche Beschäftigtenschwelle verpflichtend. Anders als der Gleichstellungsplan (der nur Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten betrifft) ist das Vergütungsregister eine universelle Pflicht: es müssen es vom Kleinstunternehmen mit zwei Beschäftigten bis zum Großunternehmen führen, einschließlich Selbständige mit Arbeitnehmern, Stiftungen, Verbände und jede Einrichtung mit Arbeitsverhältnissen. Das Register enthält die Durchschnitts- und Medianwerte der Gehälter, Zulagen und außertariflichen Leistungen aufgeschlüsselt nach Geschlecht und klassifiziert nach Berufsgruppe, -klasse und -stelle damit festgestellt werden kann ob im Unternehmen eine geschlechtsspezifische Gehaltslücke besteht.

Diese Dienstleistung ist Teil unserer Rechtsberatungspraxis.

Das RD 902/2020: Vergütungsgleichheit ohne Größenausnahme

Das Real Decreto 902/2020 entwickelt den Grundsatz der gleichen Vergütung für gleichwertige Arbeit aus Art. 28 des Estatuto de los Trabajadores (ET — spanisches Arbeitnehmerstatut). Dieser Grundsatz bestand zwar bereits seit dem Ley Orgánica 3/2007 über Gleichstellung im spanischen Recht, aber die frühere Regelung legte keine konkreten Mechanismen zu seiner Umsetzung fest. Das RD 902/2020 führte drei komplementäre Instrumente ein:

1. Das Vergütungsregister (Art. 5): für ALLE Unternehmen verpflichtend
2. Die Vergütungsprüfung (Art. 8): verpflichtend für Unternehmen mit Gleichstellungsplan (mehr als 50 Beschäftigte)
3. Das Stellenbewertungssystem (Art. 10-12): Instrument zur Bestimmung welche Tätigkeiten „gleichwertig” sind unabhängig von der Bezeichnung der Stelle

Alle drei Instrumente sind miteinander verbunden: das Register ist die statistische Basis, die Stellenbewertung ist das analytische System und die Prüfung ist der Diagnose- und Korrekturprozess der beides kombiniert.

Welche Bestandteile erfasst das Vergütungsregister

Das Register muss so strukturiert sein dass ein wirksamer Vergleich zwischen der Vergütung von Männern und Frauen möglich ist. Für jede Berufsgruppe, -klasse oder -stelle die im anwendbaren Tarifvertrag oder im unternehmenseigenen Klassifizierungssystem anerkannt ist muss das Register enthalten:

Bestandteil 1: Grundgehalt

• Durchschnittswert (arithmetisches Mittel) für Männer und für Frauen in dieser Kategorie
• Medianwert für Männer und für Frauen in dieser Kategorie
• Prozentualer Unterschied (Lücke) zwischen dem männlichen und dem weiblichen Durchschnitt

Bestandteil 2: Gehaltszulagen Für JEDE im Unternehmen bestehende Zulage (Betriebszugehörigkeitszulage, Gefahrenzulage, Schichtzulage, persönliche Zulage, Leistungszulage, Bonus usw.):

• Durchschnitt für Männer und Frauen
• Median für Männer und Frauen
• Prozentualer Unterschied bei jeder Zulage

Bestandteil 3: Außertarifliche Leistungen Reisekosten, Fahrtgeld, Arbeitskleidungszulage, Krankenversicherung als Arbeitgeberleistung, Essensgutscheine und alle Leistungen die nicht im strengen Sinne Gehalt sind: Durchschnitt und Median nach Geschlecht und Kategorie.

Bestandteil 4: Gesamtvergütung Summe aller vorgenannten Bestandteile mit Durchschnitt, Median und Gesamtlücke pro Kategorie und für das Unternehmen insgesamt.

Wie die geschlechtsspezifische Gehaltslücke berechnet wird

Die geschlechtsspezifische Gehaltslücke im Kontext des RD 902/2020 ist nicht die allgemeine Lücke die das INE (Instituto Nacional de Estadística) veröffentlicht (die alle Männer mit allen Frauen in der Wirtschaft vergleicht): es ist die nach Berufsgruppe angepasste Lücke, die Männer und Frauen in gleichwertigen Stellen innerhalb desselben Unternehmens vergleicht.

Formel der Lücke nach Kategorie:

Lücke (%) = ((Durchschnittsvergütung Männer – Durchschnittsvergütung Frauen) / Durchschnittsvergütung Männer) × 100

Wenn die Lücke 25 % im Unternehmen insgesamt oder ungerechtfertigte Unterschiede in einer Kategorie überschreitet kann die Arbeitsinspektion das Unternehmen auffordern die Unterschiede zu rechtfertigen oder Korrekturmaßnahmen zu ergreifen.

Unterschied zwischen Vergütungsregister und Vergütungsprüfung

Eine der häufigsten Verwechslungen in der Unternehmenspraxis ist die Gleichsetzung von Vergütungsregister und Vergütungsprüfung:

Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten müssen BEIDE Pflichten erfüllen. Unternehmen mit weniger als 50 Beschäftigten sind nur zum Vergütungsregister verpflichtet.

Recht auf Einsichtnahme der gesetzlichen Arbeitnehmervertretung

Art. 5.4 des RD 902/2020 legt fest dass Beschäftigte das Recht auf Einsichtnahme in das Vergütungsregister über ihre gesetzliche Vertretung haben. Der Zugang der RLT ist umfassend: sie können die Durchschnitts-, Median- und Lückenwerte aller Kategorien einsehen.

Wenn keine gesetzliche Arbeitnehmervertretung im Unternehmen existiert ist der Zugang direkt für jeden Beschäftigten möglich, aber eingeschränkter: sie können nur die prozentualen Unterschiede zwischen dem Durchschnitt der Männer und dem der Frauen einsehen, ohne die absoluten Vergütungswerte (um zu vermeiden dass in sehr kleinen Unternehmen die Daten die individuelle Vergütung einer bestimmten Person identifizieren lassen).

Datenschutz im Register: Das Register darf keine individualisierten personenbezogenen Daten enthalten. In Unternehmen mit weniger als 5 Personen in einer bestimmten Kategorie müssen Kategorien zusammengefasst oder Daten gerundet werden um zu verhindern dass die Vergütung einer bestimmten Person identifiziert werden kann, gemäß DSGVO und LOPDGDD.

Die Richtlinie zur Gehaltstransparenz 2023/970: der Horizont 2026

Die Richtlinie 2023/970/EU des Europäischen Parlaments und des Rates, vom 10. Mai 2023, zur Stärkung der Anwendung des Grundsatzes des gleichen Entgelts für Männer und Frauen bei gleicher oder gleichwertiger Arbeit durch Entgelttransparenz und Durchsetzungsmechanismen muss vor dem 7. Juni 2026 in spanisches Recht umgesetzt werden.

Die wichtigsten Neuerungen die Unternehmen antizipieren müssen:

1. Vorvertragliche Gehaltsinformation: Unternehmen müssen Bewerbern im Stellenangebot oder vor dem Vorstellungsgespräch das Gehaltsband oder das vorgesehene Anfangsgehalt der Stelle mitteilen.

2. Recht auf vergleichende Information der Beschäftigten: Jeder Beschäftigte kann direkt (ohne Umweg über die gesetzliche Vertretung) Informationen über das Durchschnittsvergütungsniveau seiner Berufsgruppe nach Geschlecht aufgeschlüsselt anfordern.

3. Regelmäßige Berichte über die Gehaltslücke: Unternehmen von 100 bis 149 Beschäftigten: Bericht alle 3 Jahre; Unternehmen von 150 bis 249 Beschäftigten: Bericht alle 3 Jahre; Unternehmen mit 250 oder mehr Beschäftigten: jährlicher Bericht.

4. Pflicht zur gemeinsamen Vergütungsprüfung: Wenn der Lückenbericht eine Differenz von mehr als 5 % in einer Kategorie aufzeigt die nicht durch objektive geschlechtsfremde Faktoren erklärt werden kann, ist das Unternehmen verpflichtet innerhalb von maximal 6 Monaten eine gemeinsame Vergütungsprüfung mit der Arbeitnehmervertretung durchzuführen.

Unternehmen die ihr Vergütungsregister gemäß RD 902/2020 aktuell halten haben einen Vorteil: ihre Daten und Prozesse sind die Basis auf der die Umsetzung der Richtlinie aufgebaut wird.

Häufige Fehler bei der Erstellung des Vergütungsregisters

1. Nur das Grundgehalt erfassen und die Zulagen vergessen. Das RD 902/2020 verlangt dass das Register die gesamte Vergütung enthält: Grundgehalt, alle Gehaltszulagen (Nachtarbeit, Gefahren, Betriebszugehörigkeit, Leistung), Überstunden und außertarifliche Leistungen (Reisekosten, Fahrtgeld, Versicherungen). Ein Register das nur das Grundgehalt erfasst ist formal unvollständig und taugt nicht als Nachweis der Vergütungsgleichheit.

2. Beschäftigte nicht in homogene Gruppen klassifizieren. Der Vergütungsvergleich zwischen Männern und Frauen muss innerhalb von Gruppen gleichwertiger Tätigkeiten erfolgen: gleiche Stelle, gleiche Berufsgruppe oder verschiedene Tätigkeiten mit gleicher Bewertung gemäß dem Klassifizierungssystem des Tarifvertrags. Wenn die Gruppen nicht korrekt definiert sind ist die Lückenanalyse nicht aussagekräftig.

3. Die Begründung der festgestellten Unterschiede nicht dokumentieren. Wenn das Register einen Vergütungsunterschied zwischen Männern und Frauen in einer gleichen Gruppe identifiziert muss das Unternehmen diesen Unterschied mit objektiven geschlechtsfremden Faktoren rechtfertigen können: Betriebszugehörigkeit, Leistung, spezifische Qualifikation. Ohne Begründungsdokumentation kann jeder festgestellte Unterschied als Diskriminierungsnachweis in einem Inspektions- oder Gerichtsverfahren verwendet werden.

4. Das Register bei Veränderungen in der Belegschaft oder im Tarifvertrag nicht aktualisieren. Das Register muss die aktuelle Vergütungssituation widerspiegeln. Ein vor zwei Jahren erstelltes und bei Belegschaftsveränderungen, Tarifanpassungen oder Kategorienumklassifizierungen nicht aktualisiertes Register erfüllt die Mindestaktualisierungspflicht des RD 902/2020 nicht.

Quellen und Rechtsrahmen

• BOE — RD 902/2020 de igualdad retributiva entre mujeres y hombres
• BOE — RD 901/2020 por el que se regulan los planes de igualdad
• BOE — Estatuto de los Trabajadores, art. 28
• EUR-Lex — Directiva 2023/970/UE sobre transparencia retributiva
• ITSS — Inspección de Trabajo y Seguridad Social