Obligatorische Arbeitszeiterfassung: Einführung, Aufbewahrung und Verteidigung bei Inspektionen
Einführung des obligatorischen Arbeitszeiterfassungssystems seit dem RDL 8/2019: Beginn und Ende der Arbeitszeit, Aufbewahrung 4 Jahre, Zugang für die Arbeitsinspektion und Bußgelder von 751 bis 7.500 € pro Arbeitnehmer.
Betrifft das Ihr Unternehmen?
Würde Ihr Arbeitszeiterfassungssystem die genaue Anfangs- und Endzeit jedes Arbeitnehmers gegenüber der Arbeitsinspektion nachweisen?
Bewahren Sie die Arbeitszeitaufzeichnungen aller Arbeitnehmer der letzten vier Jahre auf?
Funktioniert das System gleichermaßen für Präsenz- und Fernarbeitnehmer?
Wissen Sie, was zu tun ist, wenn die Arbeitsinspektion morgen die Arbeitszeitaufzeichnungen anfordert?
0 von 4 Fragen beantwortet
Unser Prozess zur Einführung eines rechtssicheren Zeitregistrierungssystems
Prüfung des aktuellen Systems
Wir prüfen das bestehende Erfassungssystem (sofern vorhanden), die Aufbewahrungs- und Zugangsverfahren sowie die Einhaltung der Richtlinie 2003/88/EG und des RDL 8/2019. Wir identifizieren die Lücken und klassifizieren sie nach Bußgeldrisiko.
Gestaltung des Erfassungssystems
Wir gestalten das an das Unternehmen angepasste Erfassungsverfahren: System (digital, Papier, biometrisch), Erfassungsrichtlinie für Präsenz- und Fernarbeitnehmer, Verwaltung von Vorfällen und Verfahren zur Korrektur fehlerhafter Erfassungen.
Einführung und Schulung
Wir koordinieren die Systemeinführung, schulen HR und Führungskräfte über ihre Pflichten und den Umgang mit dem System und erstellen die Kommunikation an die gesamte Belegschaft über das neue Verfahren.
Vorbereitung für Inspektionen
Wir bereiten die Unterstützungsdokumentation für eine Inspektionsmaßnahme vor: Aufbewahrungs- und Zugangsverfahren, Bericht über behobene Lücken und Protokoll für die Reaktion auf Inspektionsbesuche.
Die Herausforderung
Das Real Decreto-ley 8/2019 verpflichtet alle Unternehmen ohne Ausnahme nach Größe oder Branche, die tägliche Arbeitszeit jedes Arbeitnehmers mit exakten Beginn- und Endzeiten zu erfassen. Die Aufzeichnungen müssen vier Jahre lang aufbewahrt und jederzeit für die Arbeitsinspektion (Inspección de Trabajo) zugänglich sein. Das Fehlen einer Erfassung oder ein mangelhaftes System, das die Datenzuverlässigkeit nicht nachweisen kann, ist eine schwere Ordnungswidrigkeit mit Bußgeldern zwischen 751 und 7.500 Euro pro betroffenem Arbeitnehmer und kann zusätzlich zu rückwirkenden Überstundenansprüchen führen.
Unsere Lösung
Wir prüfen das bestehende Arbeitszeiterfassungssystem, identifizieren die Compliance-Lücken und gestalten das an das jeweilige Unternehmen angepasste Verfahren: Erfassungssystem, Erfassungsrichtlinie, Aufbewahrungs- und Zugangsverfahren sowie Protokoll für die Reaktion auf Inspektionsmaßnahmen.
Das Real Decreto-ley 8/2019 vom 8. März über dringende Maßnahmen zum sozialen Schutz und zur Bekämpfung prekärer Arbeit hat die Pflicht zur täglichen Arbeitszeiterfassung für alle spanischen Unternehmen eingeführt. Seit dem 12. Mai 2019 müssen alle Unternehmen — ohne Mindestmitarbeiterzahl oder Branchenausnahme — die genaue Anfangs- und Endzeit der Arbeitszeit jedes Arbeitnehmers erfassen, diese Aufzeichnungen vier Jahre lang aufbewahren und sie der Arbeitsinspektion, den Arbeitnehmern und ihren Vertretern zur Verfügung halten. Der Verstoß ist als schwere Ordnungswidrigkeit im LISOS (Gesetz über Verstöße und Sanktionen in der sozialen Ordnung) eingestuft, mit Bußgeldern zwischen 751 und 7.500 Euro pro betroffenem Arbeitnehmer. Die Richtlinie 2003/88/EG des Europäischen Parlaments und des Rates über die Arbeitszeitgestaltung sowie das EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019 (C-55/18) begründen diese Pflicht als notwendige Voraussetzung für das effektive Recht auf Begrenzung der Höchstarbeitszeit.
Diese Dienstleistung ist Teil unserer Rechtsberatungspraxis.
Warum das RDL 8/2019 die Erfassungspflicht grundlegend verändert hat
Vor dem RDL 8/2019 unterlagen nur Teilzeitbeschäftigte einer Arbeitszeiterfassungspflicht. Der Gesetzgeber weitete die Pflicht auf alle abhängig Beschäftigten aus, nachdem der EuGH im Mai 2019 entschied, dass ohne ein objektives, zuverlässiges und zugängliches Arbeitszeiterfassungssystem unmöglich zu überprüfen ist, ob die Rechte der Arbeitnehmer auf Begrenzung der Höchstarbeitszeit und auf Ruhezeiten gewahrt werden.
Was die Arbeitsinspektion bei einer Prüfung der Aufzeichnungen verlangt
Bei einer Inspektionsmaßnahme kann der Inspektor verlangen: Arbeitszeitaufzeichnungen der letzten vier Jahre für alle Beschäftigten, Nachweis dass die Aufzeichnungen nicht rückwirkend ohne Nachverfolgbarkeit manipuliert werden können, Bestätigung des Arbeitnehmerzugangs zu den eigenen Aufzeichnungen, Zugang für Arbeitnehmervertreter sowie das Fehlerkorrekturverfahren mit Protokoll der vorgenommenen Korrekturen.
Arbeitszeiterfassung und Überstunden
Die gefährlichste Folge eines mangelhaften Arbeitszeiterfassungssystems ist nicht das Verwaltungsbußgeld: Es ist die Umkehrung der Beweislast bei Überstundenansprüchen. Spanische Gerichte haben systematisch anerkannt, dass Arbeitnehmer bei fehlenden Arbeitszeitaufzeichnungen Überstunden mit jedem Beweismittel nachweisen können und das Unternehmen dies nicht wirksam widerlegen kann.
Compliant implementiertes Arbeitszeiterfassungssystem mit 4-jähriger Aufbewahrungsinfrastruktur
Die Arbeitsinspektion besuchte uns und forderte die Arbeitszeitaufzeichnungen der letzten drei Jahre an. Dank der Unterstützung von BMC bei der korrekten Systemeinführung konnten wir die gesamte Dokumentation ohne Beanstandungen vorlegen. Ohne diese Vorbereitung wäre es eine sehr schwierige Situation gewesen.
Erfahrenes Team mit lokaler Expertise und internationaler Reichweite
Unser Leistungsumfang bei der Arbeitszeiterfassung und Zeitregistrierung
Prüfung des aktuellen Erfassungssystems
Überprüfung des bestehenden Systems gegenüber den Anforderungen des RDL 8/2019 und der Richtlinie 2003/88/EG: Zuverlässigkeit, Datenintegrität, Zugänglichkeit für Arbeitnehmer und Vertreter sowie Aufbewahrungsverfahren.
Gestaltung und Einführung des Zeiterfassungssystems
Auswahl und Konfiguration des an das Unternehmen angepassten Erfassungssystems (digital, Papier, biometrisch), Erfassungsrichtlinie für alle Arbeitnehmer und Vorfalls- und Korrekturverfahren.
Aufbewahrungs- und Zugangsverfahren
Aufbewahrungsprotokoll für vier Jahre mit Integritätsgarantien, Zugangssystem für Arbeitnehmer und Vertreter sowie Exportverfahren für die Arbeitsinspektion.
Inspektionsvorbereitung
Simulation einer Inspektionsmaßnahme mit Überprüfung der gesamten Dokumentation, Protokoll für die Reaktion auf Inspektionsbesuche und Verwaltung von Einwendungen bei Bußgeldbescheiden falls erforderlich.
Ergebnisse, die für sich sprechen
Einziehung eines gewerblichen Forderungsportfolios | BMC
92 % des Portfolios innerhalb von 4 Monaten eingezogen, mit einvernehmlichen Einigungen in 78 % der Fälle und einem wiederverwendbaren Kreditrisikorahmen als Nebenprodukt.
Arbeitsrechtsverteidigung Konzerne Spanien | BMC
100 % günstige Ergebnisse: 5 vorteilhafte Einigungen und 3 vollständig bestätigte Gerichtsurteile.
DSGVO-Compliance Krankenhausgruppe: Fallstudie | BMC
AEPD-Untersuchung ohne Sanktion abgeschlossen. Vollständige DSGVO-Compliance in allen Gruppenstandorten innerhalb von 6 Monaten erreicht.
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