Geschäftsführungssekretär (Secretario del Consejo) in Spanien

Die Rolle des Gesellschaftssekretärs in Spanien

Der Gesellschaftssekretär (secretario del consejo) nimmt in der Governance-Struktur spanischer Gesellschaften eine besondere Position ein, die von ausländischen Investoren häufig missverstanden wird. Anders als die Rolle des Company Secretary im Vereinigten Königreich oder Irland — der ein gesetzlicher Beauftragter mit umfassenden Compliance-Verantwortlichkeiten ist — ist der spanische secretario del consejo in erster Linie ein Governance-Beauftragter auf Vorstandsebene.

Die Position ist am relevantesten für Gesellschaften, die eine Vorstandsstruktur (consejo de administración) eingeführt haben. Gesellschaften, die von einem Einzelgeschäftsführer oder gemeinsamen Geschäftsführern geleitet werden, haben typischerweise keinen designierten Sekretär im formellen Sinne.

Arten von Gesellschaftssekretären

Vorstandssekretär (Secretario Consejero)

Ein Vorstandsmitglied, das auch als Sekretär fungiert. Dies ist in kleineren Privatgesellschaften üblich, wo ein Direktor die Doppelrolle übernimmt.

Nicht-Direktors-Sekretär (Secretario No Consejero)

Eine Person — oft ein externer Anwalt oder ein Mitglied des internen Rechtsteams —, die als Sekretär fungiert, ohne Vorstandsmitglied zu sein. Dies ist das in mittelgroßen bis großen Unternehmen am häufigsten verwendete Modell und Standard für börsennotierte SAs.

Der Nicht-Direktors-Sekretär hat dieselben Beurkundungsbefugnisse und Governance-Verantwortlichkeiten wie ein Vorstandssekretär, stimmt aber nicht über Vorstandsbeschlüsse ab und schuldet der Gesellschaft keine treuhänderischen Direktionspflichten.

Kernaufgaben des Gesellschaftssekretärs

1. Verwaltung von Vorstandssitzungen

Der Sekretär ist verantwortlich für:

• Versand von Einladungen zu Vorstandssitzungen gemäß der Satzung
• Vorbereitung und Verteilung der Tagesordnung (orden del día)
• Aufzeichnung der Anwesenheit und Überprüfung des Quorums
• Führung von Protokollen (acta de sesión) während der Sitzung
• Erstellung von Protokollentwürfen und deren Vorlage zur Genehmigung auf der folgenden Sitzung (oder auf derselben Sitzung, wenn alle Direktoren zustimmen)
• Pflege des Sitzungsprotokollbuchs (libro de actas) — eines der Pflichtgesellschaftsbücher

2. Beurkundung von Vorstandsbeschlüssen (Certificaciones de Acuerdos)

Dies ist eine der wichtigsten praktischen Aufgaben des Sekretärs. Dritte — Notare, das Handelsregister, Banken, Behörden, Vertragspartner — verlangen routinemäßig eine beglaubigte Kopie eines Vorstandsbeschlusses, der eine bestimmte Handlung genehmigt. Die Beurkundung wird vom Sekretär unterzeichnet und vom Vorsitzenden gegengezeichnet und bestätigt, dass der angegebene Beschluss in einer ordnungsgemäß einberufenen Sitzung angenommen wurde.

3. Gesellschaftsbücher und Unterlagen

Der Sekretär ist dafür verantwortlich, dass die Pflichtgesellschaftsbücher der Gesellschaft ordnungsgemäß geführt werden:

• Sitzungsprotokollbuch (libro de actas): Aufzeichnungen aller Gesellschafter- und Vorstandsbeschlüsse
• Gesellschafterregister (libro registro de socios): Bei einer SL das endgültige Eigentumsverzeichnis der Beteiligungen
• Register der Inhaberschuldverschreibungen (libro registro de obligaciones): Sofern zutreffend

Die Gesellschaftsbücher müssen jährlich beim Handelsregister über elektronische Einreichung legalisiert werden.

4. Beziehung zum Handelsregister

Der Sekretär (oder die Direktoren unter Leitung des Sekretärs) muss sicherstellen, dass alle einzutragenden Ereignisse innerhalb der vorgeschriebenen Fristen beim Handelsregister eingereicht werden: Jahresabschlüsse, Direktorenernennungen und -rücktritte, Kapitalerhöhungen und -herabsetzungen, Satzungsänderungen, Verschmelzungen und Umwandlungen sowie Vollmachten.

5. Gesellschaftsrechtliche Beratung

In größeren Gesellschaften berät der Sekretär (typischerweise ein externer oder interner Anwalt) den Vorstand zu Direktorenpflichten, Interessenkonfliktoffenlegung, Anforderungen an die Governance von Transaktionen mit verbundenen Parteien und Änderungen im Gesellschaftsrecht.

Sekretariatsdienstleistungen für auslandsgeführte Tochterunternehmen

Ausländische Unternehmen, die in Spanien durch ein Tochterunternehmen tätig sind, verfügen häufig nicht über die Ressourcen für einen Vollzeit-Gesellschaftssekretär. Die Marktlösung sind ausgelagerte Sekretariatsdienstleistungen, die von Kanzleien oder spezialisierten Gesellschaftsdienstleistern erbracht werden.

Ein typischer ausgelagerter Sekretariatsdienst umfasst:

• Jährliche Legalisierung von Gesellschaftsbüchern beim Registro Mercantil
• Einreichung von Jahresabschlüssen
• Erstellung von Protokollen für routinemäßige Gesellschafter- und Vorstandssitzungen
• Erstellung von Beurkundungen für notarielle Transaktionen
• Pflege des Beteiligungsregisters
• Überwachung von Amtszeitverlängerungsfristen für Direktoren
• Verwaltung des Gesellschaftskalenders

Dieses Modell bietet professionelle Governance-Unterstützung ohne die Kosten einer Vollzeitbeschäftigung im eigenen Haus.

Haftung des Gesellschaftssekretärs

Der Gesellschaftssekretär schuldet der Gesellschaft und dem Vorstand Pflichten, ist aber kein Direktor und schuldet nicht dieselben treuhänderischen Pflichten. Ein Sekretär, der vorsätzlich falsche Beurkundungen ausstellt, Gesellschaftsbücher nicht führt und damit Dritten Schaden zufügt, oder in seiner professionellen Eigenschaft fahrlässig handelt, kann jedoch zivilrechtlicher und berufsrechtlicher Haftung sowie in Extremfällen einer strafrechtlichen Haftung wegen Urkundenfälschung ausgesetzt sein.

Wie BMC helfen kann

Wir bieten ausgelagerte Gesellschaftssekretariatsdienste für spanische Tochterunternehmen ausländischer Konzerne an: Pflege von Gesellschaftsbüchern, Einreichung von Jahresabschlüssen und behördlichen Meldungen, Ausstellung von Vorstandsbeurkundungen und Beratung der Direktoren zu ihren laufenden Governance- und Compliance-Pflichten.