200+ verwaltete Einheiten – 100 % Registerkonformität, null Bußgelder

Die gesellschaftsrechtliche Entitätsverwaltung in Spanien umfasst die laufende Verwaltung der gesetzlichen Compliance-Verpflichtungen, die allen eingetragenen Unternehmen nach dem Ley de Sociedades de Capital (Königliches Gesetzliches Dekret 1/2010) auferlegt werden, einschließlich der Erstellung und Einreichung des Jahresabschlusses beim Registro Mercantil, der Einberufung der ordentlichen Hauptversammlung, der Legalisierung von Gesellschaftsbüchern, der Pflege des Registers der wirtschaftlich Berechtigten nach den Geldwäschebekämpfungsvorschriften (Gesetz 10/2010) und der Eintragung struktureller Änderungen wie Kapitalerhöhungen oder Direktorenbestellungen. Für Unternehmensgruppen mit mehreren Einheiten ist eine koordinierte Verwaltung unerlässlich, um Registerblattsperrungen zu vermeiden, die Haftung von Direktoren zu vermeiden und die saubere gesellschaftsrechtliche Dokumentation aufrechtzuerhalten, die bei Finanzierungs- oder M&A-Transaktionen erforderlich ist.

Entitätsverwaltung ist eine Disziplin, die Präzision, Konsistenz und aktuelles regulatorisches Wissen erfordert. Unser Team stellt sicher, dass jede Einheit in Ihrer Gruppe ihre formalen Verpflichtungen erfüllt, ohne dass Sie sich um Fristen oder Papierkram kümmern müssen.

Das stille Risiko schlechter Entitätsverwaltung für Unternehmensgruppen

Unternehmensgruppen mit drei oder mehr Unternehmen häufen typischerweise still eine wachsende Bestandsaufnahme formaler Compliance-Lücken an: beim Handelsregister nicht eingereichte Jahresabschlüsse (was zur Schließung des Registerblattes führt und die Eintragung aller nachfolgenden Akte verhindert), für zwei oder drei Geschäftsjahre nicht legalisierte Gesellschaftsbücher, schlecht abgefasste Hauptversammlungsprotokolle, die von dissidenten Gesellschaftern angefochten werden können, oder nicht unter den AML-Vorschriften erklärte wirtschaftlich Berechtigte. Diese Probleme erzeugen keine sichtbaren Konsequenzen, bis das Unternehmen mit einer Unternehmenstransaktion, einer Steuerprüfung oder einer Finanzierungsanfrage konfrontiert wird – und zu diesem Zeitpunkt sind die Kosten der Notfallregularisierung drei- bis viermal höher als die kontinuierliche Compliance gewesen wäre. Die persönliche Haftung der Direktoren bei wiederholter Nicht-Einreichung von Jahresabschlüssen ist ein Risiko, das viele Gründer nicht kennen.

Unsere Entitätsverwaltungsmethodik

Wir verwalten den vollständigen Corporate-Governance-Kalender für jede Einheit nach einem präventions- und kalenderbasierenden Modell. Zu Beginn eines jeden Geschäftsjahres definieren wir den jährlichen Gesellschaftsplan: ordentlicher Hauptversammlungstermin (innerhalb der ersten sechs Monate des Geschäftsjahres), Einreichungsfrist für den Jahresabschluss (vor dem 30. Juli), Buchlegalisierung (vor dem 30. April des folgenden Geschäftsjahres) und etwaige geplante außerordentliche Transaktionen. Wir fungieren als Gesellschaftssekretär, verfassen Vorstandsprotokolle und Gesellschafterbeschlüsse und pflegen das Protokollbuch in gesetzlicher Ordnung.

Das Register der wirtschaftlich Berechtigten muss innerhalb von fünfzehn Tagen nach jeder Änderung des wirtschaftlich Berechtigten über 25 % aktualisiert werden. Wir arbeiten in enger Koordination mit unserer AML-Compliance-Praxis zusammen, um sicherzustellen, dass die gemeldete Unternehmensstruktur die Realität der Gruppe genau widerspiegelt. Und wenn eine Transaktion, Finanzierung oder Regulierungsüberprüfung den Nachweis der Governance-Qualität erfordert, steht die Dokumentation sofort zur Verfügung.

Was unser Entitätsverwaltungsservice umfasst

Der Service umfasst ein erstes Audit der Register- und Gesellschaftsposition aller Gruppeneinheiten, die Regularisierung identifizierter Mängel, einen jährlichen Gesellschaftskalender mit Verpflichtungsfristen, die Verwaltung der jährlichen ordentlichen Hauptversammlung, die Einreichung des Jahresabschlusses beim Handelsregister vor dem 30. Juli, die jährliche Buchlegalisierung, die Pflege der Gesellschafterliste, die Verwaltung des Registers der wirtschaftlich Berechtigten, einen Geschäftssitz mit Benachrichtigungsempfang und für Mehrrechtsystem-Gruppen die Koordination mit Korrespondenten in Portugal, Gibraltar und anderen europäischen Ländern. Ein Compliance-Dashboard mit Fristbenachrichtigungen ist enthalten.

Echte Ergebnisse in der Entitätsverwaltung

Unsere Kunden mit Gruppen von drei bis zehn Unternehmen eliminieren ab dem ersten Servicejahr jedes Risiko einer Registerblattsperrung. Die Zeit, die Direktoren oder geschäftsführende Gesellschafter mit der Verwaltung gesellschaftsrechtlicher Verpflichtungen verbringen, sinkt auf null: kein Bedarf, sich Fristen zu merken, mit Notaren zu koordinieren oder Dokumentation vorzubereiten. In Due-Diligence- und Bankfinanzierungsprozessen eliminiert die geordnete gesellschaftsrechtliche Dokumentation – die wir innerhalb von 48 Stunden liefern können – eine der Hauptverzögerungsquellen und Neuverhandlungen, die Unternehmen mit defizitärer gesellschaftsrechtlicher Compliance betrifft.