Null Lohnbuchhaltungsfehler in 3 Jahren – 800+ Lohnabrechnungen monatlich, Bankdatei bis zum 27.

Outsourced Lohnbuchhaltungsservices in Spanien decken den vollständigen monatlichen Lohnzyklus für in Spanien beschäftigte Arbeitnehmer ab: Gehaltsberechnung nach dem anwendbaren Tarifvertrag (Convenio Colectivo), Sozialversicherungsbeitragsverwaltung über Sistema RED und Siltra, IRPF-Quellensteuer und Einreichung des Modelo 111 (monatlich/vierteljährlich) und Modelo 190 (jährliche Zusammenfassung) sowie Verarbeitung von Beschäftigungs-An- und Abmeldungen bei der TGSS (Tesorería General de la Seguridad Social). Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, Sozialversicherungsbeiträge bis zum letzten Tag des Folgemonats einzureichen; verspätete Zahlungen ziehen automatische Zuschläge von 10 bis 20 % ohne Karenzzeit nach sich.

Unser Lohnbuchhaltungsteam fungiert als spezialisierte Erweiterung Ihrer HR-Abteilung: Wir berechnen, melden und liefern jeden Monat, ohne dass Sie regulatorische Änderungen, Tarifvertragsaktualisierungen oder die Besonderheiten jedes nach spanischem Recht geltenden Vertragstyps verfolgen müssen.

Warum Lohnbuchhaltungsfehler teurer sind als das Outsourcing der Funktion

KMU mit 5 bis 50 Mitarbeitern stehen vor einem Lohnbuchhaltungs-Verwaltungsdilemma: Sie haben kein ausreichendes Volumen, um eine dedizierte HR-Verwaltungsabteilung zu rechtfertigen, aber informelle interne Verwaltung – ein Mitarbeiter, der „auch die Lohnbuchhaltung erledigt” – erzeugt kostspielige Fehler. Die häufigsten Fehler sind fehlerhafte IRPF-Quellensteuerberechnungen (die im jährlichen Modelo 190 unangenehme Überraschungen und potenzielle Nachzahlungen des Mitarbeiters erzeugen), Siltra-Dateieinreichungen außerhalb der Meldefrist (Mindestbußgeld 300 EUR, skalierbar pro Mitarbeiter) und falsche Abfindungsberechnungen (die häufig innerhalb von 20 Tagen nach Kündigung zu gerichtlichen Klagen führen). Die Kosten dieser Fehler übersteigen regelmäßig die Kosten des Outsourcings.

Der monatliche Lohnzyklus ist einer der kritischsten Prozesse in jedem Unternehmen und auch einer der am häufigsten in seiner technischen Komplexität unterschätzten. Ein aktualisierter Tarifvertrag, eine Änderung des SMI-Mindestlohns oder der Sozialversicherungsbeitragssätze, ein Mutterschaftsurlaub mit Arbeitgeberzuschuss oder ein Jahresbonus mit der entsprechenden Behandlung als geldwerter Vorteil: Jeder erfordert eine spezifische Berechnung, die bei fehlerhafter Ausführung Diskrepanzen erzeugt, die das Mitarbeitervertrauen erschüttern und Arbeitsinspektionssanktionen auslösen können.

Unser Lohnbuchhaltungs-Outsourcing-Prozess

Unsere Fachleute verwalten den Lohnzyklus mit einem monatlichen Vier-Phasen-Protokoll. Vor dem 23. empfangen wir die Monatsvorfälle: TGSS-Anmeldungen (AFI) und Abmeldungen über Sistema RED, Datenänderungen, von der Unfallversicherungsgesellschaft verarbeitete Krankenscheine, Überstunden und variable Bestandteile. Zwischen dem 23. und 26. berechnen wir alle Lohnabrechnungen unter Anwendung des Tarifvertrags, der TGSS TC1/TC2-Beitragssätze und individualisierter IRPF-Quellensteuern. Am 27. liefern wir digital signierte Lohnabrechnungen und die SEPA-Bankzahlungsdatei. Innerhalb der Meldefrist übermitteln wir Sozialversicherungsbeiträge über Siltra und das Modelo 111 an die AEAT. Das jährliche Modelo 190 wird im Januar mit Abstimmung aller Jahresquellensteuern eingereicht.

Die Verwaltung von Sistema RED und Siltra ist ein Kernbestandteil des Service. Unser Team verfügt über autorisierten Zugang zu den Sistema-RED-Konten unserer Klienten und verwaltet jede Meldung innerhalb ihrer Frist ohne Zwischenfälle. Für internationale Konzerne, die ihre erste spanische Gesellschaft gründen, übernehmen wir die initiale TGSS-Registrierung und Systemeinrichtung als Teil des Entitätsverwaltungs-Onboardings.

Was unsere Lohnbuchhaltungsservices umfassen

Der Service umfasst die individualisierte monatliche Lohnberechnung unter Anwendung des Tarifvertrags und aktueller Beitragssätze, TGSS-An- und Abmeldungsverarbeitung über Sistema RED (AFI/FAN/FLA), monatliche Beitragsabrechnungseinreichung über Siltra, monatliches Modelo 111 und jährliches Modelo 190 bei der AEAT, SEPA-Bankzahlungsdateien vor dem 27., Abfindungsberechnungen mit Abrechnungsdokumentation, Arbeitgeberbescheinigungen für SEPE-Arbeitslosengeld sowie für Expatriaten das besondere Impatriaten-Regime mit Koordination mit dem internationalen Mobilitätsteam.

Echte Ergebnisse im Lohnbuchhaltungs-Outsourcing

Null Lohnbuchhaltungsfehler in drei Jahren Service über unseren gesamten aktiven Kundenstamm. Bankzahlungsdatei in 100 % der Monate ohne Ausnahme vor dem 27. geliefert. Klienten, die die Lohnbuchhaltung an unser Team auslagern, sparen je nach Mitarbeiterzahl und Tarifvertragskomplexität zwischen 15 und 40 Stunden interner Verwaltungsarbeit pro Monat. In Unternehmen, die von 10 auf 50 Mitarbeiter gewachsen sind, hat Outsourcing die Skalierung ohne Ausweitung des Verwaltungsteams ermöglicht. Und das Risiko von Bußgeldern für Fehler bei TGSS- oder AEAT-Meldungen ist mit unserem Service gleich null.

Häufig gestellte Fragen zum Lohnbuchhaltungs-Outsourcing

Für die Lohnbuchhaltung international mobiler Mitarbeiter, die in Spanien tätig sind, bietet das besondere Impatriaten-Steuerregime (Beckham-Gesetz) erhebliche Steuervorteile, beinhaltet jedoch technisch komplexe Quellensteuerberechnungen, die mit der IRPF-Regularisierung und dem Sozialversicherungsdeckungszertifikat (A1) koordiniert werden müssen. Split-Payroll-Situationen – bei denen die Vergütung eines Mitarbeiters von Gesellschaften in mehreren Rechtssystemen getragen wird – erfordern eine präzise Allokationsmethodik, die sowohl spanische Steuer- und Sozialversicherungsanforderungen als auch die des anderen Rechtssystems erfüllt. Für ergänzende HR-Services deckt unser People-Services-Angebot den vollständigen Beschäftigungslebenszyklus ab, einschließlich Verträgen, Gleichstellungsplänen und Arbeitsinspektionsbereitschaft.