1.200+ monatlich verwaltete Mitarbeiter – null arbeitsrechtliche Bußgelder in 5 Jahren, inspektionsbereit

People Services (HR-Outsourcing) in Spanien umfasst die vollständige Beschäftigungslebenszyklus-Verwaltung für Unternehmen: Lohnabrechnungserstellung, Sozialversicherungsanmeldungen und -abmeldungen über das Sistema RED, monatliche Beitragseinreichungen über Siltra, Arbeitsvertragsentwurf gemäß dem anwendbaren Tarifvertrag (Convenio Colectivo), Abfindungsberechnungen und Pflege obligatorischer Beschäftigungsaufzeichnungen einschließlich Arbeitszeitregister (erforderlich gemäß Real Decreto-ley 8/2019) und Gleichstellungspläne (für Unternehmen mit 50 oder mehr Mitarbeitern gemäß Real Decreto 901/2020 obligatorisch). Die Arbeitsinspektionstätigkeit der Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) hat seit 2020 erheblich zugenommen, mit Sanktionen pro Verstoß zwischen 626 EUR und 6.250 EUR für Verletzungen des Arbeitszeitregisters, des Gleichstellungsplans und der Regeln für Zeitarbeitsverträge.

Unser People-Services-Team fungiert als vollständige Erweiterung Ihrer HR-Abteilung. Wir stellen sicher, dass jeder Mitarbeiter eine korrekte, rechtzeitige Lohnabrechnung erhält, während Ihr Unternehmen alle Beschäftigungs- und Sozialversicherungsverpflichtungen nach spanischem Arbeitsrecht vollständig einhält.

Für deutschsprachige Unternehmer und internationale Unternehmen mit Betrieb in Spanien ist das Arbeitsrecht besonders komplex: Das Estatuto de los Trabajadores und der jeweils anwendbare sektorale Tarifvertrag (Convenio Colectivo) regeln Mindestlöhne, Kündigungsfristen, Urlaubsansprüche und Arbeitszeitrahmen. Diese Regelungen unterscheiden sich erheblich vom deutschen, österreichischen oder schweizerischen Arbeitsrecht und können nicht einfach übertragen werden. Außerdem gelten für Expatriates und ausländische Mitarbeiter häufig besondere steuerliche Behandlungen (Régimen Especial de Impatriados, bekannt als Ley Beckham, oder Split-Payroll-Arrangements), die eine koordinierte Verwaltung zwischen Lohnbuchhaltung und Steuerberatung erfordern.

Die versteckten Kosten von HR-Nichteinhaltung für wachsende Unternehmen

HR-Management in einem Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern häuft mehr technische Komplexität an, als es auf den ersten Blick scheint: verschiedene Vertragstypen und Arbeitszeitregelungen, mehrere Tarifverträge, wenn das Unternehmen in verschiedenen Sektoren tätig ist, Krankengeld- und Arbeitsunfähigkeitsmanagement mit Koordination der Mutua (Unfallversicherungsgesellschaft), obligatorisches Arbeitszeitregister (Registro de Jornada) seit 2019, obligatorische Belästigungsprotokolle (Protocolo de Acoso) und Lohngefälle-Register (Registro Retributivo) sowie kontinuierliche Aktualisierungen für Mindestlohnerhöhungen (Salario Mínimo Interprofesional, SMI) und Tarifvertragslohnüberprüfungen.

Ein Verwaltungsmitarbeiter ohne spezialisierte Ausbildung in spanischem Arbeitsrecht begeht Fehler, die sich unbemerkt häufen: falsche IRPF-Quellensteuerberechnungen, die einen fehlerhaften Modelo 190 jahresabschluss erzeugen; verspätet an die Mutua übermittelte IT-Bescheinigungen (partes de incapacidad temporal); nicht korrekt geführte Arbeitszeitregister, die bei einer ITSS-Inspektion Sanktionen zwischen 626 EUR und 6.250 EUR pro Verstoß auslösen; oder falsch klassifizierte Vertragsmodalitäten, die als verdeckte Festanstellung (contrato indefinido) umgewertet werden und erhebliche Nachzahlungspflichten auslösen.

Die ITSS hat ihre Inspektionsaktivität in den vergangenen Jahren auf drei Schwerpunkte konzentriert: korrekte Anwendung des zuständigen Convenio Colectivo, Einhaltung des Arbeitszeitregisters und Existenz des obligatorischen Gleichstellungsplans für Unternehmen ab 50 Mitarbeitern. In allen drei Bereichen kumulieren sich die Bußgelder pro Verstoß — ein Unternehmen mit 80 Mitarbeitern ohne gepflegt geführtes Arbeitszeitregister riskiert bei einer einzigen Inspektion ein Bußgeld von mehreren tausend Euro.

Unsere People-Services-Methodik

Wir verwalten den vollständigen Beschäftigungslebenszyklus: Vertragsentwurf und -registrierung, monatliche Lohnabrechnungsberechnung und -ausgabe, Sozialversicherungsmeldungen über SILTRA (Sistema de Liquidación Directa de la Seguridad Social), Krankengeld- und Arbeitsunfähigkeitsverwaltung mit der Mutua und Abfindungsberechnung bei Vertragsbeendigungen. Wir wenden die anwendbaren Tarifverträge nach Sektor, Kategorie und Geographie an — ein Unternehmen, das in mehreren Branchen tätig ist oder Mitarbeiter in verschiedenen Regionen beschäftigt, kann unter mehrere Convenios Colectivos fallen — und aktualisieren das System automatisch, wenn Lohnüberprüfungen oder regulatorische Änderungen in Kraft treten.

Für Unternehmen mit internationalen Mitarbeitern (Expatriates, Entsandte, EU-Bürger mit Sondersteuerregime) koordinieren wir die Lohnbuchhaltung mit dem Steuerberatungsteam, um die korrekte IRPF-Behandlung oder Beckham-Law-Anwendung, die Sozialversicherungskoordination nach EU-Verordnung 883/2004 und die Einhaltung der damit verbundenen Meldepflichten sicherzustellen. Dieser koordinierte Ansatz ist besonders wichtig, um kostspielige Fehler bei der gleichzeitigen Lohnabrechnung in zwei Ländern (Split Payroll) zu vermeiden.

Was unsere People Services umfassen

Der Service deckt das gesamte Spektrum der spanischen Personaladministration ab: monatliche Lohnabrechnungsberechnung unter Anwendung des Convenio Colectivo und individualisierter IRPF-Quellensteuern; TGSS-Anmeldungen (AFI) und -Abmeldungen über Sistema RED; monatliche TC1/TC2-Sozialversicherungseinreichung über Siltra; Modelo 111 monatlich und Modelo 190 jährlich bei der AEAT; auf jede Vertragsmodalität angepasste Arbeitsverträge mit korrekter Klassifizierung nach Beschäftigungstyp; Abfindungs- und Entlassungsentschädigungsberechnungen (Indemnización por Despido) und SEPE-Benachrichtigungen; Mitarbeiterportal für digitale Lohnabrechnungsunterschrift, Urlaubsverwaltung und Dokumentenzugriff; flexible Vergütungspläne (Retribución Flexible: Essensgutscheine, Transport, Kinderbetreuung, Krankenversicherung); sowie für Unternehmen ab 50 Mitarbeitern Erstellung, Verhandlung mit der Arbeitnehmervertretung und Registrierung des Gleichstellungsplans (Plan de Igualdad) und des Belästigungsprotokolls (Protocolo de Acoso) beim zuständigen Registro de Convenios Colectivos.

Besonderheiten des spanischen Arbeitsrechts für internationale Unternehmen

Für Unternehmen aus dem deutschsprachigen Raum mit spanischen Tochtergesellschaften oder Niederlassungen sind einige Unterschiede zum deutschen Arbeitsrecht besonders relevant. Erstens gibt es in Spanien keinen einheitlichen Mindestlohn auf sektoraler Ebene: Der gesetzliche Mindestlohn (Salario Mínimo Interprofesional, SMI) ist ein absolutes Minimum, aber der anwendbare Tarifvertrag (Convenio Colectivo) setzt die tatsächlichen sektoriellen Mindestlöhne nach Kategorie und Berufsjahren. Fehler bei der Zuordnung des richtigen Convenio sind einer der häufigsten Compliance-Fehler internationaler Unternehmen in Spanien.

Zweitens unterscheidet sich die Urlaubsregelung: Spanisches Recht garantiert 30 Kalendertage bezahlten Urlaub pro Jahr (nicht Arbeitstage), und der Convenio kann mehr gewähren. Drittens ist der Kündigungsschutz in Spanien stärker ausgeprägt als in Deutschland: Die Indemnización por Despido Improcedente (Abfindung bei unberechtigter Kündigung) beträgt 33 Tage Gehalt pro Arbeitsjahr (bis zu 24 Monatslöhne), und falsch qualifizierte Entlassungen werden von Arbeitsgerichten regelmäßig als improcedente eingestuft, was die Abfindungskosten dramatisch erhöht.

Viertens ist die Sozialversicherungsbelastung in Spanien erheblich: Die kombinierte Arbeitnehmer- und Arbeitgeberbeitragssatz liegt für die meisten Beschäftigten bei über 36 % des Bruttolohns. Die korrekte Berechnung der Contingencias Comunes, Contingencias Profesionales, Desempleo, FOGASA und Formación Profesional erfordert spezifische Kenntnisse des spanischen Beitragsrahmens und der Ausnahmen für bestimmte Vertragstypen (Teilzeit, unbefristet, Berufsausbildung).

Wann ein Gleichstellungsplan obligatorisch wird — und was er enthalten muss

Für Unternehmen ab 50 Mitarbeitern ist der Plan de Igualdad (Gleichstellungsplan) gemäß Real Decreto 901/2020 obligatorisch und muss im Registro de Convenios y Acuerdos Colectivos (REGCON) registriert werden. Der Plan muss nach einer vollständigen Diagnose der Gleichstellungssituation im Unternehmen erstellt werden, die Analyse des Lohngefälles (Registro Retributivo), Beförderungspfade, Einstellungsverfahren und Maßnahmen zur Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben umfasst.

Parallel dazu ist das Registro Retributivo (Lohngefälle-Register) für alle Unternehmen — unabhängig von der Mitarbeiterzahl — obligatorisch: Es dokumentiert die durchschnittliche Vergütung nach Geschlecht, aufgeteilt nach Berufskategorien, und muss den Arbeitnehmervertretern auf Anfrage zugänglich gemacht werden. Fehlendes Register oder Plan wird bei ITSS-Inspektionen systematisch beanstandet.

Echte Ergebnisse im Personalmanagement

Null arbeitsrechtliche Compliance-Bußgelder in fünf Jahren Service in unserem gesamten aktiven Kundenstamm — bei mehr als 1.200 monatlich verwalteten Mitarbeitern. Die Reduzierung der Zeit, die das Management oder Verwaltungsteam mit HR-Management verbringt, beträgt ab dem ersten Monat 80 bis 100 %. Für ein Unternehmen mit 20 Mitarbeitern entspricht dies 12 bis 20 Stunden pro Monat, die für wertschöpfende Aktivitäten zurückgewonnen werden.

Arbeitsinspektionen, denen unsere Kunden in den letzten fünf Jahren ausgesetzt waren, sind alle ohne Bußgeldbescheide abgeschlossen worden — weil die gesamte Dokumentation vollständig, aktuell und korrekt geführt war. Das Mitarbeiterportal reduziert HR-Anfragen zu Lohnabrechnungen, Quellensteuerbescheinigungen und Urlaubsguthaben um mehr als 70 %. Und proaktiv erkannte Fehler in vorherigen Lohnabrechnungen bei neuen Mandanten haben in zahlreichen Fällen rückwirkende AEAT-Probleme verhindert, die sich andernfalls zu förmlichen Prüfungsverfahren hätten entwickeln können.

Neue Mandanten, die von anderen Anbietern wechseln, erhalten im ersten Monat eine vollständige Compliance-Prüfung der vorhandenen Lohnbuchhaltung, Vertragsstruktur und Sozialversicherungsmeldungen. Erkannte Fehler werden sofort korrigiert — bevor sie sich zu AEAT-Haftungen oder ITSS-Sanktionen entwickeln. Dieses Onboarding-Audit deckt regelmäßig Über- oder Unterzahlungen bei der Sozialversicherung, falsch klassifizierte Vertragstypen und fehlende Dokumentation auf, die bei einer Inspektion sofort beanstandet würden. Unternehmen, die ihre Lohnbuchhaltung erstmals nach Spanien verlagern oder eine neue Tochtergesellschaft gründen, profitieren besonders von einem sauberen Start mit korrekt aufgesetzten Tarifvertrags-Kategorien, TGSS-Anmeldungen und Vergütungsstrukturen — und vermeiden so die rückwirkenden Korrekturen und Nachzahlungen, die bei einem unstrukturierten Aufbau regelmäßig entstehen.