Gründung einer spanischen Tochtergesellschaft für ein ausländisches Unternehmen

Die Herausforderung

Eine US-amerikanische Managementberatung, die auf digitale Transformation spezialisiert ist, hatte einen wichtigen Vertrag mit einem europäischen Konzern gewonnen, der operative Präsenz in Spanien erforderte. Die Frist für die Betriebsaufnahme betrug 30 Tage — ein extrem aggressiver Zeitrahmen, wenn man bedenkt, dass die Standardgründung eines Unternehmens in Spanien allein für notarielle und Registerverfahren zwischen 6 und 8 Wochen dauern kann.

Über die Unternehmensgründung hinaus musste die Firma operative Bankkonten eröffnen, die endgültige Steueridentifikationsnummer erhalten, sich bei der Sozialversicherung anmelden, 12 dem spanischen Arbeitsrecht entsprechende Arbeitsverträge formalisieren, Büros in Madrid anmieten und einrichten sowie alle anwendbaren Steuer- und Datenschutzpflichten erfüllen. Die Firma hatte keine Kenntnisse des spanischen Regulierungsumfelds, keine bestehenden Beziehungen zu spanischen Notaren, Banken oder Behörden und kein spanischsprachiges Personal. Die 30-Tage-Beschränkung war nicht verhandelbar: Der Kundenvertrag enthielt eine an das Startdatum geknüpfte Vertragsstrafe.

Unser Ansatz

Die erste Entscheidung war organisatorischer Natur: Statt sequenziell zu arbeiten, entwickelten wir von Tag eins vier parallele Arbeitsstränge, jeweils unter Leitung eines Spezialistenteams und mit Berichterstattung an einen einzigen Projektkoordinator, der täglich ein Standup-Meeting mit dem Geschäftsführenden Partner der US-Firma abhielt. Diese Struktur bedeutete, dass während das Rechtsteam beim Notar einreichte, das Steuerteam bereits Registrierungen bearbeitete, das Arbeitsteam Verträge entwarf und die Bürosuche gleichzeitig lief.

Rechtsarbeitsstrang: Unternehmensgründung. Wir nutzten das Express-Gesellschaftsverfahren (sociedad limitada exprés) nach Königlichem Dekret-Gesetz 13/2010, das die Gründung unter Verwendung vom Consejo General del Notariado genehmigter Standardsatzungen ermöglicht. Durch Übernahme der Standardsatzungen ohne Änderungen vermieden wir den Prüfungszeitraum für individuelle Formulierungen und reduzierten die notarielle Bearbeitungszeit. Das Stammkapital wurde auf das gesetzliche Minimum festgesetzt, um Verzögerungen durch Kapitalprüfungsanforderungen zu vermeiden. Die Handelsregistereintragung, die bei Standardgründungen häufig zwei bis drei zusätzliche Wochen erfordert, wurde durch direkte Liaison mit dem Madrider Register beschleunigt. Das Unternehmen erhielt am zweiten Tag seine vorläufige Steueridentifikationsnummer und am neunten Tag seine endgültige NIF.

Steuerarbeitsstrang: Registrierungen und Compliance-Einrichtung. Während das Rechtsteam die Gründung bearbeitete, reichte unser Steuerteam gleichzeitig die Zensuserklärung (Formular 036) ein, erhielt die Umsatzsteuernummer und richtete das elektronische Benachrichtigungspostfach bei der spanischen Steuerbehörde ein. Wir konfigurierten das Buchhaltungssystem des Unternehmens gemäß dem spanischen Allgemeinen Kontenplan (Plan General Contable) und erstellten den vierteljährlichen Umsatzsteuer-Berichtskalender und den Körperschaftsteuer-Rückstellungsplan.

Arbeitsrechtsstrang: Arbeitsverträge und Sozialversicherung. Die zwölf geplanten Einstellungen der Firma umfassten Senior-Berater, Projektmanager und zwei Betriebsrollen. Wir identifizierten, dass der anwendbare Tarifvertrag der nationale Beratungssektor-Tarifvertrag (Convenio Colectivo Estatal de Empresas Consultoras) war. Wir erstellten zwölf maßgeschneiderte Arbeitsverträge, darunter zwei Führungskräfte mit erweiterten Kündigungsregelungen und Wettbewerbsverboten. Alle zwölf Mitarbeiter wurden bis zum 22. Tag bei der Sozialversicherung angemeldet. Wir konfigurierten auch das Gehaltsabrechnungssystem, richteten die SILTRA-Verbindung des Unternehmens für monatliche Sozialversicherungsmeldungen ein und berechneten die Gehaltsrückstellungen für den ersten Monat.

Unternehmensdienstleistungen-Arbeitsstrang: Büro und Datenschutz. Parallel zu den regulatorischen Arbeitssträngen koordinierten wir die Suche und Unterzeichnung eines Zweijahres-Büromietvertrags im Geschäftsviertel Paseo de la Castellana, Versorgungsanschlüsse und grundlegende Einrichtung. Wir implementierten auch eine DSGVO-konforme Datenschutzpolitik, angepasst an das Dienstleistungsmodell der Firma, erstellten die nach Artikel 30 DSGVO erforderlichen Verarbeitungsverzeichnisse und konfigurierten ein Cookie-Einwilligungsrahmen für die spanische Microsite.

Ergebnisse

Die spanische Tochtergesellschaft wurde in genau 30 Kalendertagen vollständig operativ, mit allen 12 registrierten Mitarbeitern, drei aktiven Bankkonten bei zwei Finanzinstituten und null regulatorischen Vorfällen in den ersten sechs Betriebsmonaten. Der Kundenvertrag begann planmäßig, vermied die Vertragsstrafe und generierte im ersten Monat Einnahmen, die die vollständigen Gründungskosten deckten.