Gehaltsabrechnung für die erste spanische Tochtergesellschaft eines deutschen Herstellers

Die Herausforderung

Eine deutsche Industriegruppe, die auf Präzisionsbauteile für den Automobilsektor spezialisiert ist, hatte die strategische Entscheidung getroffen, ihre erste Produktionstochtergesellschaft in Spanien auf einem Industriegelände in der Region Murcia zu gründen. Das Projekt umfasste die Versetzung von vier Managern aus der Münchner Zentrale, die lokale Einstellung von einundvierzig Operateuren und Technikern und die Betriebsaufnahme des Werks innerhalb von zwei Monaten.

Die Gruppe verfügte über eine gut etablierte Personalfunktion in Deutschland, hatte aber keine Vorerfahrung auf dem spanischen Arbeitsmarkt. Die Unterschiede waren erheblich: Das Sozialversicherungsbeitragssystem, die Gehaltsabrechungsstruktur, obligatorische Branchen-Tarifverträge, Überstundenregelungen, Urlaubsansprüche und Arbeitsvertragskündigungsfristen funktionieren alle nach einer völlig anderen Logik als das deutsche System. Die Rechtsabteilung der Gruppe hatte speziell das Risiko falscher Tarifvertragsanwendung als wichtigste potenzielle Quelle von Bußgeldern und Arbeitsklagen identifiziert.

Zusätzlich musste die Tochtergesellschaft als Arbeitgeber bei der TGSS registriert werden, jeden Arbeitnehmer vor seinem ersten Tag anmelden, monatliche Beitragsmeldungen einreichen und sicherstellen, dass alle Sozialversicherungszahlungsfristen ab dem ersten Zyklus eingehalten wurden — da Verzögerungen in den ersten Monaten automatische Zuschläge auslösen, die bis zu 20 % des ausstehenden Betrags erreichen können.

Unser Ansatz

Wir begannen das Projekt acht Wochen vor dem geplanten Startdatum des ersten Mitarbeiters mit einer Analyse der Produktionstätigkeit der Tochtergesellschaft, um den anwendbaren Tarifvertrag zu bestimmen. Im Bereich der Metallkomponentenfertigung in Murcia fiel das Unternehmen in den Geltungsbereich des Allgemeinen Metallindustrie-Tarifvertrags, ergänzt durch das Murcianer Provinzabkommen — ein zweistufiges System, das eine detaillierte Analyse erforderte, um zu identifizieren, welche Bedingungen in jedem Einzelfall vorrangig waren.

Wir registrierten das Unternehmen bei der TGSS, einschließlich Arbeitgeberregistrierung, Eröffnung des Beitragskontocodes und Einreichung der Tätigkeitsmeldung. Parallel dazu entwickelten wir die Gehaltsstruktur für jede Jobkategorie — Operateure ersten Grades, Operateure zweiten Grades, Wartungstechniker, Prozesstechniker und Manager — und berechneten die Tarifvertrags-Grundgehälter, Anwesenheitsprämien und Zulagen für Schicht- und Nachtarbeit, die für das Dreischichtsystem des Werks gelten, sowie die anteiligen Weihnachts- und Sommerbonus-Ansprüche.

Für das Onboarding aller fünfundvierzig Mitarbeiter etablierten wir ein Registrierungsprotokoll, das die vorherige Dokumentenprüfung (NIE-Nummern für die versetzten deutschen Mitarbeiter, Beitragsdokumentation für lokal eingestelltes Personal), die Sozialversicherungsanmeldung für jeden Mitarbeiter vor seinem Startdatum und von unserem Arbeitsrechtsteam überprüfte Arbeitsverträge zur Sicherstellung der Tarifvertragskonformität umfasste. Die vier aus Deutschland versetzten Manager benötigten auch die Bearbeitung von A1-Entsendebescheinigungen zur Aufrechterhaltung ihrer deutschen Sozialversicherungsdeckung während der Anfangsphase.

Wir implementierten ein cloudbasiertes Gehaltsabrechnungsmanagementsystem, das sowohl für das lokale Team in Murcia als auch für die HR-Abteilung in München zugänglich war, mit SEPA-Format-Bankübertragungsdateien und monatlichen Gehaltsabrechnungskostenberichten, aufgeschlüsselt nach Kategorie und Kostenstelle in einem mit dem Konsolidierungssystem der Gruppe kompatiblen Format.

Ergebnisse

Die Tochtergesellschaft verarbeitete ihren ersten Gehaltsabrechnungszyklus vier Tage vor der internen Frist, die das Unternehmen gesetzt hatte, in der sechsten Projektwoche ohne Zwischenfall. Alle fünfundvierzig Mitarbeiter erhielten ihr Gehalt am vereinbarten Datum, und alle Sozialversicherungs- und Steuerbehördenzahlungen wurden fristgerecht geleistet.

In den ersten zwölf Betriebsmonaten erhielt das Unternehmen keine Mitteilungen von der TGSS oder dem Arbeitsinspektorat. Die Beitragsdokumentation, Arbeitnehmeranmeldungen und Tarifvertragsanwendung wurden von der Rechtsabteilung der Gruppe im neunten Monat überprüft und in allen geprüften Bereichen als vollständig konform bewertet.

Die Kosten des ausgelagerten Services im Vergleich zur Alternative der Einstellung eines Vollzeit-Gehaltsabrechnungsspezialisten in Spanien — mit dem erforderlichen Erfahrungsniveau für die Verwaltung der Komplexität eines Metallindustrie-Tarifvertrags und innereuro-päischer Entsenderegeln — repräsentierten eine Einsparung von 35.000 Euro pro Jahr, mit dem zusätzlichen Vorteil integrierter arbeitsrechtlicher Unterstützung für alle aufkommenden Fragen oder Probleme.