Lohnabrechnung Spanien: ausgelagert, präzise und vollständig regelkonform
Die spanische Lohnabrechnung gehört zu den technisch anspruchsvollsten Gehaltsabrechnungsumgebungen in Europa. Jeden Monat sind Pflichtmeldungen über zwei separate Behördenplattformen erforderlich — Sistema RED/Siltra für die Sozialversicherung und die AEAT für Lohnsteuereinbehalte — mit unterschiedlichen Fristen, unterschiedlichen Datenformaten und unterschiedlichen Strafregimen, ohne jede Fehlertoleranz. Eine einzige verspätete Sozialversicherungszahlung löst automatisch einen Zuschlag von 10 bis 20 Prozent aus, ohne Vorwarnung und ohne Schonfrist. Ein falsch berechneter Gehaltszettel, eine Siltra-Datei mit einem einzigen Feldfehler oder eine übergangene Bestimmung des Tarifvertrags schafft sofortige finanzielle und rechtliche Risiken. Für internationale Unternehmen, die ein spanisches Team von der Zentrale aus verwalten, wird die Herausforderung durch drei Faktoren verschärft: Das System läuft ausschließlich auf Spanisch; der anwendbare Tarifvertrag — nicht der gesetzliche Mindestlohn — legt verbindliche Gehaltsuntergrenzen fest; und jede Mitarbeitersituation — ansässig, nicht ansässig, Expat, entsendet — erfordert einen anderen Berechnungsansatz.
Daten in der EU · DSGVO · Unverbindlich
Spezialisierte Beratung und persönlicher Service
BMC führt Ihren vollständigen spanischen Lohnzyklus als Erweiterung Ihrer Personalabteilung durch. Wir übernehmen Gehaltsberechnungen nach dem jeweiligen Tarifvertrag, monatliche Sozialversicherungsbeiträge über Sistema RED/Siltra, IRPF-Einbehalte (Modelo 111 monatlich, Modelo 190 jährlich), An- und Abmeldungen bei der TGSS, Abfindungsberechnungen sowie Expat-Lohnabrechnung. Garantierte Lieferung vor dem 27. jeden Monats. Ihre Finanzabteilung erhält einen einzigen monatlichen Bericht, die Bankzahlungsdatei im SEPA-Format und digital signierte Gehaltszettel — ohne sich um spanische Behördenportale kümmern oder mit laufenden Rechtsänderungen Schritt halten zu müssen.
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Sozialversicherungsbeiträge (TGSS über Sistema RED/Siltra) müssen bis zum letzten Tag des Folgemonats gezahlt werden — automatischer Zuschlag von 10–20 Prozent bei Verzug ohne Schonfrist; Mitarbeiteranmeldungen (AFI alta) müssen über Sistema RED vor dem ersten Arbeitstag eingereicht werden (LGSS art. 139).
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Spanien verfügt über mehr als 3.000 Tarifverträge (convenios colectivos); der anwendbare Vertrag legt verbindliche Mindestlohntabellen, Überstundensätze und Dienstalterszuschläge fest, die den SMI überschreiben — die Identifikation des richtigen Convenio ist eine Pflicht ab dem ersten Tag, und die Arbeitsinspektion (ITSS) kann bis zu 4 Jahre rückwirkend prüfen.
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Monatlicher Lohnzyklus
Vorfälle bis zum 23. → IRPF- und SS-Berechnungen → Siltra-FLA-Datei eingereicht → Modelo 111 bis zum 20. des Folgequartals eingereicht → Bankzahlungsdatei (SEPA XML ISO 20022) und signierte Gehaltszettel vor dem 27. geliefert.
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Expat-Lohnabrechnung erfordert die Ermittlung, welches Sozialversicherungssystem gilt (Totalisation-Abkommen oder EU-Verordnung 883/2004), den Erwerb von A1-Bescheinigungen für EU-Entsendungen und die Feststellung, ob der Beckham-Gesetz-IRPF-Pauschalsteuersatz (24 Prozent) gilt — jeder Mitarbeiter wird separat bewertet.
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Das Problem
Die spanische Lohnabrechnung gehört zu den technisch anspruchsvollsten Gehaltsabrechnungsumgebungen in Europa. Jeden Monat sind Pflichtmeldungen über zwei separate Behördenplattformen erforderlich — Sistema RED/Siltra für die Sozialversicherung und die AEAT für Lohnsteuereinbehalte — mit unterschiedlichen Fristen, unterschiedlichen Datenformaten und unterschiedlichen Strafregimen, ohne jede Fehlertoleranz. Eine einzige verspätete Sozialversicherungszahlung löst automatisch einen Zuschlag von 10 bis 20 Prozent aus, ohne Vorwarnung und ohne Schonfrist. Ein falsch berechneter Gehaltszettel, eine Siltra-Datei mit einem einzigen Feldfehler oder eine übergangene Bestimmung des Tarifvertrags schafft sofortige finanzielle und rechtliche Risiken. Für internationale Unternehmen, die ein spanisches Team von der Zentrale aus verwalten, wird die Herausforderung durch drei Faktoren verschärft: Das System läuft ausschließlich auf Spanisch; der anwendbare Tarifvertrag — nicht der gesetzliche Mindestlohn — legt verbindliche Gehaltsuntergrenzen fest; und jede Mitarbeitersituation — ansässig, nicht ansässig, Expat, entsendet — erfordert einen anderen Berechnungsansatz.
Unsere Lösung
BMC führt Ihren vollständigen spanischen Lohnzyklus als Erweiterung Ihrer Personalabteilung durch. Wir übernehmen Gehaltsberechnungen nach dem jeweiligen Tarifvertrag, monatliche Sozialversicherungsbeiträge über Sistema RED/Siltra, IRPF-Einbehalte (Modelo 111 monatlich, Modelo 190 jährlich), An- und Abmeldungen bei der TGSS, Abfindungsberechnungen sowie Expat-Lohnabrechnung. Garantierte Lieferung vor dem 27. jeden Monats. Ihre Finanzabteilung erhält einen einzigen monatlichen Bericht, die Bankzahlungsdatei im SEPA-Format und digital signierte Gehaltszettel — ohne sich um spanische Behördenportale kümmern oder mit laufenden Rechtsänderungen Schritt halten zu müssen.
Wie wir vorgehen
Onboarding und Konfiguration
Wir erheben alle Unternehmensdaten: anwendbarer Tarifvertrag, Stellenkategorien, Gehaltsstruktur, bestehende Sozialversicherungskonten und Mitarbeiterdaten. Wir konfigurieren die Berechnungsumgebung, beantragen Zugang zu Sistema RED und erfassen die Einbehaltkategorie, IRPF-Situation und Sozialversicherungsbeitragsgruppe jedes Mitarbeiters.
Monatliches Vorfallsmanagement
Wir erhalten Ihre monatlichen Lohnvorfälle — Neueinstellungen, Abgänge, Gehaltsänderungen, Überstunden, Provisionen, Krankenscheine und Urlaub — vor dem 23. jeden Monats und verarbeiten individuelle Berechnungen für jeden Mitarbeiter unter Berücksichtigung der IRPF-Progression, Sozialversicherungsgrundlagen und Tarifvertragsbestimmungen.
Sozialversicherungs- und Steuermeldungen
Wir reichen monatliche Sozialversicherungsbeiträge (FLA/FAN-Dateien) über Siltra und Sistema RED innerhalb des gesetzlichen Zeitfensters ein. Wir verwalten die Modelo-111-Einbehaltserklärungen bei der AEAT und alle TGSS-Meldungen — AFI-An- und Abmeldungen, Datenänderungen sowie Mutterschafts-, Vaterschafts- und Krankenscheine.
Lieferung und Mitarbeiterbetreuung
Wir liefern digital signierte Gehaltszettel, die SEPA-Bankzahlungsdatei (XML ISO 20022) und einen monatlichen Übersichtsbericht vor dem 27. Wir beantworten Mitarbeiteranfragen innerhalb von 24 Stunden und erstellen jährliche Einbehaltsbescheinigungen (Modelo 190), Arbeitgebernachweise für Sozialleistungsanträge sowie alle für arbeitsrechtliche Verfahren erforderlichen Unterlagen.
Wir haben 18 Mitarbeiter in Spanien und verwalten die Lohnabrechnung von unserem Londoner Büro aus. Vor BMC war jeder Monat eine Notfallübung — Sistema-RED-Ablehnungen, falsche Tarifvertragsstufen, verspätete Sozialversicherungszahlungen mit Bußgeldern. Seit dem Wechsel hatten wir in zwei Jahren keine einzige Strafe mehr. Der monatliche Bericht liegt am 25. in unserem Posteingang, und das Finanzteam kann ihn noch am selben Tag verarbeiten. (caso anonimizado)
Warum die spanische Lohnabrechnung besonders ist und warum das wichtig ist
Spaniens Lohnabrechnung-Compliance-Umgebung gehört zu den technisch anspruchsvollsten in Europa. Anders als in Ländern mit einem einheitlichen nationalen Lohnabrechnungssystem müssen spanische Arbeitgeber gleichzeitig zwei separate Behördenplattformen verwalten: Sistema RED/Siltra für die Sozialversicherung und das AEAT-Portal für Lohnsteuereinbehalte — mit Pflichtmeldungen zu unterschiedlichen Fristen, in unterschiedlichen Datenformaten und unter unterschiedlichen Strafregimen.
Die Konsequenzen sind unmittelbar: Eine einzige verspätete Sozialversicherungszahlung löst automatisch einen Zuschlag von 10 bis 20 Prozent aus, ohne Vorwarnung und ohne Schonfrist. Eine Siltra-Datei mit einem Formatfehler blockiert die Beitragseinreichung bis zur Korrektur. Ein falsch berechneter IRPF-Einbehalt kumuliert über jeden Gehaltszettel bis zur Entdeckung.
Für internationale Unternehmen, die ein spanisches Team verwalten, wird diese Komplexität durch drei Faktoren verschärft: Das System läuft ausschließlich auf Spanisch; der anwendbare Tarifvertrag — nicht der Mindestlohn — setzt verbindliche Gehaltsuntergrenzen; und jede Mitarbeitersituation — ansässig, nicht ansässig, Expat, entsendet — erfordert einen anderen Berechnungsansatz.
Was die Lohnabrechnung in Spanien umfasst
Monatlicher Lohnzyklus
Jeden Monat folgt derselbe geregelte Ablauf:
Bis zum 23.: Vorfallseinreichungsfrist. BMC erhält Ihre monatlichen Änderungen — Neueinstellungen, Abgänge, Gehaltsänderungen, Überstunden, Krankenscheine, Provisionen und Urlaub. Bei keinen Änderungen läuft die Lohnabrechnung automatisch auf Basis der Daten des Vormonats.
Bis zum 27.: BMC liefert digital signierte Gehaltszettel für jeden Mitarbeiter, die SEPA-Bankzahlungsdatei (XML ISO 20022) zur direkten Einreichung bei Ihrer Bank sowie einen monatlichen Übersichtsbericht mit Gesamtlohnkosten, Sozialversicherungsbeiträgen und IRPF-Einbehalten.
Bis zum letzten Tag des Folgemonats: Sozialversicherungsbeiträge (TC/FLA-Dateien) über Siltra eingereicht und bezahlt. BMC verwaltet die Einreichung und sendet Ihnen die Bestätigung.
Bis zum 20. von April, Juli, Oktober, Januar: IRPF-Einbehaltserklärung (Modelo 111) bei der AEAT eingereicht, die die Einbehalte des Vorquartals abdeckt.
Sistema RED und Siltra-Verwaltung
BMC fungiert als Ihr zugelassener RED-Agent (Autorizado RED). Das bedeutet, alle Ihre Sozialversicherungsmeldungen — Mitarbeiteranmeldungen (AFI alta), Abmeldungen (AFI baja), Datenänderungen, Krankheits-, Mutterschafts- und Vaterschaftsbescheinigungen sowie monatliche Beitragsabrechnungen — werden von BMC über seine Sistema-RED-Autorisierung verwaltet.
Ohne einen zugelassenen RED-Agenten müssen Unternehmen einen eigenen Sistema-RED-Zugang beantragen, die Siltra-Software installieren und pflegen sowie Dateien direkt einreichen — eine Belastung, die eine laufende Schulung erfordert, da die TGSS die Siltra-Spezifikation jährlich aktualisiert.
Tarifvertragscompliance
Spaniens mehr als 3.000 Tarifverträge sind nicht optional. Der anwendbare convenio colectivo — auf Branchenebene, Provinzebene oder Unternehmensebene — legt verbindliche Mindestgehälter, Arbeitszeiten, Überstundensätze, Dienstalterszuschläge und bezahlte Urlaubsansprüche fest, die dem allgemeinen Mindestlohn vorgehen. Den falschen anzuwenden führt entweder zur Unterbezahlung von Mitarbeitern (rechtswidrig, sanktionierbar durch die Arbeitsinspektion) oder zur Überbezahlung (unnötige Kosten).
BMC identifiziert den anwendbaren Tarifvertrag beim Onboarding, überwacht Tarifvertragserneuerungen bei Veröffentlichung neuer Gehaltstabellen und wendet die korrekten Sätze für jede Mitarbeiterkategorie an.
IRPF-Einbehaltsverwaltung
Jeder Gehaltszettel erfordert einen korrekt berechneten IRPF-Lohnsteuereinbehalt. Der Einbehaltssatz hängt vom jährlichen Bruttogehalt jedes Mitarbeiters, seiner steuerlichen Situation (Kinder, Behinderung, Hypothekenabzug), seinem Ansässigkeitsstatus und etwaigen unregelmäßigen Gehaltsbestandteilen ab.
BMC berechnet den Einbehalt jedes Mitarbeiters individuell und reicht Modelo 111 vierteljährlich (oder monatlich für größere Arbeitgeber) ein. Die Jahresübersicht (Modelo 190) wird jedem Mitarbeiter bis zum 31. Januar für seine persönliche Einkommensteuererklärung bereitgestellt.
Lohnabrechnung für internationale Unternehmen beim Markteintritt in Spanien
Der erste Mitarbeiter aktiviert sofortige Compliance-Pflichten
Wenn der erste spanische Mitarbeiter Ihres Unternehmens die Arbeit aufnimmt, werden vier Compliance-Ströme gleichzeitig aktiviert:
1. TGSS-Arbeitgeberregistrierung: Das Unternehmen muss vor der ersten Mitarbeiteranmeldung einen Código de Cuenta de Cotización (CCC) besitzen. Wenn das Unternehmen ohne Mitarbeiter gegründet wurde, existiert diese Registrierung möglicherweise noch nicht.
2. AFI alta (Mitarbeiteranmeldung): Muss über Sistema RED vor dem ersten Arbeitstag des Mitarbeiters eingereicht werden — nicht am selben Tag und nicht danach. Eine rückwirkende Anmeldung ist automatisch eine verspätete Anmeldung.
3. Identifikation des Tarifvertrags: Der anwendbare convenio colectivo muss identifiziert und das Gehalt des Mitarbeiters gegen dessen Mindestgehaltstabellen geprüft werden, bevor der Vertrag unterzeichnet wird.
4. Einrichtung des IRPF-Einbehalts: Der anfängliche Einbehaltssatz des Mitarbeiters muss aus den Daten seiner comunicación de datos al pagador (dem Formular, das Mitarbeiter zu Beginn des Arbeitsverhältnisses einreichen) berechnet werden.
BMC verwaltet alle vier Ströme als Teil seines Onboarding-Services und schließt die Einrichtung bei einfachen Einzelmitarbeiter-Beauftragungen in der Regel innerhalb von 48 Stunden ab.
Entsandte Mitarbeiter und Expats
Entsandte Mitarbeiter und Expats erfordern Lohnberechnungen, die über die Standardbehandlung ansässiger Mitarbeiter hinausgehen:
Sozialversicherungssystem: Zahlt der Mitarbeiter Sozialversicherung in Spanien, im Heimatland oder in beiden (wenn kein Totalisation-Abkommen gilt)? EU-Bürger, die durch die EU-Verordnung 883/2004 abgedeckt sind, und Bürger von Ländern mit bilateralen Totalisation-Abkommen (USA, UK, Japan, Kanada, Australien, Brasilien und andere) können bei einer vorübergehenden Entsendung im Sozialversicherungssystem ihres Heimatlandes bleiben. Eine A1-Bescheinigung (EU) oder eine Coverage-Bescheinigung (Nicht-EU-Vertragsländer) dokumentiert dies.
Beckham-Gesetz (Ley Beckham): Qualifizierte neue spanische Steueransässige — in der Regel von einem ausländischen Arbeitgeber nach Spanien versetzte Mitarbeiter — können das Beckham-Gesetz-IRPF-Pauschalrate von 24 Prozent beantragen (gegenüber der progressiven Standardskala bis zu 47 Prozent). Der Antrag (Modelo 149) muss innerhalb von 180 Tagen nach der ersten Sozialversicherungsanmeldung eingereicht werden. BMC identifiziert qualifizierende Mitarbeiter beim Onboarding und verwaltet den Antrag.
Geteilte Gehaltsabrechnung: Wenn ein Mitarbeiter teils in Spanien und teils im Ausland arbeitet, muss das Gehalt nach Jurisdiktion aufgeteilt werden, wobei jeder Anteil den Einbehaltungsregeln des jeweiligen Landes unterliegt. BMC koordiniert mit den Lohnteams im Heimatland bei der Strukturierung geteilter Gehaltsabrechnungen.
Kosten der ausgelagerten Lohnabrechnung in Spanien
BMC berechnet eine feste monatliche Pauschale pro Mitarbeiter mit Mengenrabatten. Standardgebührenspanne: 15 bis 45 Euro pro Mitarbeiter und Monat, abhängig von:
- Anzahl der Mitarbeiter (Mengenrabatt ab 10 Mitarbeitern)
- Komplexität (Expat-Lohnabrechnung, mehrere Tarifverträge, variable Vergütungsstrukturen)
- Einschluss von Expat-Lohnabrechnung-Beratung
Es gibt keine Gebühren pro Meldung, keine Revisionsgebühren und keine Mehrkosten für vor der Frist des 23. eingehende Vorfälle. Das Einrichtungs-/Onboarding wird als einmalige Gebühr gesondert berechnet. BMC stellt vor Beginn jeder Beauftragung ein schriftliches Festpreisangebot aus.
Warum BMC für spanische Lohnabrechnung
Das Lohnteam von BMC umfasst Lohnspezialisten, Arbeitsrechtsanwälte und Steuerberater, die gemeinsam an jeder Mandantenlohnabrechnung arbeiten. Die Kombination ist entscheidend: Wenn eine Tarifvertragserneuerung die Gehaltstabellen ändert, identifiziert das Arbeitsrechtsteam die Änderung und das Lohnteam wendet sie sofort an. Wenn sich die Steuersituation eines Mitarbeiters ändert, berechnet das Steuerteam den Einbehalt neu und das Lohnteam setzt ihn im selben Monat um.
Für Unternehmen, die ihre spanischen Aktivitäten beginnen, steht die Lohnabrechnung von BMC ab dem ersten Tag zur Verfügung — noch vor der ersten Einstellung, konfiguriert während der Unternehmensgründung, damit der erste Gehaltszettel des ersten Mitarbeiters von Anfang an korrekt verarbeitet wird.
Für Hintergrundinformationen zur Unternehmensgründung in Spanien oder zum Markteintritt in Spanien als internationales Unternehmen lesen Sie unsere dedizierten Leitfäden.
Häufig gestellte Fragen
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