Krankschreibung in Spanien (Incapacidad Temporal)

Was ist die Incapacidad Temporal (IT)?

Die Incapacidad temporal (IT) ist Spaniens System für vorübergehende Arbeitsunfähigkeitsleistungen — das Äquivalent zum gesetzlichen Krankengeld. Es bietet Einkommensersatz für Arbeitnehmer, die aufgrund folgender Umstände ihre Arbeit nicht ausführen können:

• Gewöhnliche Krankheit oder nicht arbeitsbedingte Verletzung (contingencias comunes): Geregelt durch das Sozialversicherungssystem, mit anderen Sätzen und Verfahren als arbeitsbedingte Ursachen.
• Berufskrankheit oder Arbeitsunfall (contingencias profesionales): Anerkannte Erkrankungen, die aus der Berufstätigkeit selbst entstehen, oder Unfälle, die am Arbeitsplatz oder auf dem Weg zur/von der Arbeit eintreten (in itinere Unfälle). Diese haben günstigere Leistungssätze und kürzere Wartezeiten.

Das IT-System wird von der INSS (Instituto Nacional de la Seguridad Social) oder zunehmend von mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales (Unfallversicherungsgesellschaften für Arbeitsunfälle und Berufskrankheiten) verwaltet — private Einrichtungen, die berufliche Risiken im Auftrag des Sozialversicherungssystems verwalten. Arbeitgeber müssen ihre Belegschaft bei einer Mutua anmelden.

Funktionsweise der IT: Die Zahlungskaskade

Tage 1–3 (Gewöhnliche Krankheit/Nicht-Arbeitsunfall)

Es ist keine Leistung fällig. Der Arbeitnehmer erhält für die ersten drei Krankheitstage weder Gehalt noch Leistung (período de espera), sofern der anwendbare Tarifvertrag nicht die Zahlung durch den Arbeitgeber für diese Tage vorsieht (was viele Tarifverträge tun).

Tage 4–15 (Gewöhnliche Krankheit/Nicht-Arbeitsunfall)

Der Arbeitgeber zahlt das tägliche Krankengeld:

• Tag 4 bis Tag 15: 60 % der Beitragsbemessungsgrundlage (berechnet als monatliche Beitragsbemessungsgrundlage geteilt durch 30)

Die für IT verwendete Beitragsbemessungsgrundlage ist die base reguladora, die dem Durchschnitt der Beitragsbemessungsgrundlage des Arbeitnehmers über die 12 Monate vor der Krankmeldung entspricht.

Tag 16 und folgende (Gewöhnliche Krankheit/Nicht-Arbeitsunfall)

Die INSS oder die Mutua zahlt das tägliche Krankengeld direkt an den Arbeitnehmer (oder über den Arbeitgeber per Zahlungsdelegation):

• Tage 16–20: 60 % der täglichen Regulierungsbasis
• Ab Tag 21: 75 % der täglichen Regulierungsbasis

Arbeitsunfälle und Berufskrankheiten

Bei arbeitsbedingten Ursachen ist die Leistung ab Tag 1 zahlbar (keine Wartezeit):

• 75 % der täglichen Regulierungsbasis ab dem ersten Tag
• Gezahlt von der Mutua (nicht vom Arbeitgeber)

Der höhere Satz spiegelt den größeren Ernst und die Arbeitgeberverantwortung bei arbeitsbedingten Behinderungen wider.

Arbeitgeberpflichten während der Krankmeldung

Gehaltsergänzung (Mejora Voluntaria)

Viele Tarifverträge verlangen von Arbeitgebern, die gesetzliche IT-Leistung aufzustocken, damit der Arbeitnehmer 100 % (oder einen festgelegten Prozentsatz) seines Nettogehalts während der Krankmeldung erhält. Den anwendbaren convenio colectivo immer überprüfen. Dies sind direkte Kosten für den Arbeitgeber und müssen in den Lohnabrechnungsberechnungen berücksichtigt werden.

Weiterführung der Sozialversicherungsbeiträge

Der Arbeitgeber zahlt weiterhin Sozialversicherungsbeiträge auf die Beitragsbemessungsgrundlage des Arbeitnehmers während der IT-Periode. Die Beitragspflicht des Arbeitgebers bleibt bestehen, auch wenn der Arbeitnehmer nicht arbeitet.

Dokumentation und IT-Zertifizierung

Ab 2023 führte Spanien ein neues IT-Zertifizierungssystem ein:

• Der Arbeitnehmer muss ärztliche Bescheinigungen (partes de baja, confirmación, y alta) nicht mehr physisch beim Arbeitgeber abgeben.
• Ärzte stellen Bescheinigungen direkt in das INSS-System aus.
• Der Arbeitgeber erhält elektronische Benachrichtigungen über das DELTA-System des INSS oder über das Sistema RED.
• Der Arbeitgeber muss weiterhin die IT-Abwesenheit in Lohnabrechnungssystemen erfassen und den IRPF-Steuerabzug zum entsprechenden Satz auf das Leistungseinkommen beibehalten.

Benachrichtigung an das SEPE

IT-Perioden erfordern keine spezifische SEPE-Benachrichtigung, müssen aber korrekt in den monatlichen Sozialversicherungsbeitragsberichten (liquidaciones) ausgewiesen werden.

Dauer und Verlängerung

IT aufgrund von gewöhnlicher Krankheit hat eine maximale Dauer von:

• 12 Monaten, verlängerbar um 6 weitere Monate, wenn die Genesung in diesem Zeitraum erwartet wird.
• Nach 18 Monaten führt die INSS eine medizinische Überprüfung durch und kann:
  • Die IT um weitere 6 Monate verlängern (maximale Gesamtdauer: 24 Monate)
  • Eine Bewertung dauerhafter Behinderung (incapacidad permanente) einleiten
  • Eine Arbeitsunfähigkeitsentlassung (alta médica) ausstellen — der Arbeitnehmer muss zur Arbeit zurückkehren oder die Entlassung anfechten

IT aufgrund eines Arbeitsunfalls folgt demselben Zeitplan, aber mit höheren Leistungssätzen durchgehend.

Kündigung und Krankschreibung: Schutzregeln

Ein wesentliches Anliegen für Arbeitgeber ist, ob sie einen Arbeitnehmer kündigen können, der langzeitkrankgeschrieben ist. Das spanische Recht unterscheidet:

Sachliche Kündigung wegen Abwesenheit

Artikel 52(d) ET erlaubt sachliche Kündigung, wenn Abwesenheiten definierte Schwellenwerte überschreiten:

• 20 % der Arbeitstage in zwei aufeinanderfolgenden Monaten, oder
• 25 % der Arbeitstage in vier nicht aufeinanderfolgenden Monaten innerhalb von 12 Monaten

Jedoch: Bei der Berechnung des Schwellenwerts zählen IT-Tage nicht als Abwesenheiten, wenn die IT-Periode mehr als 20 aufeinanderfolgende Tage dauert. Dieser Schutz wurde eingeführt, um zu verhindern, dass Arbeitnehmer mit ausgedehnten schweren Erkrankungen bestraft werden.

Diskriminierende Kündigung und Behinderung

Wenn der Kündigungsgrund die Erkrankung oder der körperliche/psychologische Zustand des Arbeitnehmers ist und dieser Zustand nach EU-Recht einer Behinderung gleichgestellt wird (langanhaltende funktionale Einschränkung, die die Teilnahme am Berufsleben beeinträchtigt), kann die Kündigung für nichtig (nulo) statt nur unbillig erklärt werden — was eine zwingend Wiedereinstellung und vollständige Nachzahlung auslöst.

Die CJEU-Entscheidungen in der Rechtssache Daouidi und Folgeentscheidungen haben die spanische Rechtsprechung in diesem Punkt geprägt: Die Kündigung eines Arbeitnehmers während einer Langzeit-IT für eine Erkrankung mit ungewissen Genesungsaussichten kann nach dem Prinzip des Schutzes vor Diskriminierung wegen Behinderung nichtig sein.

Disziplinarkündigung während IT

Ein krankgeschriebener Arbeitnehmer kann aus Disziplinargründen entlassen werden (schweres Fehlverhalten, das nichts mit der Erkrankung selbst zu tun hat). Wenn der Arbeitgeber jedoch aus Disziplinargründen kündigen möchte, muss das vollständige Disziplinarverfahren eingehalten werden, und der Kündigungsgrund muss vollständig unabhängig von der Erkrankung sein.

Rückkehr zur Arbeit

Wenn der Arbeitnehmer aus der Krankmeldung entlassen wird (alta médica) — entweder durch den Hausarzt, die INSS oder die Mutua — ist er verpflichtet, am nächsten Arbeitstag zur Arbeit zurückzukehren. Der Arbeitgeber muss ihn in seiner früheren oder einer gleichwertigen Position wiedereinstellen. Wenn die frühere Position des Arbeitnehmers während seiner Abwesenheit wesentlich verändert wurde, kann er Anspruch auf konstruktive Kündigung haben.

Häufig gestellte Fragen

Kann ein Arbeitgeber den Nachweis verlangen, dass ein Arbeitnehmer tatsächlich krank ist? Der Arbeitgeber kann den Arbeitnehmer nicht zwingen, seine Diagnose preiszugeben (medizinische Privatsphäre). Der Arbeitgeber kann jedoch eine unabhängige medizinische Untersuchung durch die Unfallversicherungsgesellschaft oder einen Betriebsarzt organisieren. Seit 2023 stellt das INSS-System dem Arbeitgeber die voraussichtliche Dauer des IT-Prozesses (nicht die Diagnose) zur Verfügung, was eine bessere Personalplanung ermöglicht.

Was passiert mit Bonus- und Anreizzahlungen während der Krankmeldung? Die gesetzliche IT-Leistung wird auf Basis der Beitragsbemessungsgrundlage berechnet, nicht auf der Basis des Bruttogehalts einschließlich variabler Komponenten. Leistungsboni, die wirklich variabel sind, sind während IT-Perioden möglicherweise nicht zahlbar, wenn der Tarifvertrag nichts anderes festlegt. Festes-variables Hybridvergütung erfordert sorgfältige Analyse.

Kann ein krankgeschriebener Arbeitnehmer für einen anderen Arbeitgeber arbeiten? Im Allgemeinen nein. Arbeiten während des IT-Krankengeldbezugs ist unvereinbar mit der angegebenen Arbeitsunfähigkeit und kann zu Leistungsverlust, Rückzahlungspflichten und Disziplinarmaßnahmen (möglicherweise bis zur Kündigung) führen. Einige nuancierte Ausnahmen bestehen für IT, die für eine spezifische Tätigkeit gewährt wurde, bei der der Arbeitnehmer mehrfach beschäftigt ist und noch in der Lage ist, eine andere Art von Arbeit auszuführen.

Wie wirkt sich der MEI-Zuschlag auf IT-Leistungen aus? Der MEI-Zuschlag wird während der IT auf Beitragsbemessungsgrundlagen gezahlt, genauso wie während der aktiven Beschäftigung — er beeinflusst die Leistungsberechnung nicht, ist aber Teil der laufenden Sozialversicherungskosten des Arbeitgebers während der Abwesenheit.

Was passiert, wenn der Arbeitnehmer nach Ende der IT-Periode nicht zurückkehrt? Wenn der Arbeitnehmer es versäumt, nach Erhalt einer Arbeitsunfähigkeitsentlassung zur Arbeit zurückzukehren und keine Überprüfung der Entlassungsentscheidung beantragt, kann der Arbeitgeber die Abwesenheit als ungerechtfertigt behandeln. Nach erforderlicher Fristsetzung kann der Arbeitgeber eine Kündigung wegen Aufgabe des Arbeitsplatzes vornehmen — obwohl ordnungsgemäßes Verfahren und Dokumentation unbedingt erforderlich sind, um einen Anspruch auf ungerechtfertigte Kündigung zu vermeiden.