Die Ausweitung des grenzüberschreitenden E-Commerce und die Globalisierung von Lieferketten haben die Zahl nicht ansässiger Unternehmen mit Umsatzsteuerpflichten in Spanien erheblich erhöht. Ein in den USA ansässiges Unternehmen, das Software an spanische Unternehmen verkauft, ein Schweizer Logistikunternehmen, das Waren in einem spanischen Lager lagert, eine australische E-Commerce-Plattform, die Konsumgüter an spanische Kunden verkauft: All diese können spanische Umsatzsteuerregistrierungs-, Erklärungsabgabe- und Zahlungspflichten haben, die — wenn sie nicht ordnungsgemäß verwaltet werden — Strafen, Aufschläge und betriebliche Unterbrechungen verursachen.
Rechtsrahmen: Wann spanische Umsatzsteuerpflichten entstehen
Die spanische Umsatzsteuer (geregelt durch das Gesetz 37/1992 und die Durchführungsverordnung Königliches Dekret 1624/1992) gilt für Lieferungen von Gegenständen und Dienstleistungserbringungen im spanischen Festland und auf den Balearen. Die Kanarischen Inseln, Ceuta und Melilla unterliegen separaten indirekten Steuerregimes (IGIC bzw. IPSI) und gehören nicht zum spanischen Umsatzsteuergebiet.
Ein nicht ansässiges Unternehmen hat spanische Umsatzsteuerpflichten, wenn es:
- Lieferungen von Gegenständen aus einem in Spanien gelegenen Lager tätigt (einschließlich der Lagerung auf Fulfillment-Plattformen wie Amazon FBA mit auf spanischem Territorium gelagertem Inventar).
- Dienstleistungen erbringt, deren Leistungsort gemäß den Ortungsregeln von Artikel 69 des Umsatzsteuergesetzes in Spanien liegt (zum Beispiel immobilienbezogene Dienstleistungen für in Spanien gelegene Immobilien oder Dienstleistungen im Zusammenhang mit in Spanien stattfindenden Veranstaltungen).
- Fernverkäufe von Gegenständen an Endverbraucher in Spanien tätigt, die den jährlichen Schwellenwert von 10.000 Euro übersteigen (der seit Juli 2021 für alle Mitgliedstaaten geltende einheitliche EU-Schwellenwert).
- Gegenstände einführt, die durch den spanischen Zoll für die Lieferung an spanische Kunden abgefertigt wurden.
Das OSS-System und seine Auswirkungen auf die Steuervertretungspflicht
Die ab Juli 2021 wirksame Mehrwertsteuerreform für den elektronischen Handel führte das One-Stop-Shop-Regime (OSS) ein und erweiterte seinen Geltungsbereich auf Warenverkäufe aus Drittländern (IOSS, Import One Stop Shop). Der OSS ermöglicht es in der EU ansässigen Unternehmen, die Umsatzsteuer auf alle ihre B2C-Verkäufe an Verbraucher in anderen Mitgliedstaaten über ein einziges Portal (typischerweise in ihrem Heimatmitgliedstaat) zu erklären und zu zahlen, ohne sich in jedem Land, in dem sie verkaufen, registrieren zu müssen.
Der OSS hat jedoch wichtige Einschränkungen: Er deckt keine B2B-Verkäufe ab, gilt nicht für Lieferungen von Gegenständen, die die physische Lagerung im Bestimmungsland beinhalten, und ersetzt nicht die direkte Registrierung, wenn das Unternehmen Waren in Spanien gelagert hat. In diesen Fällen muss das nicht ansässige Unternehmen sich im Steuerpflichtigenregister der AEAT registrieren und, wenn es außerhalb der EU ansässig ist, einen Steuervertreter bestellen.
Der Steuervertreter: Verantwortlichkeiten und Risiken
Der steuerliche Vertreter für Umsatzsteuerzwecke ist die in Spanien ansässige natürliche oder juristische Person, die als Vermittler zwischen dem nicht ansässigen Unternehmen und der Steuerbehörde (AEAT) fungiert. Zu seinen Aufgaben gehören: die Beantragung der spanischen Steuernummer (NIF) für das nicht ansässige Unternehmen, die Einreichung periodischer Umsatzsteuer-Selbstveranlagungen (Modelo 303 und Modelo 349 für innergemeinschaftliche Umsätze), die Verwaltung der Vorsteuererstattung und die Beantwortung von AEAT-Anfragen.
Der bedeutendste — und oft übersehene — Aspekt des Regimes ist die gesamtschuldnerische Haftung des Vertreters: Gemäß Artikel 84 Absatz Zwei des Umsatzsteuergesetzes haftet der Vertreter gesamtschuldnerisch für die Steuerschulden des vertretenen Unternehmens. Das bedeutet, dass die AEAT, wenn das nicht ansässige Unternehmen die erklärte Umsatzsteuer nicht zahlt, den Vertreter zur Beitreibung der Schuld in Anspruch nehmen kann. Aus diesem Grund verlangen seriöse Steuervertreter routinemäßig Bankbürgschaften oder Hinterlegungen als Bedingung für die Annahme der Bestellung.
Spanisches Umsatzsteuerregistrierungsverfahren: Zeitpläne und Dokumentation
Das Verfahren für ein nicht ansässiges Unternehmen zur Registrierung für die spanische Umsatzsteuer umfasst mehrere Schritte. Zunächst muss das Unternehmen eine spanische Steuernummer (NIF) erhalten, indem es das Modelo 036 bei der AEAT einreicht, begleitet von Nachweisen über die Gründung des Unternehmens in seinem Heimatland (ordnungsgemäß apostilliert oder legalisiert und ins Spanische übersetzt).
Wenn das Unternehmen keine Betriebsstätte in Spanien hat und außerhalb der EU ansässig ist, muss es gleichzeitig seinen Steuervertreter durch notarielle Urkunde oder privatschriftliches Dokument mit notariell beglaubigter Unterschrift bestellen. Die Registrierungsfrist ist vor Beginn der steuerpflichtigen Tätigkeiten: Der Beginn des Betriebs ohne Registrierung zieht Steuerverstöße und in bestimmten Reverse-Charge-Szenarien eine Haftung des Erwerbers nach sich.
Erstattung spanischer Vorsteuer für nicht ansässige Unternehmen
Unternehmen, die nicht in Spanien ansässig sind und spanische Vorsteuer auf ihre Einkäufe oder Einfuhren getragen haben, können eine Erstattung beantragen. EU-Unternehmen nutzen das elektronische Erstattungssystem gemäß Artikel 119bis des Umsatzsteuergesetzes (Umsetzung der Richtlinie 2008/9/EG) und reichen den Antrag über das Portal ihres Heimatmitgliedstaats bis zum 30. September des Folgejahres ein. Drittlandsunternehmen (wo Gegenseitigkeit besteht) nutzen das Verfahren gemäß Artikel 119 des Umsatzsteuergesetzes mit einer Frist bis zum 31. Dezember.
Die effiziente Verwaltung dieser Erstattungen ist ein bedeutender Cashflow-Hebel für Unternehmen mit Tätigkeiten in Spanien: Die gesetzliche Bearbeitungsfrist beträgt sechs Monate, nach deren Ablauf die AEAT dem Antragsteller Verzugszinsen schuldet.
Praktische Überlegungen für E-Commerce und Marketplace-Verkäufer
Nicht ansässige E-Commerce-Unternehmen, die nach Spanien verkaufen, stehen vor besonderer Komplexität. Marketplace-Betreiber (Amazon, eBay, Zalando) gelten nun im Rahmen der Reform 2021 für bestimmte B2C-Umsätze als fiktive Umsatzsteuerlieferanten, was bedeutet, dass der Marketplace in einigen Fällen die spanische Umsatzsteuer im Auftrag des Verkäufers erhebt und abführt. Dies befreit den eigentlichen Verkäufer jedoch nicht von Registrierungspflichten, wenn er Waren in Spanien lagert, und die Überschneidung zwischen der Umsatzsteuererhebung durch den Marketplace und dem eigenen Registrierungsstatus des Verkäufers muss sorgfältig analysiert werden.
Bei BMC verwalten wir die umsatzsteuerliche Steuervertretung und Compliance für nicht ansässige Unternehmen, die in Spanien tätig sind, von der Erstregistrierung über die laufende Erklärungsabgabe bis zur Vorsteuererstattung. Entdecken Sie unsere Umsatzsteuervertretungsdienstleistungen für nicht ansässige Unternehmen.
