Protokolle von Gesellschafterversammlungen — die schriftliche Aufzeichnung von Gesellschafterversammlungen und Sitzungen des Verwaltungsrats — sind nach spanischem Recht weit mehr als eine bürokratische Formalität. Sie sind das rechtliche Instrument, das dokumentiert, wie die Organe der Gesellschaft gehandelt haben, das den Gesellschaftsbeschlüssen Bindungswirkung verleiht und es Notaren, Registerbeamten, Banken und Investoren ermöglicht, sich auf den erklärten Willen der Gesellschaft zu stützen. Ein mangelhaftes Protokoll kann eine Kapitalerhöhung blockieren, die Eintragung eines neuen Geschäftsführers verhindern oder eine strategische Entscheidung rechtlich undurchsetzbar machen.
Der Rechtsrahmen: Spanisches Gesellschaftsgesetz (LSC)
Das spanische Gesellschaftsgesetz (Real Decreto Legislativo 1/2010 vom 2. Juli — LSC) regelt die Dokumentation von Gesellschafterversammlungen in den Artikeln 192 bis 204. Artikel 202 schreibt vor, dass die in Hauptversammlungen gefassten Beschlüsse in einem Protokoll festgehalten werden müssen und dass das Protokoll entweder von der Versammlung selbst am Ende der Sitzung oder innerhalb von fünfzehn Tagen durch den Vorsitzenden und zwei von der Versammlung ernannte Stimmprüfer genehmigt werden muss.
Für den Verwaltungsrat schreibt Artikel 250 LSC gleichermaßen vor, dass Beratungen und Beschlüsse in einem Protokoll festgehalten werden. Der Schriftführer des Verwaltungsrats — der nicht zwingend Mitglied des Verwaltungsrats sein muss — ist für die Erstellung des Protokolls, die Führung der Protokollbücher und die Zertifizierung von Beschlüssen verantwortlich.
Die Handelsregisterverordnung (Reglamento del Registro Mercantil) stellt zusätzliche formale Anforderungen an die beim Register einzureichenden Dokumente. Protokollbücher müssen innerhalb von vier Monaten nach Abschluss des Geschäftsjahres beim Handelsregister legalisiert werden (Artikel 18 des Handelsgesetzbuches).
Pflichtinhalte des Protokolls einer Gesellschafterversammlung
Das Protokoll einer Hauptversammlung muss folgende Elemente enthalten, um volle Rechtsgültigkeit zu erlangen:
Einberufung der Versammlung. Datum, Ort und Uhrzeit der Versammlung; ob es sich um eine ordentliche oder außerordentliche Hauptversammlung handelt; das verwendete Einberufungsverfahren (Einschreiben, Bekanntmachung im Amtsblatt BORME, E-Mail gemäß Satzung); und Bestätigung, dass die Mindesteinberufungsfristen eingehalten wurden — fünfzehn Tage bei einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (SL) und dreißig Tage bei einer Aktiengesellschaft (SA) im Falle von Strukturänderungen.
Konstituierung der Versammlung. Eine Liste der Anwesenden mit Name, Identifikationsnummer und Anzahl der vertretenen Aktien oder Geschäftsanteile; erteilte Vollmachten und Identität der Bevollmächtigten; gegebenenfalls Ernennung von Stimmprüfern; und Bestätigung, dass das für die wirksame Konstituierung erforderliche Quorum sowohl nach der Satzung als auch nach dem LSC erreicht wurde.
Tagesordnung. Eine wortgetreue Wiedergabe der in der Einberufung angekündigten Punkte. Beschlüsse sind nur gültig, wenn sie sich auf Punkte der Tagesordnung beziehen — die Ausnahme bildet eine Universalversammlung, bei der alle Gesellschafter anwesend sind und einstimmig der Konstituierung der Versammlung zustimmen.
Beratungen und Abstimmungen. Eine Zusammenfassung wesentlicher Wortbeiträge, konkret gestellter Anträge und des Ergebnisses jeder Abstimmung, ausgedrückt in Ja-Stimmen, Nein-Stimmen und Enthaltungen. Bei Aktiengesellschaften (SA) verlangt das Gesetz die Protokollierung der Wortbeiträge jedes Aktionärs, der die Aufnahme seines Widerspruchs in das Protokoll verlangt.
Gefasste Beschlüsse. Eine präzise, eindeutige Formulierung jedes Beschlusses, so abgefasst, dass Auslegungen vermieden werden, die vor dem Handelsregister oder in einem Rechtsstreit zu Konflikten führen könnten.
Abschluss und Unterschriften. Unterschriften des Vorsitzenden und des Schriftführers der Versammlung; Angabe, ob das Protokoll von der Versammlung selbst oder im nachträglichen Verfahren durch zwei Stimmprüfer genehmigt wurde.
Protokolle des Verwaltungsrats: Wesentliche Besonderheiten
Protokolle des Verwaltungsrats haben eine andere Dynamik als Protokolle der Hauptversammlung. Sie werden sitzungsweise erstellt und in der Regel zu Beginn der folgenden Sitzung genehmigt. Die wichtigsten Besonderheiten sind:
- Interessenkonflikte. Artikel 228 LSC verpflichtet Verwaltungsratsmitglieder, sich der Teilnahme an Beschlüssen zu enthalten, bei denen sie ein direktes oder indirektes Interesse haben. Das Protokoll muss die Enthaltung und gegebenenfalls das Verlassen des Raums durch das betreffende Mitglied dokumentieren.
- Übertragung von Befugnissen. Wenn der Verwaltungsrat Befugnisse an einen Exekutivausschuss oder an geschäftsführende Direktoren überträgt, muss das Protokoll den genauen Umfang der Übertragung festhalten, damit diese gegenüber Dritten Rechtswirkung entfaltet.
- Gegenstimmen. Verwaltungsratsmitglieder, die gegen einen Beschluss stimmen, können ihre Gegenstimme protokollieren lassen, was sie von der gesamtschuldnerischen Haftung für die Folgen dieses Beschlusses befreit.
Die häufigsten Mängel und ihre Konsequenzen
Die Praxis der Handelsregister zeigt immer wiederkehrende Mängel in eingereichten Protokollen:
Nicht dokumentierte Beschlussfähigkeit. Wenn das Protokoll die vertretenen Aktien oder Geschäftsanteile nicht genau wiedergibt, kann der Registerbeamte eine negative Qualifikationsmitteilung erlassen und die Eintragung aussetzen. Bei Aktiengesellschaften, die Satzungsänderungen genehmigen, muss das verstärkte Quorum (Zweidrittelmehrheit bei zweiter Einberufung) einwandfrei nachgewiesen werden.
Unzureichende Tagesordnung. Beschlüsse über Angelegenheiten, die nicht in der Tagesordnung enthalten sind, sind nichtig, es sei denn, es handelt sich um eine Universalversammlung. Auffangformulierungen wie „Verschiedenes” berechtigen nicht zur Fassung bindender Beschlüsse.
Nicht nachgewiesene Mehrheitsberechnung. Das LSC legt einfache Mehrheiten (die Hälfte plus eine Stimme der anwesenden oder vertretenen Stimmen) und qualifizierte Mehrheiten für bestimmte Beschlüsse fest (Satzungsänderungen, Verschmelzungen, Spaltungen, Auflösung). Eine fehlerhafte Dokumentation der Stimmenauszählung macht den Beschluss anfechtbar.
Mangelhafte Zertifizierung. Um Beschlüsse in eine notarielle Urkunde zu überführen, verlangt der Notar eine Bescheinigung des Schriftführers mit Gegenzeichnung des Vorsitzenden. Eine von einer nicht befugten Person ausgestellte Bescheinigung oder eine, die einen nicht im Originalprotokoll festgehaltenen Beschluss zertifiziert, kann notarielle und registerrechtliche Haftung begründen.
Protokollbücher: Legalisierung und Aufbewahrung
Seit der Reform des Handelsgesetzbuches von 2015 erfolgt die Legalisierung von Geschäftsbüchern ausschließlich auf elektronischem Wege über das Handelsregister, innerhalb von vier Monaten nach Abschluss des Geschäftsjahres. Die betroffenen Bücher sind das Protokollbuch, das Gesellschafterverzeichnis (bei SLs) oder das Aktionärsregister (bei SAs) sowie das Vertragsregister zwischen einem Alleingesellschafter und der Einpersonengesellschaft.
Die verspätete Legalisierung macht die protokollierten Beschlüsse nicht ungültig, begründet jedoch eine formale Unregelmäßigkeit, die in Verfahren zur Anfechtung von Gesellschaftsbeschlüssen oder bei Due-Diligence-Prüfungen durch potenzielle Käufer oder Kreditgeber geltend gemacht werden kann.
Digitale Umgebungen und virtuelle Versammlungen
Die Pandemie und die anschließende Reform des LSC durch das Real Decreto-Ley 1/2021 haben die Abhaltung von Versammlungen mittels Fernkommunikation etabliert. Protokolle virtueller Versammlungen müssen die verwendete Technologieplattform, die digital verifizierte Identität der Teilnehmer, etwaige technische Störungen, die die Ausübung des Stimmrechts beeinträchtigt haben könnten, sowie die Dokumentation des verwendeten elektronischen Abstimmungssystems festhalten.
Digitale Unterschriften auf Protokollen unter Verwendung eines anerkannten elektronischen Zertifikats sind gemäß der eIDAS-Verordnung und dem spanischen Gesetz über elektronische Signaturen uneingeschränkt gültig.
Aufbau eines soliden Unternehmenssekretariats
Ein gut strukturiertes Unternehmenssekretariat sollte einen Jahreskalender umfassen, der die ordentliche Hauptversammlung abdeckt (innerhalb der ersten sechs Monate des Geschäftsjahres sowohl für SAs als auch für SLs), Protokollvorlagen, die an die jeweilige Gesellschaftsform und Satzung angepasst sind, ein fortlaufendes Nummerierungssystem für Beschlüsse sowie ein Dokumentenarchiv mit Einberufungsschreiben, Vollmachten und ausgestellten Bescheinigungen.
Die Auslagerung des Unternehmenssekretariats an eine spezialisierte Kanzlei stellt sicher, dass die Fristen des Handelsregisters eingehalten werden, dass Bescheinigungen von einer befugten Person ausgestellt werden und dass die Dokumentation jederzeit verfügbar ist, wenn sie von einem Notar, Wirtschaftsprüfer oder Investor im Rahmen einer Due-Diligence-Prüfung angefordert wird.
Bei BMC betreut unser Team für Gesellschaftsrecht den gesamten Dokumentationszyklus für Gesellschaftsorgane von Unternehmen jeder Größe. Erfahren Sie mehr über unsere Dienstleistungen im Bereich Unternehmenssekretariat.
