Eine Prüfung beginnt nicht, wenn der Wirtschaftsprüfer die Tür öffnet. Sie beginnt in dem Moment, in dem ein Unternehmen beginnt, seine Buchführungsunterlagen, Kontrollen und Dokumentationen für die externe Prüfung vorzubereiten. Die Unternehmen, die die Prüfungsdurchführung in zwei Wochen souverän durchlaufen, sind diejenigen, die die vorhergehenden Monate damit verbracht haben, alles in Ordnung zu bringen, bevor jemand gefragt hat. Diejenigen, die sechs Wochen in ständigen Anfragen verbringen, sind diejenigen, die das nicht getan haben.
Dieser Artikel beschreibt den vierphasigen Prüfungsvorbereitungsprozess, den BMC mit spanischen KMU durchführt. Hintergründe zu den Prüfungspflichten und den häufigen Lücken finden Sie im vollständigen Prüfungsvorbereitungsleitfaden für Spanien.
Überblick: Vier Phasen
| Phase | Dauer | Primäres Ziel |
|---|---|---|
| Phase 1: Diagnose | 2–4 Wochen | Lücken identifizieren und priorisieren |
| Phase 2: Behebung | 2–6 Monate | Lücken schließen |
| Phase 3: Probelauf | 3–4 Wochen | Prüfung simulieren |
| Phase 4: Echtbetrieb | Dauer der Prüfung | Eigentliche Prüfungsdurchführung begleiten |
Gesamtdauer vom Mandatsbeginn bis zum abgeschlossenen Prüfungsurteil: typischerweise fünf bis zehn Monate für eine Erstprüfung eines spanischen KMU.
Phase 1: Diagnose und Lückenanalyse
Was geschieht
Die Diagnosephase ist eine strukturierte Überprüfung von allem, was der Wirtschaftsprüfer untersuchen wird. Das BMC-Team arbeitet sieben Bereiche durch:
- Rechnungslegungsgrundsätze – Sind sie dokumentiert? Entsprechen sie dem PGC (RD 1514/2007)? Werden sie jahresübergreifend einheitlich angewendet?
- Hauptbuchqualität – Kann die Probebilanz ohne manuelle Anpassungen mit der Bilanz abgestimmt werden? Sind alle Konten gealtert und belegt?
- Abschlussprozess – Gibt es eine dokumentierte Monats- und Jahresabschluss-Checkliste? Wie lange dauert der durchschnittliche Abschluss?
- Register der nahestehenden Parteien – Sind alle nahestehenden Parteien (Artikel 231 LSC) identifiziert? Sind Transaktionen dokumentiert, bewertet und im Anhang gemäß PGC-Anhang 25 offengelegt?
- IKS-Dokumentation – Sind Kontrollen im Order-to-Cash-, Purchase-to-Pay-, Lohnbuchhaltungs- und Jahresabschlussprozess dokumentiert? Wurden sie getestet?
- Steuervorsorge – Werden laufende und latente Steuerpositionen berechnet und mit den eingereichten Erklärungen abgestimmt?
- Befunde aus Vorjahren – Wenn eine frühere Prüfung oder Überprüfung vorliegt, welche Befunde wurden erhoben und wurden sie behoben?
Ergebnisse
- Lückenregister (typischerweise 20–80 Punkte, nach Risiko priorisiert)
- Geschätzter Behebungszeitplan
- Ressourcenbedarf (intern vs. extern)
Beteiligte Personen
- BMC-Berater (Federführung): konzipiert und führt die Überprüfung durch
- Finanzleiter oder leitender Buchhalter: ermöglicht den Zugang zu Systemen und Unterlagen
- Unternehmensleitung: eine Sitzung zur Überprüfung der Befunde und Genehmigung des Behebungsplans
Dauer
Zwei bis vier Wochen für ein einzelnes KMU. Größere Konzerne mit mehreren Tochtergesellschaften oder ausländischen Muttergesellschaften können sechs bis acht Wochen benötigen.
Phase 2: Behebung
Was geschieht
Die Behebung ist die substantielle Arbeit des Schließens der in Phase 1 identifizierten Lücken. Sie ist typischerweise die längste Phase und die, in der der größte Mehrwert geschaffen wird. Die Aktivitäten fallen in drei Kategorien:
Dokumentationsarbeit:
- Erstellung von Rechnungslegungsgrundsatz-Memoranden (Umsatzrealisierung, Rückstellungen, Leasing, Finanzinstrumente, Anlagevermögen, Vorräte)
- Vorbereitung von Vereinbarungen für nahestehende Parteien und konzerninternen Darlehensdokumentationen
- Mapping des Abschlussprozesses und Erstellung einer schriftlichen Abschluss-Checkliste
- Dokumentation bestehender Kontrollen in einer Kontrollbibliothek
Buchhalterische Bereinigung:
- Auflösung gealterter Abstimmungsposten in wesentlichen Konten (konzernintern, Rückstellungen, Abgrenzungen)
- Buchung von Vorjahresanpassungen, soweit nach PGC zulässig
- Berechnung und Buchung latenter Steuerpositionen
- Abstimmung des Anlagenregisters mit der Bilanz
Kontrollkonzeption und -implementierung:
- Einführung oder Formalisierung von Kontrollen im Jahresabschlussbereich
- Funktionstrennung (in kleinen Unternehmen oft begrenzt – kompensierende Kontrollen werden dokumentiert, wo vollständige Trennung nicht möglich ist)
- Dokumentation von Genehmigungsabläufen für Buchungen, Zahlungen und Abgrenzungen
Zeitpläne
| Unternehmenstyp | Behebungsdauer |
|---|---|
| Einfaches KMU, geordnete Bücher, < 5 Mio. € Umsatz | 6–10 Wochen |
| KMU, einige Lücken, 5–20 Mio. € Umsatz | 3–5 Monate |
| KMU mit erheblicher Komplexität bei nahestehenden Parteien oder Rückstand | 5–8 Monate |
| Konzern mit Tochtergesellschaften, IFRS-Konsolidierung erforderlich | 6–12 Monate |
Rolle des Wirtschaftsprüfers während der Behebung
Der bestellte Wirtschaftsprüfer sollte an der Behebung der Lücken nicht beteiligt sein – dies würde seine Unabhängigkeit nach Ley 22/2015, Artikel 16 (Verbot der Erbringung von Nichtprüfungsleistungen, die Eigenprüfungsbedrohungen begründen) gefährden. Die Behebungsarbeit wird entweder intern oder durch einen unabhängigen Berater wie BMC durchgeführt.
Der Wirtschaftsprüfer kann allgemeine Hinweise zu Prüfungserwartungen geben, sollte aber weder Rechnungslegungsgrundsätze entwerfen, Kontrollen konzipieren noch den Jahresabschluss erstellen.
Phase 3: Probelauf
Was geschieht
Der Probelauf ist eine Generalprobe für die eigentliche Prüfung. BMC nimmt die Perspektive des Wirtschaftsprüfers ein und führt eine risikoorientierte Untersuchung des vorbereitenden Unternehmens durch:
- Anforderung derselben Dokumentengesamtheit, die ein Wirtschaftsprüfer anfordern würde (Belege für wesentliche Umsatzpositionen, Abgänge bei Anlagevermögen, wesentliche Buchungen, Vereinbarungen mit nahestehenden Parteien, Bankbestätigungen)
- Test wesentlicher Kontrollen durch Untersuchung einer Stichprobe von Transaktionen und deren Verfolgung durch den dokumentierten Prozess
- Erstellung eines Überprüfungsberichts – Punkte, die eine Prüferanfrage oder eine vorgeschlagene Prüfungsanpassung auslösen würden
- Präsentation der Befunde gegenüber der Unternehmensleitung und dem Finanzteam
Was der Probelauf aufdeckt
In einem gut vorbereiteten Unternehmen liefert der Probelauf typischerweise eine kurze Liste geringfügiger Dokumentationslücken – fehlende Genehmigungsunterschriften, eine erklärungsbedürftige Richtlinie, ein oder zwei Abgrenzungsposten, die angepasst werden müssen. In einem weniger vorbereiteten Unternehmen können wesentliche Punkte aufgedeckt werden: nicht offengelegte Transaktionen mit nahestehenden Parteien, fehlerhafte Leasingbuchhaltung oder eine latente Steuerposition, die wesentlich falsch ist.
Was auch immer aufgedeckt wird, es wird drei bis sechs Wochen vor der eigentlichen Prüfung aufgedeckt – dann, wenn noch Zeit ist, es zu beheben, anstatt es erklären zu müssen.
Zeitplanung
Der Probelauf sollte mindestens vier Wochen vor Beginn der eigentlichen Prüfungsdurchführung abgeschlossen sein. Dies gibt ausreichend Zeit, alle Befunde zu adressieren, ohne den Jahresabschlusskalender zu komprimieren.
Phase 4: Echtbetrieb (Prüfungsunterstützung)
Was geschieht
Sobald die eigentliche Prüfung beginnt, begleitet BMC das Management während der Prüfungsdurchführung:
- Vorbereitung des Erstdokumentationspakets (Probebilanz, Entwurf des Jahresabschlusses, unterstützende Übersichten, Angabe zu nahestehenden Parteien)
- Koordination des Informationsaustausches mit dem Prüfer (PBC – Vom Kunden bereitgestellte Dokumente)
- Beantwortung technischer Anfragen zu Rechnungslegungsgrundsätzen, spezifischen Transaktionen oder Steuerrückstellungen
- Überprüfung vorgeschlagener Prüfungsanpassungen vor der Antwort des Managements
Dauer
Für ein gut vorbereitetes KMU läuft die Prüfungsdurchführung typischerweise eine bis zwei Wochen konzentrierter Aktivität plus eine Überprüfungsperiode. Unternehmen, die die Phasen 1–3 gründlich abgeschlossen haben, werden kürzere Prüfungsdurchführungen und weniger Anfragen erleben.
Nach der Prüfung
Der Prüfungszyklus endet nicht mit dem Prüfungsurteil. Das Lückenregister wird mit etwaigen vom Prüfer erhobenen Befunden aktualisiert, Behebungsmaßnahmen werden verfolgt, und die Prüfungsbereitschaft wird aufrechterhalten, damit die Prüfung des nächsten Jahres ein kontinuierlicher Prozess ist und kein jährlicher Notfall.
Die gegenseitige Abhängigkeit der Phasen
Die Phasen sind bewusst sequenziell gestaltet. Die Diagnose zu überspringen und direkt zur Behebung zu gehen bedeutet, die falschen Dinge zu beheben. Den Probelauf zu überspringen bedeutet, herauszufinden, was falsch ist, während die eigentliche Prüfung läuft, wenn der Wirtschaftsprüfer Stunden für die Verzögerung abrechnet. Jede Phase reduziert die Kosten und den Aufwand der nächsten.
Für eine strukturierte Selbstbewertung des aktuellen Standes Ihres Unternehmens verwenden Sie die Prüfungsvorbereitungs-Checkliste. Details zu den BMC-Leistungen in jeder Phase finden Sie unter Prüfungsvorbereitungsdienstleistungen für KMU.
Externe Referenzen:
- ICAC — Normas de Auditoría NIA-ES — spanische Prüfungsstandards (NIA-ES-Anpassungen der ISAs)
- BOE — Ley 22/2015 de Auditoría de Cuentas — Unabhängigkeits- und Nichtprüfungsdienstleistungsregeln
- IAASB — Internationale Standards für Abschlussprüfungen — ISA-Rahmen, der NIA-ES zugrunde liegt