Was ist ein Employer of Record?
Ein Employer of Record (EOR) ist eine Einheit, die die Eigenschaft des rechtlichen Arbeitgebers eines Arbeitnehmers gegenüber den Behörden eines bestimmten Landes übernimmt, den Arbeitsvertrag verwaltet, die Sozialversicherungsanmeldung, die Lohnabrechnung, die Steuerabzüge und die Einhaltung des lokalen Arbeitsrechts übernimmt. Gleichzeitig übt der Arbeitnehmer seine Tätigkeit für ein anderes Kundenunternehmen aus, das sich typischerweise in einem anderen Land befindet.
Im Zusammenhang mit internationalen Entsendungen nach Spanien ermöglicht ein EOR einem ausländischen Unternehmen — ohne Tochtergesellschaft oder andere Unternehmensstruktur im Land — einen Arbeitnehmer nach spanischem Arbeitsrecht zu beschäftigen und alle damit verbundenen Pflichten zu erfüllen, ohne eine spanische juristische Person gründen zu müssen.
Die Rolle des EOR bei einer Beckham-Gesetz-Entsendung
Wenn ein ausländisches Unternehmen einen seiner Mitarbeiter nach Spanien entsenden und ihm den Zugang zum Sondersteuerregime des Beckham-Gesetzes ermöglichen möchte, steht es vor einer vorgelagerten strukturellen Entscheidung: Wie wird das Arbeitsverhältnis in Spanien gestaltet?
Die Hauptoptionen sind:
- Spanische Tochtergesellschaft (SL): Das Unternehmen gründet eine Gesellschaft in Spanien. Maximale Kontrolle, aber Gründungszeit und -kosten.
- EOR: Das Unternehmen beauftragt einen EOR-Anbieter, der den Arbeitnehmer in Spanien beschäftigt. Flexibler, ohne strukturelle Investition.
- Nicht-etablierter Arbeitgeber bei der TGSS: Das ausländische Unternehmen meldet sich direkt als Arbeitgeber bei der spanischen Sozialversicherung an. Möglich, aber administrativ komplex für Unternehmen ohne lokale Präsenz.
Der EOR ist die agilste Lösung, wenn das Unternehmen keinen dauerhaften Einsatz in Spanien plant oder wenn es den Entsendungsprozess beschleunigen möchte, ohne auf die Gründungsfristen einer Tochtergesellschaft warten zu müssen.
Aus der Perspektive des internationalen Remote-Mitarbeiters stellt der EOR einen gültigen Arbeitsvertrag nach spanischem Recht, die Anmeldung bei der spanischen Sozialversicherung und den Schutz des spanischen Arbeitsrechts zur Verfügung — bei gleichzeitiger Aufrechterhaltung der funktionellen Beziehung zum ausländischen Unternehmen. Dies erleichtert die Beantragung des Beckham-Regimes über das Formular Modelo 149 innerhalb der sechs Monate nach der Sozialversicherungsanmeldung.
Sozialversicherung: Der EOR als Lösung des Problems des nicht-etablierten Arbeitgebers
Einer der komplexesten Aspekte der Entsendung eines Mitarbeiters nach Spanien ist die Sozialversicherungsbeitragspflicht. Die EU-Verordnung 883/2004 legt fest, dass der Arbeitnehmer dort Beiträge zahlt, wo er seine Tätigkeit tatsächlich ausübt: Wer aus Spanien heraus arbeitet, zahlt in Spanien ein.
Für das ausländische Unternehmen stellt dies eine praktische Herausforderung dar: Wie können die spanischen Arbeitgeberbeitragspflichten ohne eine Einheit im Land erfüllt werden? Die Alternativen sind die Registrierung als nicht-etablierter Arbeitgeber bei der TGSS (mit den damit verbundenen administrativen Komplexitäten) oder die Beauftragung eines EOR, der diese Pflichten als formaler Arbeitgeber übernimmt.
Der EOR übernimmt in diesem Zusammenhang die Rolle des formalen Arbeitgebers für alle arbeits- und sozialversicherungsrechtlichen Zwecke in Spanien: Er ist der Arbeitgeber bei der TGSS, erstellt die Lohnabrechnung, nimmt Quellensteuerabzüge vor (allgemeines IRPF oder IRNR während der Beckham-Periode) und hält das spanische Arbeitsrecht ein.
Der EOR und das Betriebsstättenrisiko
Einer der häufig dem EOR zugeschriebenen Vorteile ist, dass er das Risiko verringert, dass das ausländische Unternehmen eine Betriebsstätte in Spanien begründet. Soweit der EOR als unabhängiger Arbeitgeber auftritt, wird die Anwesenheit des Arbeitnehmers in Spanien dem ausländischen Unternehmen nicht direkt als feste Geschäftseinrichtung zugerechnet.
Diese Absicherung ist jedoch weder automatisch noch absolut. Wenn der Arbeitnehmer in Spanien mit der Vollmacht agiert, Verträge im Namen des ausländischen Unternehmens abzuschließen, oder wenn die wirtschaftliche Realität zeigt, dass das ausländische Unternehmen die Geschäfte in Spanien de facto leitet und kontrolliert, kann die AEAT das Vorliegen einer Betriebsstätte durch abhängigen Vertreter feststellen, unabhängig von der formalen EOR-Struktur. Die Analyse muss auf Basis der tatsächlichen Fakten und nicht nur der vertraglichen Vereinbarungen erfolgen.
Grenzen des EOR-Modells
Der EOR ist ein flexibles Instrument, hat aber Grenzen:
- Nicht geeignet für großangelegte, dauerhafte Präsenzen. Wenn das Unternehmen viele Mitarbeiter über viele Jahre in Spanien beschäftigen wird, ist eine Tochtergesellschaft in der Regel kostengünstiger und bietet mehr Kontrolle.
- Eliminiert nicht alle Betriebsstättenrisiken. Wie erwähnt, hängt das Risiko von den tatsächlichen Funktionen des Mitarbeiters ab.
- Ersetzt keine individuelle Steuerberatung. Die Förderfähigkeit für das Beckham-Gesetz hängt von der konkreten Situation des Arbeitnehmers und der Dokumentation der Struktur ab.
- Geringere Arbeitsflexibilität. Der EOR verwaltet den Vertrag nach spanischem Arbeitsrecht, das Tarifverhandlungspflichten, Entlassungsgründe und dem spanischen Rechtssystem eigene Abfindungskosten umfasst.
Wie BMC Ihnen helfen kann
Ein EOR ist Teil einer umfassenderen Struktur, die die Analyse der Förderfähigkeit für das Beckham-Gesetz, die Sozialversicherungsimplikationen, das Betriebsstättenrisiko und die Planung für die Zeit nach den sechs Jahren umfasst, wenn das Regime endet und die Person in das allgemeine IRPF-Regime wechselt. Unsere Teams für internationales Fernarbeitsrecht und konzerninterne Versetzungen koordinieren jede Entsendung von der Planungsphase bis zur laufenden Verwaltung und arbeiten dabei mit den bevorzugten EOR-Anbietern des Kunden zusammen oder empfehlen die am besten geeigneten für die jeweilige Operation.