L'utilisation de feuilles de calcul pour la facturation impose le respect du Règlement Veri*Factu

La gestion de la facturation via des outils numériques courants soulève des doutes sur la portée du nouveau cadre réglementaire. La Dirección General de Tributos (DGT) a précisé la portée du règlement approuvé par le Real Decreto 1007/2023 concernant l'utilisation de logiciels non spécialisés.

Ce qu'a résolu la DGT

La consultation portait sur la possibilité de maintenir l'émission de factures de manière manuelle via des feuilles de calcul ou si l'utilisation d'un programme respectant les exigences du Règlement Veri*Factu était obligatoire. Le critère de l'Administration est le suivant :

• Si l'émission des factures est strictement manuelle, le règlement ne s'applique pas.
• L'utilisation de feuilles de calcul, de bases de données ou de traitements de texte peut impliquer que l'activité est considérée comme réalisée via des systèmes informatiques de facturation, conformément à l'article 1.2 du Règlement.
• Dans ce cas, le contribuable a l'obligation d'employer un système respectant les exigences légales ou d'utiliser l'application proposée par l'Administration fiscale.

Ce que cela signifie pour vous

Ce critère affecte directement les professionnels indépendants qui, pour accélérer leur gestion, utilisent des outils comme Excel ou des bases de données pour générer leurs documents commerciaux. Si votre méthode de facturation n'est pas purement manuelle (papier et stylo) et utilise tout type de support numérique pour le traitement des données, l'Agence Tributaria peut considérer que vous utilisez un système informatique de facturation.

Cela implique que l'utilisation d'une feuille de calcul n'exempte pas du respect des exigences techniques introduites par le Real Decreto 1007/2023. Si le système numérique utilisé ne garantit pas l'intégrité, la préservation et la traçabilité des données conformément à la réglementation, le contribuable se trouve en situation de non-conformité.

Ce qu'il convient de faire

Il est nécessaire d'évaluer la méthode actuelle d'émission des factures pour déterminer si elle entre dans la catégorie de système informatique. Si des outils numériques sont utilisés pour la génération des documents, il convient de vérifier que le logiciel employé respecte les exigences du Règlement Veri*Factu. Dans le cas où les outils actuels n'offriraient pas les garanties exigées par la Ley 58/2003 (LGT), il faudra procéder à la mise en œuvre d'un système de facturation garantissant la sécurité de l'information exigée par l'Administration.