Die Nutzung von Tabellenkalkulationen für die Rechnungsstellung verpflichtet zur Einhaltung der Veri*Factu-Verordnung

Die Verwaltung der Rechnungsstellung mittels gängiger digitaler Werkzeuge wirft Fragen über den Umfang des neuen Rechtsrahmens auf. Die Generaldirektion für Steuern (DGT) hat den Anwendungsbereich der durch das Königliche Dekret 1007/2023 genehmigten Verordnung im Hinblick auf die Nutzung nicht spezialisierter Software präzisiert.

Was die DGT entschieden hat

Die gestellte Anfrage bezog sich auf die Möglichkeit, die Rechnungsstellung weiterhin manuell mittels Tabellenkalkulationen durchzuführen oder ob die Verwendung eines Programms, das die Anforderungen der Veri*Factu-Verordnung erfüllt, zwingend erforderlich ist. Das Kriterium der Verwaltung lautet wie folgt:

• Wenn die Ausstellung von Rechnungen strikt manuell erfolgt, findet die Verordnung keine Anwendung.
• Die Nutzung von Tabellenkalkulationen, Datenbanken oder Textverarbeitungsprogrammen kann dazu führen, dass die Tätigkeit gemäß Artikel 1.2 der Verordnung als mittels computergestützter Abrechnungssysteme durchgeführt angesehen wird.
• In diesem Fall ist der Steuerpflichtige verpflichtet, ein System einzusetzen, das den gesetzlichen Anforderungen entspricht, oder die von der Steuerverwaltung angebotene Anwendung zu nutzen.

Was das für Sie bedeutet

Dieses Kriterium betrifft unmittelbar selbstständige Fachkräfte, die zur Beschleunigung ihrer Verwaltung Werkzeuge wie Excel oder Datenbanken nutzen, um ihre Handelsdokumente zu erstellen. Wenn Ihre Methode der Rechnungsstellung nicht rein manuell (Papier und Stift) ist und jede Art von digitalem Medium zur Datenverarbeitung verwendet wird, kann die Steuerbehörde davon ausgehen, dass Sie ein computergestütztes Abrechnungssystem nutzen.

Dies bedeutet, dass die Nutzung einer Tabellenkalkulation nicht von der Einhaltung der technischen Anforderungen entbindet, die durch das Königliche Dekret 1007/2023 eingeführt wurden. Wenn das verwendete digitale System die Integrität, Erhaltung und Rückverfolgbarkeit der Daten gemäß der Rechtsvorschrift nicht garantiert, befindet sich der Steuerpflichtige in einem Zustand der Nichteinhaltung.

Was ratsam ist

Es ist notwendig, die aktuelle Methode der Rechnungsstellung zu bewerten, um festzustellen, ob sie in die Kategorie eines computergestützten Systems fällt. Wenn digitale Werkzeuge zur Erstellung der Dokumente verwendet werden, muss überprüft werden, ob die eingesetzte Software die Anforderungen der Veri*Factu-Verordnung erfüllt. Falls die aktuellen Werkzeuge nicht die durch das Gesetz 58/2003 (LGT) geforderten Garantien bieten, muss die Implementierung eines Abrechnungssystems erfolgen, das die von der Verwaltung geforderte Informationssicherheit gewährleistet.