El uso de hojas de cálculo para facturar obliga al cumplimiento del Reglamento Veri*Factu

La gestión de la facturación mediante herramientas digitales comunes plantea dudas sobre el alcance del nuevo marco normativo. La Dirección General de Tributos ha precisado el alcance del Reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023 en relación con el uso de software no especializado.

Qué ha resuelto la DGT

La consulta planteada versaba sobre la posibilidad de mantener la emisión de facturas de forma manual mediante hojas de cálculo o si era preceptivo el uso de un programa que cumpla con los requisitos del Reglamento Veri*Factu. El criterio de la Administración es el siguiente:

• Si la expedición de facturas es estrictamente manual, no se aplica el Reglamento.
• El uso de hojas de cálculo, bases de datos o procesadores de texto puede implicar que la actividad se considere realizada mediante sistemas informáticos de facturación, según el artículo 1.2 del Reglamento.
• En este supuesto, el contribuyente tiene la obligación de emplear un sistema que cumpla con los requisitos legales o utilizar la aplicación que ofrezca la Administración Tributaria.

Qué significa para ti

Este criterio afecta directamente a los profesionales autónomos que, para agilizar su gestión, utilizan herramientas como Excel o bases de datos para generar sus documentos comerciales. Si su método de facturación no es puramente manual (papel y bolígrafo) y emplea cualquier tipo de soporte digital para el procesamiento de los datos, la Agencia Tributaria puede considerar que está utilizando un sistema informático de facturación.

Esto implica que el uso de una hoja de cálculo no exime del cumplimiento de las exigencias técnicas introducidas por el Real Decreto 1007/2023. Si el sistema digital utilizado no garantiza la integridad, preservación y trazabilidad de los datos conforme a la normativa, el contribuyente se encuentra en una situación de incumplimiento.

Qué conviene hacer

Es necesario evaluar el método actual de emisión de facturas para determinar si encaja en la categoría de sistema informático. Si se utilizan herramientas digitales para la generación de los documentos, se debe verificar que el software empleado cumpla con los requisitos del Reglamento Veri*Factu. En caso de que las herramientas actuales no ofrezcan las garantías exigidas por la Ley 58/2003 (LGT), se debe proceder a la implementación de un sistema de facturación que garantice la seguridad de la información exigida por la Administración.