Lagern Sie Ihr Rechnungswesen aus und konzentrieren Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens

Vorteile der Auslagerung Ihres Rechnungswesens

Die Auslagerung Ihres Rechnungswesens bedeutet nicht einfach, jemanden anzustellen, der Buchungen vornimmt. Es bedeutet, auf ein Team von aktuellen Fachleuten, modernste Technologie und optimierte Prozesse zuzugreifen, die ein KMU intern selten zu denselben Kosten replizieren kann.

Die greifbarsten Vorteile sind Fixkostenreduzierung (Eliminierung von Gehalt, Sozialversicherung, Schulung und Software eines internen Buchhalters), Eliminierung des Fluktuationsrisikos (wenn Ihr Buchhalter das Unternehmen verlässt, läuft der Service weiter) und Qualitätsverbesserung (ein spezialisiertes Team macht weniger Fehler als eine überlastete Einzelperson).

Das spanische Buchhaltungs- und Steuerrecht: ein Überblick

Das Rechnungswesen in Spanien ist durch mehrere Rechtsnormen geregelt, die für ausländische Unternehmer und deutsche Investoren in Spanien besonders wichtig sind:

Plan General de Contabilidad (PGC) — Real Decreto 1514/2007 und seine Überarbeitung für KMU (Real Decreto 1515/2007): Der spanische allgemeine Kontenplan legt die Buchführungsstandards fest, die alle spanischen Unternehmen anwenden müssen. Er ist an die IFRS-Prinzipien angelehnt, enthält jedoch spezifische spanische Anpassungen. Deutsche Unternehmer werden Ähnlichkeiten mit dem deutschen HGB feststellen, aber auch wesentliche Unterschiede — insbesondere bei der Bewertung von Rückstellungen, latenten Steuern und Finanzinstrumenten.

Ley General Tributaria (Ley 58/2003) — das spanische allgemeine Steuergesetz, das die Grundsätze des Steuerrechts, die Rechte und Pflichten der Steuerpflichtigen und das Verwaltungsverfahren regelt.

Ley del Impuesto sobre Sociedades (Ley 27/2014) — das Körperschaftsteuergesetz, das die Berechnung der steuerlichen Bemessungsgrundlage, die abzugsfähigen Aufwendungen, die steuerlichen Abschreibungen und die Anrechnungsmöglichkeiten regelt.

Ley del IVA (Ley 37/1992) — das Mehrwertsteuergesetz, das die Besteuerung von Lieferungen und Leistungen in Spanien und den innergemeinschaftlichen Erwerb regelt.

Was unser Service umfasst

Unser ausgelagerter Buchhaltungsservice deckt alles ab, was eine Finanzabteilung benötigt:

• Tägliche Buchführung von Rechnungen, Ausgaben und Banktransaktionen nach dem spanischen PGC
• Monatliche Bankabstimmung und Abstimmung der Nebenbücher (Debitoren, Kreditoren)
• Aufstellung und Einreichung von Steuererklärungen (Mehrwertsteuer, Körperschaftsteuer, Einkommensteuer, Einbehaltungen) nach den AEAT-Fristen
• Jahresabschlusserstellung (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang) und Einreichung beim Handelsregister (Registro Mercantil)
• Monatliche Finanzberichte mit Gewinn- und Verlustrechnung und Bilanz im Format Ihrer Wahl
• Bearbeitung von Anfragen und Mitteilungen der Steuerbehörde (AEAT-Briefe, Auskunftsersuchen, Prüfungsankündigungen)
• Dashboard mit wichtigen finanziellen Leistungsindikatoren (KPIs, Cash-Flow-Prognosen, Kostenanalysen)

Der Steuerkalender eines spanischen Unternehmens

Eines der häufigsten Probleme für deutsche Unternehmer mit spanischen Gesellschaften ist die Vielzahl von Steuerterminen im spanischen Steuerkalender. Versäumte Fristen führen zu automatischen Zuschlägen (Recargos) von 5 bis 20 % zuzüglich Zinsen — ohne Gnadenfristen wie in Deutschland üblich.

Die wichtigsten Fristen für eine spanische SL oder SA:

Quartalsweise (April, Juli, Oktober, Januar):

• Modelo 303: Mehrwertsteuer-Selbstveranlagung (IVA)
• Modelo 111: Lohnsteuer-Einbehaltungen auf Arbeitslöhne und Honorare
• Modelo 115: Einbehaltungen auf Mietzahlungen
• Modelo 202: Vorauszahlungen auf die Körperschaftsteuer (ab dem zweiten Jahr)

Jährlich:

• Modelo 390: Jahresübersicht der Mehrwertsteuer (Januar)
• Modelo 190: Jahresübersicht der Einbehaltungen (Januar)
• Modelo 347: Meldepflicht für Transaktionen über 3.005 € mit demselben Geschäftspartner (März)
• Modelo 200: Körperschaftsteuer-Jahreserklärung (25 Tage nach Ablauf von 6 Monaten nach dem Geschäftsjahresende)
• Modelo 232: Transaktionen mit nahestehenden Personen (November)

Für Unternehmen mit grenzüberschreitenden EU-Geschäften kommt hinzu:

• Modelo 349: Zusammenfassende Meldung für innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen (monatlich oder vierteljährlich)

BMC überwacht alle diese Fristen automatisch und informiert Sie rechtzeitig.

Besonderheiten für deutsche Unternehmen in Spanien

Für deutsche Unternehmen, die eine spanische Tochtergesellschaft oder Niederlassung betreiben, gibt es spezifische buchhalterische und steuerliche Herausforderungen, die wir regelmäßig für unsere Mandanten lösen:

Doppelte Buchhaltung: Die spanische Tochtergesellschaft muss nach spanischem PGC bilanzieren, während die Konzernmutter nach HGB oder IFRS konsolidiert. Wir erstellen die Überleitung (Reconciliation) zwischen den spanischen und deutschen Standards im Format, das Ihr Konzerncontrolling benötigt.

Verrechnungspreise (Precios de Transferencia): Transaktionen zwischen der spanischen Tochtergesellschaft und der deutschen Muttergesellschaft (Dienstleistungen, Darlehen, Lizenzen, Warenlieferungen) unterliegen den spanischen Verrechnungspreisregeln nach Artikel 18 der Ley del IS. Wir stellen sicher, dass die Fremdvergleichspreise dokumentiert sind und das Modelo 232 korrekt eingereicht wird.

Withholding Tax auf Dividenden: Dividenden, die von der spanischen Tochtergesellschaft an die deutsche Muttergesellschaft ausgeschüttet werden, unterliegen in Spanien einer Quellensteuer (retención en origen). Das Doppelbesteuerungsabkommen Deutschland-Spanien (DBA 2011, Artikel 10) sieht vor, dass bei einer Beteiligung von mindestens 10 % keine spanische Quellensteuer anfällt — sofern die Voraussetzungen der EU-Mutter-Tochter-Richtlinie erfüllt sind. Wir prüfen die Anwendbarkeit bei jeder Ausschüttung.

Körperschaftsteuer und IS-Compliance: Die spanische Körperschaftsteuer weicht in mehreren Punkten vom deutschen System ab — insbesondere bei der steuerlichen Absetzbarkeit von Zinsen (Limitierung auf 30 % des EBITDA), der Behandlung von Wertberichtigungen und den Sonderregelungen für Forschung und Entwicklung. Wir optimieren die IS-Bemessungsgrundlage innerhalb der gesetzlichen Grenzen.

Technologie und Echtzeit-Zugang

Wir sind der Meinung, dass Buchhaltung ein Managementtool sein sollte, keine Last. Deshalb bieten wir Echtzeit-Zugang zu allen Ihren Finanzinformationen über eine Cloud-Plattform. Sie können Ihre Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Cashflow und Budgetvergleiche jederzeit prüfen.

Außerdem vereinfachen digitalisierte Dokumenten-Workflows den täglichen Betrieb: Sie können Rechnungen durch Fotografieren mit dem Smartphone einreichen, Zahlungen von überall genehmigen und automatische Benachrichtigungen über Steuerfristen und andere kritische Termine erhalten.

Übergang zum Outsourcing: wie es funktioniert

Die Migration Ihrer bestehenden Buchhaltung zu BMC ist strukturiert und risikoarm:

Phase 1 — Diagnose (1-2 Wochen): Wir prüfen die aktuellen Bücher, identifizieren etwaige offene Themen (nicht verbuchte Belege, nicht eingereichte Steuererklärungen, Abstimmungsdifferenzen) und erstellen einen Migrationsplan.

Phase 2 — Migration (1-3 Wochen je nach Komplexität): Wir übernehmen die Stammdaten, konfigurieren den Kontenplan nach spanischem PGC, richten die Dokumenten-Workflows ein und schulen Ihre Mitarbeiter auf der Plattform.

Phase 3 — Betrieb: Ab dem ersten Monat übernimmt BMC alle laufenden Buchhaltungs- und Steueraufgaben. Der Übergang ist für Ihre Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter nicht sichtbar.

Continuity Guarantee: Falls Sie den Service zu irgendeinem Zeitpunkt intern übernehmen oder zu einem anderen Anbieter wechseln möchten, liefern wir alle Unterlagen in strukturierter, vollständiger Form — keine Lock-in-Strategie, keine künstlichen Abhängigkeiten.

Gehaltsabrechnung (Lohnbuchhaltung)

Neben der allgemeinen Buchhaltung bieten wir auch die vollständige Lohnbuchhaltung (Gestión de Nóminas) an. Spanische Gehaltsabrechnungen sind komplex: Sie müssen das jeweils geltende Tarifrecht (Convenio Colectivo), die Beiträge zur Sozialversicherung (Seguridad Social — sowohl Arbeitgeber- als auch Arbeitnehmeranteile), die Lohnsteuereinbehaltungen (Retención IRPF) und besondere Vergütungsbestandteile (Urlaubs- und Weihnachtsgeld, Benefits) korrekt abbilden.

Typische Sozialversicherungssätze in Spanien (2026, Arbeitgeberanteil): allgemeiner Beitragssatz ca. 30-33 % des Bruttolohns zuzüglich arbeitslosenversicherungspflichtiger Beiträge. Hinzu kommen besondere Beiträge für bestimmte Vertragstypen. Fehler in der Lohnabrechnung können zu Nachforderungen der Tesorería General de la Seguridad Social führen — inklusive Zinsen und Sanktionen.