Ein Profil erreicht unsere Kanzlei fast jede Woche, immer mit demselben Satz: "Beckham ist klar, ich brauche nur, dass Sie das Formular einreichen." So einfach ist es fast nie. Wer aus Spanien für ein Unternehmen arbeitet, das im Ausland sitzt und hier nichts aufgesetzt hat, dessen schwieriger Teil ist nicht die Steuerfrage, sondern die Sozialversicherung, und sie entscheidet, ob Sie die Frist überhaupt erreichen. Dieser Leitfaden erklärt warum und in welcher Reihenfolge das zu lösen ist.
Nicht die Frist ist Ihr Problem, sondern Ihre Anmeldung
Die Frist zur Ausübung der Option für das Impatriate-Regime beträgt sechs Monate ab dem Datum des Tätigkeitsbeginns, das sich aus der Anmeldung bei der spanischen Sozialversicherung ergibt, oder aus den Unterlagen, die gegebenenfalls den Verbleib im Sozialversicherungsrecht des Herkunftslands erlauben. So Artikel 116 der spanischen Einkommensteuerverordnung, genehmigt durch das Königliche Dekret 439/2007.
Dieser Rechenfehler, zu glauben die Uhr laufe ab der Landung, ist bereits ausführlich behandelt in der Falle der Sechsmonatsfrist beim Modelo 149. Dieser Leitfaden setzt das voraus und geht zum nächsten Punkt, den kaum jemand rechtzeitig stellt:
Wenn die Uhr mit Ihrer Anmeldung bei der spanischen Sozialversicherung beginnt und Ihr Arbeitgeber in Toronto, Austin oder Zürich sitzt, ohne Gesellschaft oder Zweigniederlassung in Spanien: wer meldet Sie an?
Die Antwort lautet: vorerst niemand. Und solange das nicht geklärt ist, haben Sie kein Datum des Tätigkeitsbeginns, nichts zum Nachweis der Frist und praktisch kein Regime.
Die Grundregel: Sie zahlen ab dem ersten Tag in Spanien Beiträge
Viele nehmen intuitiv an, dass die Sozialversicherung im Herkunftsland bleibt, weil das Unternehmen ausländisch ist und die Gehaltsabrechnung dort läuft. Es ist umgekehrt.
Massgeblich ist der Grundsatz der lex loci laboris: wer in einem Gebiet abhängig beschäftigt ist, unterliegt dem Recht dieses Gebiets. Innerhalb der Europäischen Union formuliert dies Artikel 11.3.a der Verordnung (EG) 883/2004. Bei Drittstaaten gelangt man über die bilateralen Abkommen und das spanische Binnenrecht zum selben Ergebnis.
Es ist keine Entsendung, denn niemand hat Sie geschickt: Sie sind umgezogen. Es ist auch keine Tätigkeit in zwei Staaten, denn Sie arbeiten ausschliesslich aus Spanien. Es ist der Regelfall, und der Regelfall lautet Spanien.
Zwei Konsequenzen, die von Anfang an klar sein sollten:
- Die Beitragspflicht liegt im spanischen System, zu spanischen Sätzen, die im allgemeinen System bei rund 31% auf Arbeitgeberseite liegen. Für einen Arbeitgeber mit anderer Kostenstruktur ist das kein Verwaltungsdetail, sondern ein Budgetgespräch.
- Ihr nicht ansässiger Arbeitgeber ist zum Lohnsteuereinbehalt verpflichtet. Artikel 76.1.d der Einkommensteuerverordnung verpflichtet nicht ansässige Unternehmen, die ohne Betriebsstätte in Spanien tätig sind, zum Einbehalt auf den von ihnen gezahlten Arbeitslohn. Das ist weder freiwillig noch vom Bestehen einer Betriebsstätte abhängig und setzt eine spanische Steuernummer sowie die entsprechenden Anmeldungen voraus.
Ihr Arbeitgeber muss sich in Spanien registrieren
Hier liegt die eigentliche Arbeit. Bevor eine Anmeldung auf Ihren Namen bestehen kann, muss ein registrierter Arbeitgeber bestehen.
Das bedeutet im Groben: die spanische Steuernummer der ausländischen Gesellschaft beantragen, ihre Gesellschaftsunterlagen zusammenstellen und legalisieren, sie bei der spanischen Sozialversicherungskasse als Unternehmen ohne Niederlassung in Spanien registrieren, die Beitragskontonummer erhalten und von dort aus Sie anmelden und monatlich Beiträge abführen. Parallel dazu den Lohnsteuereinbehalt aufsetzen.
Zwei Punkte ohne Umschweife.
Erstens: das können Sie nicht allein erledigen. Die Pflicht trifft den Arbeitgeber, und ein grosser Teil der Unterlagen sind seine Gesellschaftsdokumente.
Zweitens: der langsame Teil ist selten der administrative. Langsam ist, dass die Finanzabteilung eines Unternehmens, das nicht in Spanien tätig ist, versteht, warum sie formale Pflichten in einem Land übernehmen soll, in dem sie nichts verkauft, und dies genehmigt. Wir haben dieses Gespräch in mehreren Mandaten direkt mit ausländischen Finanzabteilungen geführt, und genau dort bleibt ein Beschäftigter allein monatelang stecken. Monate, die in diesem Regime teuer sind.
Die Entsendebescheinigung ist nicht Ihr Ausweg
Fast immer schlägt jemand die elegante Lösung vor, manchmal die Personalabteilung selbst: eine Entsendebescheinigung im Herkunftsland beantragen und dort weiter Beiträge zahlen. Das ist sauber, kostet das Unternehmen nichts und greift im hier beschriebenen Fall nicht.
Die Entsendebescheinigung ist das Instrument der Ausnahme für befristete Entsendung, kein allgemeiner Weg für jemanden, der umzieht. Sie setzt dreierlei voraus: ein entsendendes Unternehmen, einen entsandten Beschäftigten und einen Zeitraum mit Anfangs- und Enddatum.
Die Formulare selbst zeigen das deutlich. Das spanische Formular zum Abkommen mit Kanada, E/CDN 3, wird auf Grundlage der Artikel 6.2 und 6.3 des Abkommens ausgestellt, und sein Feld verlangt wörtlich:
“Wird in Kanada arbeiten von … bis … bei: dem nachstehend bezeichneten Unternehmen / Regierungsdienst”
Wer mit seiner Familie nach Spanien gezogen ist, die Kinder hier angemeldet hat und bleiben will, hat kein Enddatum einzutragen, und niemand hat ihn entsandt. Es ist keine Entsendung. Es ist ein Umzug, und der Umzug fällt unter die Grundregel.
Diese Nuance wird häufig übersehen, weil die Bezeichnung “certificate of coverage” nach einem Dokument klingt, das Ihre Situation belegt, während es tatsächlich eine Ausnahme belegt, die hier nicht vorliegt.
Ist Ihr Arbeitgeber kanadisch, fragen Sie nach der Provinz
Ist das Herkunftsland Kanada, kommt eine zusätzliche Ebene hinzu, die kaum jemand prüft und die dem Abkommen den verbliebenen Rest an Wirkung nehmen kann.
Das Sozialversicherungsabkommen zwischen Spanien und Kanada wurde am 10. November 1986 in Madrid unterzeichnet, mit einem späteren Protokoll vom 19. Oktober 1995 in Ottawa. Auf kanadischer Seite erfasst es die Leistungen der Old Age Security und des Canada Pension Plan.
Quebec bleibt aussen vor. Die spanische Vertretung für Arbeit, Migration und Sozialversicherung in Kanada formuliert es unmissverständlich:
“Weder die Gesundheitsversorgung noch die beitragsbezogenen Renten der Provinz Quebec sind in dem Abkommen enthalten.”
Der Grund ist, dass Quebec ein eigenes System betreibt, das Regime de rentes du Quebec, verwaltet von Retraite Quebec und erhoben von Revenu Quebec, getrennt vom föderalen CPP. Quebec schliesst zudem eigene Sozialversicherungsabkommen mit Drittstaaten, nach Angaben der kanadischen Steuerbehörde mehr als dreissig. Spanien gehört nicht dazu: die amtliche Liste der von Spanien geschlossenen bilateralen Abkommen führt Kanada und führt Quebec nicht, in einer Liste, die subnationale Instrumente durchaus ausweist, wo es sie gibt.
Was das praktisch ändert:
| Liegt die kanadische Zuordnung bei… | Wirkung |
|---|---|
| QPP (Quebec) | In Quebec zurückgelegte Zeiten können nicht für eine spanische Rente zusammengerechnet werden: es fehlt das Instrument. Ansprechpartner drüben: Retraite Quebec. |
| CPP (föderal) | Die Zeiten fallen unter das Abkommen und können seinerzeit zusammengerechnet werden. Ansprechpartner: Service Canada. |
| Beides | Sie zahlen ohnehin in Spanien Beiträge, denn ohne Entsendung ist die Entsendebescheinigung kein Ausweg. |
Anders gesagt: die Provinz ändert nicht, was aufzusetzen ist, sie ändert, was unterwegs verloren geht. Diese Frage gehört an den Anfang, nicht ans Ende.
Der Weg über die Selbständigkeit, der das Regime zerstört
Angesichts der Reibung, den Arbeitgeber zu registrieren, liegt die Versuchung nahe: sich in Spanien als Selbständiger anmelden und dem Unternehmen Rechnungen stellen. Das löst die Beitragsfrage an einem Nachmittag.
Und zerstört das Regime.
Artikel 93 verlangt, keine Einkünfte zu erzielen, die als über eine im spanischen Hoheitsgebiet belegene Betriebsstätte erzielt gelten würden, abgesehen von den besonderen Fällen der unternehmerischen Tätigkeit und des hochqualifizierten Fachkräftewegs, die das Gesetz selbst vorsieht. Als Arbeitnehmer sind Ihre Einkünfte Arbeitslohn, und es gibt kein Problem. Als Selbständiger, der aus Spanien fakturiert, liegt wirtschaftliche Tätigkeit im spanischen Hoheitsgebiet vor, und das stellt Sie ausserhalb des Regimes.
Drei Konsequenzen, die selten ausgesprochen werden:
- Der Ausschluss gilt für das gesamte Steuerjahr, nicht erst ab dem Tag der Anmeldung.
- Er lässt sich nachträglich nicht beseitigen. Späteres Einstellen der Tätigkeit holt das Jahr nicht zurück.
- Er zieht Ihren Arbeitgeber hinein. Er setzt ihn einer Betriebsstätte in Spanien aus und wirft, wenn die Tätigkeit genau die frühere Angestelltentätigkeit ist, zusätzlich die Frage unzulässiger Arbeitnehmerüberlassung auf.
Die Überschneidung mit den 183 Tagen, und das ist das Dringende
All das läse sich anders, liefe nicht parallel eine Uhr. Sie läuft.
Steuerlich ansässig in Spanien sind Sie, wenn Sie sich im Kalenderjahr mehr als 183 Tage im spanischen Hoheitsgebiet aufhalten, nach Artikel 9.1.a des Einkommensteuergesetzes. Die Ansässigkeit wird nicht anteilig aufgeteilt: ein geteiltes Jahr gibt es nicht. Ist die Schwelle überschritten, sind Sie für das gesamte Jahr steuerlich ansässig, mit Wirkung ab dem 1. Januar.
Und das Impatriate-Regime knüpft an den Veranlagungszeitraum an, in dem der Wohnsitzwechsel stattfindet, sowie an die fünf folgenden. Es muss also genau dieses Jahr abdecken.
Dort sitzt die Reihenfolgefalle, und sie ist kontraintuitiv:
Schliesst das Jahr ohne wirksam ausgeübte Option, werden Sie als gewöhnlich Ansässiger mit Ihrem Welteinkommen nach dem progressiven Tarif besteuert statt mit dem festen Satz von 24% auf Arbeitslohn bis 600.000 Euro. Und es verschiebt sich nicht ins Folgejahr: das Regime ist an den Zuzug geknüpft, und sobald dieses Jahr als Jahr spanischer Ansässigkeit zählt, gibt es keine zweite Ankunft, auf die man sich berufen könnte.
Was zu tun ist, und in welcher Reihenfolge
- Zählen Sie Ihre Aufenthaltstage in Spanien im laufenden Kalenderjahr, mit tatsächlichen Ein- und Ausreisedaten. Klären Sie, ob das laufende Jahr bereits Ihr erstes Jahr steuerlicher Ansässigkeit ist.
- Eröffnen Sie das Gespräch mit Ihrem Arbeitgeber diese Woche, nicht erst wenn alles andere geklärt ist. Es ist der kritische Pfad des Mandats und hängt an einem Dritten.
- Fragen Sie die genaue Zuständigkeit Ihres Arbeitgebers ab: Land und, im kanadischen Fall, Provinz und Beitragssystem.
- Melden Sie sich nicht als Selbständiger an, um sich zu behelfen, und akzeptieren Sie keine Rechnungsstruktur als Übergangslösung.
- Prüfen Sie, ob ein bilaterales Abkommen anwendbar ist und was es abdeckt, ohne zu unterstellen, eine Entsendebescheinigung löse etwas, wo keine Entsendung vorliegt.
- Legen Sie die Beitragsstruktur vor dem ersten Arbeitstag aus Spanien fest, sofern Sie noch rechtzeitig sind. Sind bereits Monate vergangen, ist dies das Erste, was zu ordnen ist.
Wann sich eine fachliche Einschätzung lohnt
Dieses Mandat kreuzt drei Materien, die selten bei derselben Person liegen: Impatriate-Besteuerung, internationale Sozialversicherung und Arbeitsrecht des Herkunftslands. Der teure Fehler steckt meist in keiner der drei für sich, sondern in ihrer Reihenfolge.
Bei BMC bauen wir Beitragsstrukturen für ausländische Arbeitgeber ohne Niederlassung in Spanien auf, im direkten Kontakt mit deren Finanzabteilungen, und stimmen sie auf den Kalender des Impatriate-Regimes ab. Wenn das Ihre Lage ist und Sie seit Monaten ohne Anmeldung in Spanien sind, ist das nützliche Gespräch jetzt.
Quellen
- Ley 35/2006, spanisches Einkommensteuergesetz, Art. 9 und 93, BOE-A-2006-20764
- Königliches Dekret 439/2007, spanische Einkommensteuerverordnung, Art. 76.1.d und 116, BOE-A-2007-6820
- Ley 28/2022 zur Förderung des Ökosystems junger Unternehmen, BOE-A-2022-21739
- Verordnung (EG) 883/2004, Art. 11.3.a, und Verordnung (EG) 987/2009, Art. 21, zur Koordinierung der Systeme der sozialen Sicherheit in der Europäischen Union
- Sozialversicherungsabkommen zwischen Spanien und Kanada, Madrid, 10.11.1986, BOE-A-1987-26863, und Protokoll, Ottawa, 19.10.1995, BOE-A-1997-2747
- Spanisches Arbeitsministerium, Vertretung für Arbeit, Migration und Sozialversicherung in Kanada, Merkblatt Sozialversicherung
- Formular E/CDN 3, Bescheinigung über die anzuwendenden Rechtsvorschriften, spanische Sozialversicherung