Übermittlung von Abrechnungsaufzeichnungen: Freiwilligkeit und das VERI*FACTU-System

Die Implementierung der neuen Abrechnungsverordnung (RSIF) hat Zweifel an der Verpflichtung zu bestimmten technischen Prozessen in den Verwaltungssystemen der Unternehmer aufgeworfen. Eine aktuelle Anfrage der Generaldirektion für Steuern (DGT) hat den Umfang der Verbindung und der Datenübermittlung in diesen Systemen präzisiert.

Was die DGT entschieden hat

Die Anfrage konzentrierte sich auf die Frage, ob Unternehmer verpflichtet sind, an dem Ort, an dem sich ihr Abrechnungssystem (SIF) befindet, über eine Internetverbindung zu verfügen, um die geltenden Vorschriften zu erfüllen. Die DGT hat festgestellt, dass das IT-System zwar die Integrität und Rückverfolgbarkeit der Aufzeichnungen gewährleisten sowie über die Kapazität zur elektronischen Übermittlung an die Verwaltung verfügen muss, die automatische und sichere Übermittlung dieser Aufzeichnungen jedoch freiwilliger Natur ist.

Dieses Kriterium stützt sich auf Artikel 15 der Abrechnungsverordnung (RSIF). Die Behörde stellt jedoch klar, dass, wenn der Steuerpflichtige sich für die automatische Übermittlung entscheidet, sein System als System zur Ausstellung verifizierbarer Rechnungen (VERI*FACTU) betrachtet werden kann.

Was das für Sie bedeutet

Für Unternehmer und Freiberufler, die IT-Systeme für die Abrechnung nutzen, bedeutet dies, dass die Automatisierung der Datenübermittlung an die Verwaltung keine direkte Verpflichtung für alle Fälle darstellt. Es gibt eine klare Unterscheidung zwischen der Erfüllung der Anforderungen an die Integrität und Rückverfolgbarkeit des Systems und der Entscheidung, den Versand der Informationen zu automatisieren.

Wenn sich ein Unternehmen für das VERI*FACTU-System entscheidet, ändert sich die Dynamik der Kommunikation mit der Verwaltung, da dieses Modell für die Verifizierung der ausgestellten Rechnungen konzipiert ist. Daher hat die Wahl des technologischen Managementmodells Auswirkungen darauf, wie mit der Steuerverwaltung interagiert wird.

Was ratsam ist

Es ist notwendig, die aktuelle technologische Infrastruktur und die Managementziele des Unternehmens zu bewerten. Die Entscheidung, die automatische Übermittlung zu implementieren oder das VERI*FACTU-System einzuführen, sollte auf den Compliance-Bedürfnissen und der technischen Kapazität der Abrechnungssoftware basieren. Es wird empfohlen, jede Einzelsituation zu bewerten, um festzustellen, welches Abrechnungsmodell am besten zum Geschäftsbetrieb und zu den Anforderungen des Königlichen Dekrets 1007/2023 passt.