Reise- und Unterbringungskosten können bei der Körperschaftsteuer und der MwSt. abgezogen werden, wenn sie die Anforderungen erfüllen

Die Abzugsfähigkeit von Aufwendungen aus der Geschäftstätigkeit, wie etwa Reisekosten, Unterbringung oder der Verbrauch von Versorgungsleistungen, ist ein Punkt ständiger Aufmerksamkeit für die Steuerverwaltung. Eine aktuelle verbindliche Auskunft der Dirección General de Tributos (DGT) klärt die Kriterien, die erfüllt sein müssen, damit diese Ausgaben sowohl bei der Körperschaftsteuer (IS) als auch bei der Mehrwertsteuer (IVA) anerkannt werden.

Was die DGT entschieden hat

Die DGT stellt fest, dass Reise-, Unterbringungs- und Versorgungsaufwendungen für den Abzug bei der Körperschaftsteuer die Anforderungen der geltenden Vorschriften erfüllen müssen:

• Buchhalterische Erfassung und Anwendung des Periodisierungsprinzips.
• Direkter Zusammenhang mit der Erzielung von Einnahmen.
• Dokumentarischer Nachweis durch Rechnungen, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
• Keine Einstufung als nicht abzugsfähige Aufwendungen gemäß Artikel 15 des Körperschaftsteuergesetzes (Ley del Impuesto sobre Sociedades).

In Bezug auf die IVA weist die Entscheidung darauf hin, dass Unterbringungs- und Verpflegungsleistungen abzugsfähig sind, sofern sie nicht den persönlichen Bedürfnissen des Personals dienen, aus strikten Erfordernissen der Geschäftstätigkeit erfolgen und als abzugsfähiger Aufwand in der Körperschaftsteuer gelten. Zudem ist es zwingend erforderlich, dass die Rechnungen auf den Namen des anfragenden Unternehmens ausgestellt sind.

Was das für Sie bedeutet

Für Unternehmen bestätigt diese Entscheidung, dass die Abzugsfähigkeit nicht automatisch erfolgt, sondern von der korrekten Dokumentenverwaltung und der Art der Ausgabe abhängt. Es reicht nicht aus, die Zahlung zu leisten; es muss nachgewiesen werden, dass die Ausgabe ausschließlich geschäftlichen Zwecken dient und keinen persönlichen Vorteil für Mitarbeiter oder Führungskräfte darstellt. Das Fehlen einer ordnungsgemäß auf den Namen der Gesellschaft ausgestellten Rechnung oder das Fehlen eines klaren Zusammenhangs mit der wirtschaftlichen Tätigkeit würde die Anwendung dieser Abzüge verhindern.

Was ratsam ist

Es ist notwendig sicherzustellen, dass alle Reise-, Unterbringungs- und Versorgungsaufwendungen über eine formelle Rechnung verfügen, die den Anforderungen des Mehrwertsteuergesetzes (Ley del IVA) entspricht. Es muss überprüft werden, ob die Buchhaltung die Periodisierung dieser Posten getreu widerspiegelt und ob eine klare Rückverfolgbarkeit besteht, die die Ausgabe mit der Erzielung von Einnahmen verknüpft. Jede Situation sollte analysiert werden, um zu gewährleisten, dass die Ausgabe nicht als persönliche Zuwendung oder als nicht abzugsfähiger Aufwand gemäß den Vorschriften der Körperschaftsteuer betrachtet wird.