Geschäftsführer können Reisekosten absetzen, wenn die Nachweispflicht erfüllt ist

Die Abzugsfähigkeit von Reise- und Fahrtkosten von Führungskräften ist ein ständiger Fokuspunkt der Steuerverwaltung. Vor Kurzem hat die Dirección General de Tributos (DGT) die Kriterien präzisiert, die Unternehmen einhalten müssen, damit diese Ausgaben nicht als nicht abzugsfähige Kosten in der Körperschaftsteuer (Impuesto sobre Sociedades) eingestuft werden.

Was die DGT entschieden hat

Die Anfrage konzentrierte sich auf die Möglichkeit, die Reisekosten des Geschäftsführers und Alleingeschäftsführers einer Einheit abzusetzen. Das Kriterium der DGT legt fest, dass buchhalterische Aufwendungen steuerlich abzugsfähig sind, sofern die folgenden Anforderungen strikt erfüllt werden:

• Buchhalterische Erfassung: Die Ausgabe muss korrekt in den Büchern des Unternehmens registriert sein.
• Abgrenzung nach dem Periodenprinzip: Sie muss im entsprechenden Zeitraum gemäß den Rechnungslegungsvorschriften angewendet werden.
• Zusammenhang mit den Einnahmen: Die Ausgabe muss in direktem Zusammenhang mit der wirtschaftlichen Tätigkeit der Einheit stehen.
• Dokumentarische Rechtfertigung: Es ist unerlässlich, die Realität der Transaktion durch rechtlich zulässige Beweismittel nachzuweisen.

Werden diese Bestimmungen nicht eingehalten, könnten die Kosten gemäß Artikel 15 des Körperschaftsteuergesetzes (Ley del Impuesto sobre Sociedades, LIS) als nicht abzugsfähig eingestuft werden.

Was das für Sie bedeutet

Für Unternehmen bestätigt diese Entscheidung, dass die Reisekosten eines Geschäftsführers nicht von Natur aus abzulehnen sind, ihre Abzugsfähigkeit jedoch von der Qualität der vorgelegten Dokumentation abhängt. Es reicht nicht aus, dass die Ausgabe existiert; die Verwaltung verlangt den Nachweis, dass die Reise einem streng mit der Tätigkeit der Gesellschaft verknüpften Zweck dient und dass eine dokumentarische Grundlage existiert, die die Wahrhaftigkeit der Transaktion belegt.

Was ratsam ist

Es ist notwendig sicherzustellen, dass jede Reise- und Mobilitätspolitik der Geschäftsführung durch eine umfassende Dokumentation gestützt wird. Dies schließt Rechnungen ein, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, sowie Nachweise, die die Reise mit dem Gesellschaftszweck des Unternehmens verknüpfen. Die korrekte Anwendung der Vorschriften des Handelsgesetzbuches (Código de Comercio) und des allgemeinen Steuergesetzes (Ley General Tributaria) ist entscheidend, um zu verhindern, dass diese Kosten Gegenstand von Korrekturen bei einer Betriebsprüfung werden.