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V3638-20 28 décembre 2020 · SG de Impuestos sobre el Consumo Critère en vigueur
IVA · conservación de facturas

Conservation des factures au format électronique sous réserve d'authenticité, d'intégrité et de lisibilité

Une entreprise s'interroge sur la possibilité de numériser les factures de frais de ses salariés par photographie afin d'éviter l'archivage papier. La DGT précise que cette pratique est autorisée dès lors que la méthode garantit l'authenticité, l'intégrité et la lisibilité des documents.

La question posée

Cuestión planteada Necesidad de que la consultante conserve el justificante impreso en papel, que deberá ser entregado por los trabajadores a la misma, y posibles problemas en caso de justificantes que no resulten legibles y respecto de los cuales se abone al trabajador los gastos de viaje, sin solicitar la deducción de la cuota del Impuesto sobre el Valor Añadido soportada.

La position de la DGT

Los sujetos pasivos deben garantizar la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad de las facturas, ya sea en papel o formato electrónico. Es posible conservar facturas inicialmente en papel por medios electrónicos si el método garantiza dichos requisitos. Se puede prescindir de los originales en papel mediante la digitalización certificada o cualquier otro medio que cumpla con las garantías de seguridad y acceso para la Administración.

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