La obligación de conservar libros contables incluye los programas, ficheros y archivos informáticos de soporte

SECRETARÍA DE ESTADO DE HACIENDA DIRECCIÓN GENERAL DE TRIBUTOS Consultas Vinculantes Documento 1 de 1 Documento seleccionado Nº de consulta V1068-26 Órgano SG de Tributos Fecha salida 14/05/2026 Normativa LGT (artículos 29, 35, 93). Descripción de hechos La consultante, sociedad mercantil española, mantenía una relación comercial con una asesoría que se encargaba de la llevanza material, el mantenimiento y la custodia de sus registros contables. La citada asesoría comunicó el cese de la relación profesional, a lo que la sociedad consultante solicitó la entrega de los ficheros informáticos y soportes electrónicos de los ejercicios no prescritos, a fin de cumplir correctamente con sus obligaciones fiscales y mercantiles. La asesoría remitió la información en ficheros Excel y PDF, pero no los ficheros originales generados por el sistema informático utilizado. Cuestión planteada 1-. Si la obligación formal a que se refiere el artículo 29.2.d) de la Ley General Tributaria comprende también la conservación y disponibilidad de los programas, archivos y ficheros informáticos que sirven de soporte a la contabilidad. 2-. Si puede entenderse suficiente para entender cumplida la obligación la mera entrega de listados o exportaciones en formatos Excel y PDF, sin entrega del soporte informático original o equivalente. 3-. Si, a los efectos de atender eventuales requerimientos o actuaciones de comprobación e investigación de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, la obligación citada exige que el consultante pueda disponer de la información contable en el formato o soporte en que fue generada, o en un soporte equivalente que permita verificar adecuadamente la trazabilidad e integridad de los registros. Contestación completa PRIMERO. Consideraciones previas. De las manifestaciones efectuadas por la sociedad consultante en el escrito de solicitud se pone de manifiesto que mantenía una relación profesional con una asesoría que se encargaba de la llevanza material, el mantenimiento y la custodia de sus registros contables. La citada asesoría comunicó el cese de la relación profesional, a lo que la sociedad consultante solicitó la entrega de los ficheros informáticos y soportes electrónicos de los ejercicios no prescritos, a fin de cumplir correctamente con sus obligaciones fiscales y mercantiles. La asesoría remitió la información en ficheros Excel y PDF, pero no los ficheros originales generados por el sistema informático utilizado. Con carácter previo, resulta oportuno traer a colación el artículo 17 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, en adelante LGT, que indica: “Artículo 17. La relación jurídico-tributaria. 1. Se entiende por relación jurídico-tributaria el conjunto de obligaciones y deberes, derechos y potestades originados por la aplicación de los tributos. 2. De la relación jurídico-tributaria pueden derivarse obligaciones materiales y formales para el obligado tributario y para la Administración, así como la imposición de sanciones tributarias en caso de su incumplimiento. 3. Son obligaciones tributarias materiales las de carácter principal, las de realizar pagos a cuenta, las establecidas entre particulares resultantes del tributo y las accesorias. Son obligaciones tributarias formales las definidas en el apartado 1 del artículo 29 de esta ley. 4. En el marco de la asistencia mutua podrán establecerse obligaciones tributarias a los obligados tributarios, cualquiera que sea su objeto, de acuerdo con lo establecido en el artículo 29 bis de esta Ley. 5. Los elementos de la obligación tributaria no podrán ser alterados por actos o convenios de los particulares, que no producirán efectos ante la Administración, sin perjuicio de sus consecuencias jurídico-privadas.” Pues bien, a la luz del apartado 5 del precepto transcrito, se recuerda que la relación entre la propia sociedad mercantil consultante y la asesoría tributaria que le venía prestando los citados servicios es una relación jurídica privada que queda al margen de la relación jurídico-tributaria y que, por lo tanto, no puede afectar a esta última. Dado lo anterior, este Centro Directivo no puede pronunciarse sobre la misma. Realizada esta precisión, se señala que la contestación a la presente consulta se basará exclusivamente en las normas de derecho tributario general; en concreto, la LGT y sus reglamentos de desarrollo. SEGUNDO. Sobre la primera cuestión planteada. En relación con la primera cuestión planteada, consistente en si la obligación formal del artículo 29.2.d) de la LGT comprende también la conservación y disponibilidad de los programas, archivos y ficheros informáticos que sirven de soporte a la contabilidad, el punto de partida estriba en el artículo 93.1 de la LGT, que preceptúa: “Artículo 93. Obligaciones de información. 1. Las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, así como las entidades mencionadas en el apartado 4 del artículo 35 de esta ley, estarán obligadas a proporcionar a la Administración tributaria toda clase de datos, informes, antecedentes y justificantes con trascendencia tributaria relacionados con el cumplimiento de sus propias obligaciones tributarias o deducidos de sus relaciones económicas, profesionales o financieras con otras personas. (…)”. Por remisión al precepto transcrito, el artículo 35 del mismo texto legal establece: “Artículo 35. Obligados tributarios. 1. Son obligados tributarios las personas físicas o jurídicas y las entidades a las que la normativa tributaria impone el cumplimiento de obligaciones tributarias. 2. Entre otros, son obligados tributarios: a) Los contribuyentes. (…) 3. También tendrán el carácter de obligados tributarios aquellos a quienes la normativa tributaria impone el cumplimiento de obligaciones tributarias formales. (…)”. Expuesta la obligación que incumbe a los obligados tributarios de aportar datos, informes, antecedentes y justificantes con trascendencia tributaria relacionados con el cumplimiento de sus propias obligaciones tributarias, siquiera las de carácter formal, el artículo 29.2.d) de la LGT, al que se refiere el escrito de solicitud, establece: “Artículo 29. Obligaciones tributarias formales. 1. Son obligaciones tributarias formales las que, sin tener carácter pecuniario, son impuestas por la normativa tributaria o aduanera a los obligados tributarios, deudores o no del tributo, y cuyo cumplimiento está relacionado con el desarrollo de actuaciones o procedimientos tributarios o aduaneros. 2. Además de las restantes que puedan legalmente establecerse, los obligados tributarios deberán cumplir las siguientes obligaciones: (…) d) La obligación de llevar y conservar libros de contabilidad y registros, así como los programas, ficheros y archivos informáticos que les sirvan de soporte y los sistemas de codificación utilizados que permitan la interpretación de los datos cuando la obligación se cumpla con utilización de sistemas informáticos. Se deberá facilitar la conversión de dichos datos a formato legible cuando la lectura o interpretación de los mismos no fuera posible por estar encriptados o codificados. En todo caso, los obligados tributarios que deban presentar autoliquidaciones o declaraciones por medios telemáticos deberán conservar copia de los programas, ficheros y archivos generados que contengan los datos originarios de los que deriven los estados contables y las autoliquidaciones o declaraciones presentadas. (…)”. Pues bien, en atención al tenor literal del precepto transcrito, se señala que la obligación de información referida incluye la conservación de los programas, ficheros y archivos informáticos que sirvan de soporte a los libros de contabilidad y registros, y se extiende también a los sistemas de codificación que permitan la interpretación de los datos, en la medida en que la obligación se cumpla mediante la utilización de sistemas informáticos. Estos principios generales, a su vez, quedan desarrollados en los distintos regímenes concretos de las obligaciones de llevanza de libros de contabilidad y registros que quedan regulados en la normativa general tributaria de desarrollo de la anterior, así como en la normativa tributaria de cada tributo. TERCERO. Sobre la segunda cuestión planteada. En relación con la segunda cuestión planteada, que se refiere a si puede entenderse suficiente para entender cumplida la obligación tributaria del artículo 29.2.d) de la LGT la mera entrega de listados o exportaciones en formatos Excel y PDF, sin entrega del soporte informático original o equivalente, se señala, en línea con lo expuesto en la respuesta a la primera cuestión planteada, que los requisitos concretos para considerador que dichos formatos cumplen la normativa vigente dependen del régimen jurídico concreto de la obligación formal de que se trate, registral y contable, siempre inspirada por los principios que se derivan del reproducido artículo 29.2.d) de la LGT. Desde esta óptica, habrá de analizarse el régimen jurídico específico de cada una de las obligaciones de registro y contabilidad para saber si se cumple o no la normativa particular de cada obligación formal. En todo caso, se recuerda que no corresponde a este Centro Directivo, por exceder las competencias que tiene atribuidas, la valoración de los hechos, actos o negocios realizados conforme a las pruebas obtenidas o aportadas por la sociedad consultante, extremo que corresponde a los órganos de la Administración tributaria a quienes se atribuyen las competencias relativas a la aplicación de los tributos. CUARTO. Sobre la tercera cuestión planteada. En relación con la tercera de las cuestiones planteadas, esto es, si, a los efectos de atender eventuales requerimientos o actuaciones de comprobación e investigación de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, la obligación citada exige que el consultante pueda disponer de la información contable en el formato o soporte en que fue generada, o en un soporte equivalente que permita verificar adecuadamente la trazabilidad e integridad de los registros, hay que señalar que artículo 29.2.f) de la LGT, que establece “(l)a obligación de aportar a la Administración tributaria libros, registros, documentos o información que el obligado tributario deba conservar en relación con el cumplimiento de las obligaciones tributarias propias o de terceros, así como cualquier dato, informe, antecedente y justificante con trascendencia tributaria, a requerimiento de la Administración o en declaraciones periódicas. Cuando la información exigida se conserve en soporte informático deberá suministrarse en dicho soporte cuando así fuese requerido.”. Además, el artículo 29.2.j) de la LGT dispone: “j) La obligación, por parte de los productores, comercializadores y usuarios, de que los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas, garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos. Reglamentariamente se podrán establecer especificaciones técnicas que deban reunir dichos sistemas y programas, así como la obligación de que los mismos estén debidamente certificados y utilicen formatos estándar para su legibilidad”. Conforme con lo anterior y con carácter general, el obligado deberá aportar, cuando sea requerido, los libros y contabilidad en el soporte que le sea exigido, siempre que se conserve en el mismo. En cualquier caso, si el soporte consistiera en un sistema y programa informático o electrónico, deberá cumplir en todo caso los principios a los que se refiere la letra j) del artículo 29.2 de la LGT anteriormente reproducido, en particular, los principios de trazabilidad e integridad. Lo que comunico a Vd. con efectos vinculantes, conforme a lo dispuesto en el apartado 1 del artículo 89 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria.