Unternehmer können zwischen Papier- oder elektronischen Rechnungen wählen

Das Rechnungsmanagement ist ein alltäglicher operativer Prozess für jede wirtschaftliche Tätigkeit. Vor Kurzem hat die Generaldirektion für Steuern (DGT) den Umfang der Verpflichtungen zur Rechnungsstellung im Hinblick auf den Einsatz technologischer Werkzeuge in der Unternehmensführung präzisiert.

Was die DGT entschieden hat

Die Verwaltung hat festgelegt, dass Unternehmer und Freiberufler das Recht behalten, das Medium für die Ausstellung ihrer Rechnungen zu wählen, wobei sie sich für das Papierformat oder das elektronische Format entscheiden können. Dieses Kriterium stellt eine grundlegende Unterscheidung zwischen zwei verschiedenen Verpflichtungen auf:

• Die Verpflichtung zur Rechnungsstellung: Das gewählte Medium (physisch oder digital) wird nicht durch die Nutzung von IT-Rechnungssystemen bedingt.
• Die Verpflichtung der IT-Systeme: Die Nutzung von Software muss die Integrität und Rückverfolgbarkeit der Aufzeichnungen gewährleisten, dies verpflichtet jedoch nicht automatisch dazu, dass die ausgestellte Rechnung ausschließlich elektronisch sein muss.

In diesem Sinne bedingt die Nutzung von IT-Systemen zur Ausstellung vollständiger Rechnungen anstelle von vereinfachten Rechnungen nicht das endgültige Format der Rechnung.

Was das für Sie bedeutet

Für Unternehmer und selbstständige Freiberufler bestätigt diese Entscheidung, dass die Digitalisierung interner Prozesse nicht den Verlust der Option bedeutet, Rechnungen in Papierform auszustellen. Wenn Ihr Geschäftsmodell oder die Beziehung zu Ihren Kunden die Verwendung physischer Medien erfordert, erlaubt dies die Gesetzgebung, sofern die in der Umsatzsteuergesetzgebung (Ley 37/1992 del IVA) und der Rechnungsverordnung festgelegten Inhaltsanforderungen erfüllt werden.

Es ist jedoch zu beachten, dass das IT-System, das die Tätigkeit unterstützt, die geltenden Standards für Integrität und Rückverfolgbarkeit erfüllen muss, auch wenn die Rechnung in Papierform vorliegen kann, insbesondere im Rahmen des RD 1007/2023.

Was ratsam ist

Es ist notwendig, die aktuelle technologische Infrastruktur zu bewerten, um sicherzustellen, dass das Registrierungssystem – unabhängig vom gewählten Format für die Zustellung der Rechnung – die Anforderungen an Sicherheit und Rückverfolgbarkeit erfüllt. Die Wahl des Formats sollte mit dem Geschäftsbetrieb des Unternehmens übereinstimmen und gewährleisten, dass die ausgestellten Dokumente alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen, um vor der Verwaltung voll gültig zu sein.