Los empresarios podrán elegir entre expedir facturas en papel o en formato electrónico

La gestión de la facturación es un proceso operativo cotidiano para cualquier actividad económica. Recientemente, la Dirección General de Tributos ha precisado el alcance de las obligaciones de expedición de facturas frente al uso de herramientas tecnológicas en la gestión empresarial.

Qué ha resuelto la DGT

La administración ha determinado que los empresarios y profesionales mantienen la facultad de elegir el medio de expedición de sus facturas, pudiendo optar por el soporte papel o el formato electrónico. Este criterio establece una distinción fundamental entre dos obligaciones distintas:

• La obligación de expedir facturas: El medio elegido (físico o digital) no está condicionado por el uso de sistemas informáticos de facturación.
• La obligación de los sistemas informáticos: El uso de software debe garantizar la integridad y la trazabilidad de los registros, pero esto no obliga automáticamente a que la factura emitida sea exclusivamente electrónica.

En este sentido, el uso de sistemas informáticos para emitir facturas completas en sustitución de las simplificadas no condiciona el soporte final de la factura.

Qué significa para ti

Para los empresarios y profesionales autónomos, esta resolución confirma que la digitalización de los procesos internos no implica la pérdida de la opción de emitir facturas en papel. Si su modelo de negocio o la relación con sus clientes requiere el uso de soportes físicos, la normativa lo permite siempre que se cumplan los requisitos de contenido establecidos en la Ley 37/1992 del IVA y el Reglamento de facturación.

No obstante, es necesario entender que, aunque la factura pueda ser en papel, el sistema informático que respalda la actividad debe cumplir con los estándares de integridad y trazabilidad exigidos por la normativa vigente, especialmente bajo el marco del RD 1007/2023.

Qué conviene hacer

Es necesario evaluar la infraestructura tecnológica actual para asegurar que, independientemente del soporte elegido para la entrega de la factura, el sistema de registro cumpla con las exigencias de seguridad y trazabilidad. La elección del formato debe alinearse con la operativa de la empresa, garantizando que la documentación emitida cumpla con todos los requisitos legales para su plena validez ante la Administración.