Unternehmen können Fahrzeug-Leasing absetzen, wenn sie die berufliche Nutzung nachweisen

Die Abzugsfähigkeit von Ausgaben aus der Anmietung von Fahrzeugen im Rahmen von Leasingverträgen (Renting) ist ein wiederkehrender Reibungspunkt in der Steuerverwaltung von Gesellschaften. Die Dirección General de Tributos (DGT) hat die notwendigen Anforderungen präzisiert, damit diese Raten als abzugsfähige Betriebsausgaben in der Körperschaftsteuer (Impuesto sobre Sociedades) anerkannt werden können.

Was die DGT entschieden hat

Die Verwaltung hat bestätigt, dass die für die Anmietung eines Fahrzeugs angefallenen Raten steuerlich abzugsfähig sind, sofern das Element dem Geschäftsbetrieb der Einheit zugeordnet ist. Damit dieses Recht wirksam wird, legt die Anfrage fest, dass drei grundlegende Bedingungen erfüllt sein müssen:

• Buchhalterische Erfassung: Die Ausgabe muss korrekt in den Büchern der Gesellschaft erfasst sein.
• Abgrenzung nach dem Periodenprinzip: Die Ausgabe muss dem Geschäftsjahr zugeordnet werden, zu dem die Raten gehören.
• Dokumentarische Rechtfertigung: Es muss ein zuverlässiger Nachweis vorliegen, der die Zuordnung des Fahrzeugs zum Geschäftsbetrieb belegt.

Darüber hinaus betont die DGT, dass die Beweislast ausschließlich bei dem Unternehmen liegt, das den Abzug geltend machen möchte. Die Bewertung, ob das Fahrzeug tatsächlich für berufliche Zwecke genutzt wird, ist eine Tatsachenfrage, die die Verwaltung anhand der vorgelegten Unterlagen feststellen wird.

Was das für Sie bedeutet

Wenn Ihr Unternehmen Fahrzeuge über Leasing nutzt, insbesondere solche, die für Geschäftsführer oder Manager bestimmt sind, reicht es nicht aus, lediglich die Rechnung des Anbieters vorzulegen. Die Abzugsfähigkeit erfolgt nicht automatisch; sie ist an die Fähigkeit gebunden, nachzuweisen, dass das Fahrzeug ein notwendiges Instrument für die wirtschaftliche Tätigkeit ist. Das Fehlen einer klaren Rückverfolgbarkeit der Fahrzeugnutzung könnte bei einer Betriebsprüfung zur Ablehnung des Aufwands führen.

Was ratsam ist

Um steuerliche Risiken zu minimieren, ist es notwendig, Kontrollprotokolle einzuführen, die die berufliche Zuordnung des Fahrzeugs nachweisen können. Dies impliziert die Führung einer soliden Dokumentation, die die wirtschaftliche Realität der Transaktion stützt, sicherstellt, dass die Buchhaltung die Abgrenzung der Raten getreu widerspiegelt, und dass Beweismittel vorhanden sind, um die Nutzung des Vermögenswertes bei der Ausübung der Geschäftstätigkeit zu rechtfertigen.