Die Nutzung von Excel für die Rechnungsstellung kann zur Einhaltung der RSIF-Vorschriften verpflichten

Die Generaldirektion für Steuern (DGT) hat ein relevantes Kriterium für Kleinunternehmer und Freiberufler veröffentlicht, die ihre Rechnungsstellung manuell verwalten. Die zentrale Frage liegt in der Bestimmung, ob die Nutzung grundlegender digitaler Werkzeuge, wie etwa Tabellenkalkulationen, die Verpflichtung zur Einhaltung der Verordnung über IT-Rechnungssysteme (RSIF) auslöst.

Was die DGT entschieden hat

Die gestellte Anfrage konzentrierte sich auf die Frage, ob ein Freiberufler, der keine spezifischen Computerprogramme nutzt, sondern seine Rechnungen manuell mittels Excel erstellt, von den Verpflichtungen der RSIF befreit ist. Die Verwaltung hat klargestellt, dass die Verordnung für diejenigen gilt, die IT-Rechnungssysteme für ihre wirtschaftlichen Tätigkeiten nutzen.

Das Kriterium legt fest, dass keine Verpflichtung nach dieser Verordnung besteht, wenn die Ausstellung von Rechnungen vollständig manuell erfolgt. Die Nutzung von Tabellenkalkulationen, Datenbanken oder Textverarbeitungsprogrammen kann jedoch gemäß den Bestimmungen in Artikel 1.2 der Verordnung dazu führen, dass diese als IT-Rechnungssystem betrachtet werden. In diesem Fall muss der Steuerpflichtige ein System verwenden, das den gesetzlichen Anforderungen entspricht, oder die Anwendung der Steuerverwaltung nutzen.

Was das für Sie bedeutet

Diese Entscheidung hat direkte Auswirkungen sowohl auf Unternehmen als auch auf selbstständige Freiberufler. Wenn Ihre wirtschaftliche Tätigkeit für die Erstellung von Handelsdokumenten auf Werkzeuge wie Excel angewiesen ist, könnten Sie zur Einhaltung der technischen Vorschriften der RSIF verpflichtet sein. Es reicht nicht aus, keine dedizierte Management-Software zu haben; die Nutzung eines beliebigen Datenverarbeitungsprogramms für die Rechnungsstellung kann als Nutzung eines IT-Systems ausgelegt werden.

Was ratsam ist

Es ist notwendig, die aktuelle Methodik der Rechnungsstellung zu bewerten. Wenn Ihr Rechnungsprozess auf Tabellenkalkulationen oder Datenbanken basiert, sollten Sie prüfen, ob Ihr System die Anforderungen des RD 1007/2023 und der geltenden Vorschriften erfüllt. Bei Zweifeln über die Art Ihrer Management-Werkzeuge ist es von grundlegender Bedeutung, jeden Einzelfall zu prüfen, um sicherzustellen, dass die wirtschaftliche Tätigkeit den Anforderungen des Gesetz 58/2003 und anderen anwendbaren Vorschriften entspricht.