El uso de Excel para facturar puede obligar al cumplimiento del RSIF

La Dirección General de Tributos ha emitido un criterio relevante para pequeños empresarios y profesionales que gestionan su facturación de forma manual. La cuestión central radica en determinar si el uso de herramientas digitales básicas, como las hojas de cálculo, activa la obligación de cumplir con el Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación (RSIF).

Qué ha resuelto la DGT

La consulta planteada se centraba en saber si un profesional que no utiliza programas informáticos específicos, sino que confecciona sus facturas manualmente mediante el uso de Excel, queda exento de las obligaciones del RSIF. La Administración ha aclarado que el Reglamento se aplica a quienes utilicen sistemas informáticos de facturación para sus actividades económicas.

El criterio establece que, si la expedición de facturas es totalmente manual, no existe obligación por este Reglamento. Sin embargo, el uso de hojas de cálculo, bases de datos o procesadores puede implicar su consideración como un sistema informático de facturación, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 1.2 del Reglamento. En este supuesto, el contribuyente debe emplear un sistema que cumpla con los requisitos legales o utilizar la aplicación de la Administración Tributaria.

Qué significa para ti

Este pronunciamiento tiene un impacto directo tanto en entidades como en profesionales autónomos. Si su actividad económica depende de herramientas como Excel para la generación de documentos comerciales, usted podría estar sujeto al cumplimiento de la normativa técnica del RSIF. No basta con no tener un software de gestión dedicado; la utilización de cualquier procesador de datos para la facturación puede ser interpretada como el uso de un sistema informático.

Qué conviene hacer

Es necesario evaluar la metodología actual de emisión de facturas. Si su proceso de facturación se apoya en hojas de cálculo o bases de datos, debe verificar si su sistema cumple con los requisitos exigidos por el RD 1007/2023 y la normativa vigente. Ante la duda sobre la naturaleza de sus herramientas de gestión, es fundamental valorar cada caso particular para asegurar que la actividad económica se ajusta a las exigencias de la Ley 58/2003 y demás normativa aplicable.