Telearbeit: Schriftliche Vereinbarung, Kostenerstattung und digitale Nichterreichbarkeit

Das Ley 10/2021, vom 9. Juli, de trabajo a distancia (Fernarbeitsgesetz) und seine Vorgängerverordnung Real Decreto-ley 28/2020 regeln die Telearbeit in Spanien mit der zentralen Pflicht zur schriftlichen Formalisierung einer Vereinbarung wenn die Fernarbeit mehr als 30 % der Arbeitszeit in einem Referenzzeitraum von drei Monaten überschreitet. Die Vereinbarung muss das Inventar der vom Unternehmen bereitgestellten Mittel, die erstattungsfähigen Kosten, die Arbeitszeit und Verfügbarkeitsregeln, den prozentualen Anteil der Präsenz- und Fernarbeitszeit, den Telearbeitsort sowie Datenschutzanweisungen enthalten. Sie muss beim SEPE (Servicio Público de Empleo Estatal) registriert werden. Das Recht auf digitale Nichterreichbarkeit (Art. 88 LO 3/2018) verpflichtet Unternehmen eine Nichterreichbarkeitsrichtlinie zu erarbeiten die die Einhaltung der Ruhezeiten der Fernbeschäftigten gewährleistet.

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Die 30%-Schwelle: Wann die Vereinbarungspflicht entsteht

Das Ley 10/2021 bestimmt dass Telearbeit durch eine schriftliche Vereinbarung geregelt werden muss wenn sie “regelmäßig” ist und definiert dies als mindestens 30 % der Arbeitszeit oder den proportionalen Anteil entsprechend der Dauer des Arbeitsvertrags in einem Referenzzeitraum von drei Monaten.

Bei einer Standardarbeitszeit von 40 Stunden pro Woche entsprechen 30 % 12 Stunden pro Woche. In der Praxis überschreitet jeder Beschäftigte der gewöhnlich zwei oder mehr Tage pro Woche von zu Hause aus arbeitet diese Schwelle und benötigt eine Vereinbarung. Gelegentliche Heimarbeit (ein einzelner Tag unter außergewöhnlichen Umständen) löst die Pflicht nicht aus, wenn sie sich aber als regelmäßiges Muster konsolidiert schon.

Inhalt der Vereinbarung: die unverzichtbaren Elemente

Artikel 7 des Ley 10/2021 legt eine erschöpfende Liste dessen fest was die Vereinbarung enthalten muss. Die zwei Elemente die in der Praxis die meisten Konflikte erzeugen sind:

Inventar der Mittel und Geräte: Das Unternehmen muss angeben was es bereitstellt (Computer, Telefon, Bildschirm, Tastatur, Maus, ergonomischer Stuhl) und sich zu seiner Instandhaltung verpflichten. Wenn der Beschäftigte sein eigenes Gerät verwendet, muss die entsprechende Erstattung oder die Bedingungen zur Nutzung persönlicher Geräte für betriebliche Zwecke mit den entsprechenden Informationssicherheitsgarantien festgelegt werden.

Erstattungsfähige Kosten: Die Norm ist klar dass Telearbeit dem Beschäftigten keine Kosten verursachen darf. Internet- und Stromkosten sind die häufigsten. Die Berechnung kann durch anteiligen Verbrauch, durch mit der Arbeitnehmervertretung vereinbarte Schätzung oder durch den vom Tarifvertrag festgelegten Mechanismus erfolgen. Viele Unternehmen entscheiden sich für eine monatliche Pauschale die die Verwaltung von Einzelbelegen vermeidet.

Arbeitszeiterfassung bei Telearbeit

Die Arbeitszeiterfassungspflicht des RDL 8/2019 gilt gleich intensiv für Fern- wie für Präsenzbeschäftigte. Das Unternehmen muss über ein zuverlässiges System zur Erfassung von Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit verfügen das dem Beschäftigten, seinen Vertretern und der Arbeitsinspektion zugänglich ist und Aufzeichnungen vier Jahre lang aufbewahrt.

Bei Telearbeit gerät die Versuchung aufdringlichere Überwachungssysteme einzusetzen (Screenshots, Mausaktivitätsprotokollierung, Kamerakontrolle) in Konflikt mit dem Recht auf Privatsphäre und dem Datenschutz. Das Unternehmen kann Mechanismen zur Überwachung der Arbeitstätigkeit einrichten, aber diese müssen verhältnismäßig, transparent und dem Beschäftigten vorher mitgeteilt worden sein.

Grenzüberschreitende Telearbeit: das versteckte Risiko

Wenn der Beschäftigte von einem anderen Land aus arbeitet — bei verlängerten Urlauben, aus familiären Gründen oder strukturell — entstehen Fragen die über das Ley 10/2021 hinausgehen. Die anwendbare Sozialversicherungsgesetzgebung (VO (EG) 883/2004 innerhalb der EU oder bilaterales Abkommen außerhalb), die Besteuerung (Betriebsstätte, spanische Einkommenssteuer IRPF vs. Steuer für Nichtansässige IRNR, Doppelbesteuerungsabkommen) und das Arbeitsrecht des Aufenthaltslandes können selbst bei relativ kurzen Aufenthalten eingreifen.

Das RD 18/2025, veröffentlicht im Januar 2025, führt neue Bestimmungen zur grenzüberschreitenden Telearbeit innerhalb der EU ein die für Beschäftigte die regelmäßig aus einem anderen Mitgliedstaat arbeiten zu berücksichtigen sind. Es basiert auf dem Europäischen Rahmenabkommen zur grenzüberschreitenden Telearbeit von 2023 und ermöglicht unter bestimmten Bedingungen die Beibehaltung der spanischen Sozialversicherungszugehörigkeit.

Häufige Fehler bei der Telearbeitsverwaltung

1. Die schriftliche Vereinbarung nicht formalisieren weil Telearbeit “freiwillig” oder “vorübergehend” ist. Der freiwillige Charakter der Telearbeit befreit nicht von der Pflicht zur Dokumentation wenn sie 30 % der Arbeitszeit überschreitet. Die schriftliche Vereinbarung schützt beide Parteien: das Unternehmen im Streitfall über die Bedingungen; den Beschäftigten hinsichtlich seiner Rechte während der Telearbeit.

2. Die Vereinbarung nicht innerhalb von 10 Tagen beim SEPE zu registrieren. Die Registrierung ist gemäß Art. 6.4 Ley 10/2021 verpflichtend. Viele Unternehmen wissen das nicht weil Tarifverträge das selten erwähnen. Das Fehlen der Registrierung ist eine eigenständige Zuwiderhandlung.

3. Telearbeitskosten nicht zu erstatten oder ohne dokumentierte Grundlage zu erstatten. Das Ley 10/2021 verbietet dass Telearbeit dem Beschäftigten höhere Kosten verursacht (Art. 12). Die Erstattung kann durch Ausstattung mit Mitteln (Computer, ergonomischer Stuhl usw.) oder durch Geldleistung erfolgen. Welche Methode auch gewählt wird, sie muss in der Telearbeitsvereinbarung dokumentiert sein.

4. Die sozialversicherungsrechtlichen Folgen der Telearbeit aus dem Ausland ignorieren. Wenn ein Beschäftigter mehr als 25 % seiner Arbeitszeit aus seinem Wohnsitzland (das vom Land des Unternehmens verschieden ist) arbeitet, ändert sich die anwendbare Sozialversicherungsgesetzgebung automatisch auf das Wohnsitzland gemäß VO (EG) 883/2004. Das kann eine nicht eingeplante zusätzliche Sozialversicherungsbeitragspflicht und ein Compliance-Problem bedeuten.

5. Die Arbeitszeiterfassung nicht an Telearbeit anzupassen. Das Präsenz-Zeiterfassungssystem (Einstechen im Büro) ist bei Telearbeit nicht anwendbar. Es wird ein Arbeitszeiterfassungssystem benötigt das dem Beschäftigten vom Telearbeitsort aus zugänglich ist, Beginn und Ende der tatsächlichen Arbeitszeit widerspiegelt und gemäß Art. 34.9 ET und Ley 10/2021 vier Jahre lang aufbewahrt wird.

Rechtsrahmen

• BOE — Ley 10/2021, trabajo a distancia
• BOE — LO 3/2018, art. 88, desconexión digital
• BOE — RD 18/2025, teletrabajo transfronterizo UE
• SEPE — Registro de acuerdos de trabajo a distancia