Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung für B2B-Transaktionen (zwischen Unternehmen) ist eine der normativ bedeutendsten Transformationen für spanische KMU in den Jahren 2025–2026. Es handelt sich nicht um eine freiwillige Verbesserung: Es ist eine gesetzliche Pflicht mit konkreten Fristen und erheblichen Konsequenzen bei Nichteinhaltung.
Das gesetzliche Rahmenwerk: Crea y Crece-Gesetz und Verifactu
Die Pflicht zur elektronischen B2B-Rechnungsstellung ist im Gesetz 18/2022 über die Schaffung und das Wachstum von Unternehmen (bekannt als “Crea y Crece”) verankert. Die Entwicklungsverordnung, die das technische Regelwerk für das Verifactu-System festlegt, trat 2024 in Kraft.
Verifactu ist das System, das die AEAT zur Überprüfung der elektronischen Rechnungsstellung entwickelt hat. Es basiert auf der Erstellung von Rechnungen mit kryptografischen Signaturmechanismen, die die Unveränderlichkeit und Rückverfolgbarkeit jeder ausgestellten Rechnung gewährleisten.
Unterschied zwischen Verifactu und SII: Das SII (Suministro Inmediato de Información) betrifft Großunternehmen und ist bereits in Kraft. Verifactu ist das System für den Rest der Unternehmen — KMU und Selbstständige.
Fristen nach Unternehmensgröße
| Unternehmensprofil | Frist |
|---|---|
| Großunternehmen (Umsatz > 6 Millionen €/Jahr) | Juli 2025 (bereits aktiv) |
| KMU und Selbstständige (Umsatz < 6 Millionen €/Jahr) | Januar 2026 |
Wichtiger Hinweis: Die Fristen für KMU und Selbstständige wurden mehrfach verschoben. Die aktuellen offiziellen Fristen sind die oben genannten, aber es empfiehlt sich, die tatsächliche Bestätigung durch die AEAT zu überprüfen. Im Zweifelsfall gilt: Vorzeitige Anpassung hat kein Risiko; späte Anpassung schon.
Technische Anforderungen des Verifactu-Systems
Was eine elektronisch kompatible Rechnung sein muss
- Format: XML (konform mit dem spanischen AEAT-Standardformat oder XAdES-signierter PDF).
- Pflichtinhalt: Alle Pflichtfelder des MwSt.-Gesetzes plus spezifische Verifactu-Felder (Blockierungs-Hash, QRCODE mit Verifizierungslink).
- Digitale Signatur: Die Rechnung muss mit einem qualifizierten digitalen Zertifikat signiert sein, das die Unveränderlichkeit garantiert.
- Echtzeit-Übermittlung an die AEAT: Jede ausgestellte Rechnung muss — im endgültigen Modell — unmittelbar an die AEAT-Systeme übermittelt werden (im VERI*FACTU-Modus).
Der alternative Modus: nicht-VERI*FACTU-Systeme
Für Unternehmen, die kein Echtzeit-Übermittlungssystem einführen wollen, sieht das Regelwerk die Möglichkeit vor, ein Rechnungsstellungssystem ohne Direktübermittlung zu verwenden, sofern es die Anforderungen an die Unveränderlichkeit und die Reihenfolgenummer der Rechnungen erfüllt.
Wie Sie zugelassene Software auswählen
Die AEAT hat keine offizielle Liste “zugelassener” Software für Verifactu veröffentlicht, aber sie hat die technischen Anforderungen veröffentlicht, die jede Lösung erfüllen muss.
Was bei der Softwareauswahl zu prüfen ist:
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AEAT-Konformitätserklärung: Der Software-Anbieter sollte schriftlich die Konformität seines Produkts mit dem Verifactu-Regelwerk erklären.
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Testumgebungs-Konnektivität: Die Software sollte in den Testumgebungen der AEAT validiert worden sein.
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Automatische Updates: Da das Verifactu-System noch in Entwicklung ist, sind automatische Updates für Konformität bei zukünftigen regulatorischen Änderungen unverzichtbar.
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Integrationsfähigkeit: Wenn Sie bereits ein ERP oder ein Buchhaltungstool verwenden, überprüfen Sie die native Integration oder die Verfügbarkeit einer zuverlässigen API.
Kategorien verfügbarer Lösungen:
- ERP-Suiten mit Verifactu-Modul: Sage, Holded, A3, Quipu und andere spanische ERP-Anbieter haben oder entwickeln Verifactu-kompatible Module.
- Spezifische Verifactu-Lösungen: Es gibt von der AEAT validierte spezialisierte Tools für kleine Volumina.
- Cloud-Buchhaltungsplattformen: Viele Cloud-Plattformen (Contasol, Factusol, Contabilidad.com) bieten kompatible Lösungen.
Schritte für den Übergang
Schritt 1: Aktuelle Rechnungsstellungspraxis bewerten
Wie stellen Sie aktuell Rechnungen aus? Manuell in Word/Excel (Höchstrisiko, erste zu ändernde Situation), über einfache Buchhaltungssoftware oder über ein ERP. Jeder Ausgangspunkt hat einen anderen Anpassungspfad.
Schritt 2: Zugelassene Software auswählen und implementieren
Implementierung, Tests in der AEAT-Testumgebung (sandbox) und Schulung des verantwortlichen Personals.
Schritt 3: Übergangsprozess dokumentieren
Sicherstellen, dass alle Rechnungen ab dem Pflichtdatum im neuen Format ausgestellt werden und dass das Archiv früherer Rechnungen (mindestens 4 Jahre Aufbewahrungspflicht) zugänglich und vollständig ist.
Schritt 4: Kunden und Lieferanten informieren
Wenn Ihre Kunden Rechnungen in einem bestimmten Format erhalten oder verarbeiten, müssen diese über das neue Format informiert werden.
Informationen zu unserem elektronischen Rechnungsstellungsservice.
