Die außerordentliche Legalisierung 2026 ist nicht nur eine Chance für ausländische Arbeitnehmer — es ist auch ein entscheidender Moment für Unternehmen. Diejenigen, die in ihrer Belegschaft Personen ohne regulären Aufenthaltsstatus haben, müssen jetzt handeln, um ihre Situation zu ordnen, ihren rechtlichen Pflichten nachzukommen und der Gefährdung durch Arbeitsinspektionen zu entgehen.
Die Rolle des Arbeitgebers bei der außerordentlichen Legalisierung 2026
Den Legalisierungsprozess initiiert und reicht der Arbeitnehmer ein (oder eine zugelassene RECE-Hilfsorganisation). Aber das Unternehmen spielt eine entscheidende Rolle in der letzten und praktischsten Phase: die formale Einstellung, sobald der Antrag zur Bearbeitung zugelassen wird.
Die Abfolge aus Sicht des Arbeitgebers ist:
- Identifizieren, welche Arbeitnehmer ohne regulären Status für den Prozess in Frage kommen könnten.
- Informieren des Arbeitnehmers über die Voraussetzungen und Fristen (Frist bis 30. Juni 2026).
- Vorbereiten des Arbeitsvertrags, damit er am Tag der Zulassung zur Bearbeitung unterschrieben werden kann.
- Anmelden des Arbeitnehmers bei der Sozialversicherung am ersten Arbeitstag nach der Zulassung.
- Aufrechterhalten der Anmeldung und der Beiträge während der gesamten Dauer der vorläufigen Genehmigung und der Bearbeitungszeit bis zur Entscheidung.
Das Risiko der Untätigkeit: Was auf dem Spiel steht
Ein Arbeitgeber, der Arbeitnehmer ohne regulären Status behält, ohne den Legalisierungsprozess zu nutzen, trägt eine erhebliche Gefährdung:
Verwaltungssanktionen (LISOS)
Artikel 37.1 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten und Sanktionen in der Sozialordnung (LISOS) qualifiziert die Einstellung von Ausländern ohne Arbeitserlaubnis als sehr schwerwiegende Ordnungswidrigkeit, strafbar mit Bußgeldern von 10.001 bis 100.000 Euro pro Arbeitnehmer. Die Sanktion wird in Abhängigkeit von folgenden Faktoren abgestuft:
- Die Anzahl der betroffenen Arbeitnehmer.
- Die Rückfälligkeit des Arbeitgebers.
- Die Umstände der Branche und die Bedingungen des Arbeitnehmers.
Branchen wie das Bauwesen, die Gastronomie oder häusliche Dienstleistungen stehen im Fokus der Arbeitsinspektion.
Haftung für Sozialversicherungsbeiträge
Der Arbeitgeber haftet für die nicht entrichteten Sozialversicherungsbeiträge während der irregulären Beschäftigungszeit, zuzüglich Aufschlägen und Zinsen. Die Allgemeine Sozialversicherungskasse (Tesorería General de la Seguridad Social) kann die Beitragsschulden für die ohne Anmeldung gearbeiteten Zeiträume festsetzen.
Disqualifikation von öffentlichen Ausschreibungen
Eine schwerwiegende Ordnungswidrigkeit wegen irregulärer Beschäftigung kann zur vorübergehenden Disqualifikation von der Vergabe öffentlicher Aufträge führen.
Rechtliche Einstellungswege für Ausländer in 2026
Über die außerordentliche Legalisierung hinaus stehen Unternehmen mehrere Wege zur legalen Einstellung ausländischer Arbeitnehmer zur Verfügung:
1. Arbeitsgenehmigung für abhängig Beschäftigte (Artikel 36 LOEX)
Der ordentliche Weg zur Einstellung eines Ausländers, der sich nicht in Spanien befindet oder der sich ohne sofortige Legalisierungsmöglichkeit im irregulären Status befindet. Erfordert:
- Ein beim SEPE registriertes Stellenangebot.
- Arbeitsmarkttest (Überprüfung, dass keine geeigneten nationalen oder EU-Kandidaten verfügbar sind), vorbehaltlich Ausnahmen.
- Entscheidung über die Arbeitsgenehmigung durch die zuständige Regierungsdelegation oder Subregierungsdelegation.
- Beantragung eines Arbeitsvisa beim Konsulat des Herkunftslandes des Arbeitnehmers.
Das Verfahren kann je nach Branche und zuständiger Behörde 3 bis 6 Monate dauern.
2. Konzerninterne Versetzung (ICT) — Richtlinie 2014/66/EU
Für multinationale Konzerne, die Führungskräfte, Spezialisten oder Trainees von ihren ausländischen Tochtergesellschaften nach Spanien versetzen müssen. Die ICT-Genehmigung wird innerhalb von maximal 90 Tagen erteilt und erlaubt die Arbeit in jedem EU-Mitgliedstaat.
3. Arraigo laboral (Dokumentarunterstützung des Arbeitgebers)
Wenn sich der Arbeitnehmer mehr als 2 Jahre in Spanien befindet und ein früheres Arbeitsverhältnis von mindestens 6 Monaten nachweisen kann, kann das Unternehmen den Arraigo laboral-Antrag durch Bereitstellung von Unterlagen zu diesem Verhältnis (Verträge, Gehaltsabrechnungen, Erklärungen) unterstützen. Es ist nicht der Arbeitgeber, der den Arraigo beantragt, aber seine Unterlagen können entscheidend sein.
4. Außerordentliche Legalisierung 2026 + sofortige Einstellung
Der schnellste Weg in 2026 für Arbeitnehmer, die die Voraussetzungen erfüllen (5 Monate Aufenthalt vor dem 31.12.2025). Ab der Zulassung zur Bearbeitung kann der Arbeitnehmer legal eingestellt werden und der Arbeitgeber muss die Sozialversicherungsanmeldung formalisieren.
Arbeitgeberpflichten ab der Zulassung zur Bearbeitung
Die Zulassung des außerordentlichen Legalisierungsantrags zur Bearbeitung hat unmittelbare Wirkungen für den Arbeitgeber:
| Pflicht | Ab wann | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Sozialversicherungsanmeldung des Arbeitnehmers | Erster Arbeitstag nach Zulassung | Art. 100 LGSS |
| Beitragszahlung für allgemeine und berufliche Risiken | Ab Anmeldung | Art. 103-104 LGSS |
| Unterzeichnung des Arbeitsvertrags | Ab Zulassung | Art. 15 ET |
| IRPF-Einbehalt auf Gehälter | Ab erster Zahlung | Art. 76 RIRPF |
Wichtig für häusliche Dienstleistungen: Haushaltsarbeitnehmer werden im Sondersystem der Haushaltsangestellten des Allgemeinen Regimes angemeldet (Artikel 251 LGSS), dessen Verwaltung dem individuellen Arbeitgeber (natürliche Person) oder der vermittelnden Agentur obliegt.
Checkliste für die Personalabteilung / Verwaltung
- Arbeitnehmer in der Belegschaft (oder regelmäßige Arbeitnehmer) ohne regulären Aufenthaltsstatus identifizieren.
- Mit jedem Arbeitnehmer prüfen, ob er die Voraussetzung von 5 Monaten Aufenthalt vor dem 31.12.2025 erfüllt.
- Über die Antragsfrist (bis 30. Juni 2026) und die Notwendigkeit, Unterlagen zusammenzustellen (historischer Padrón-Auszug, apostillierter Strafregisterauszug aus dem Herkunftsland), informieren.
- Arbeitsverträge vorbereiten, die am Tag der Zulassung zur Bearbeitung unterzeichnet werden können.
- Sozialversicherungsanmeldungen planen, um sie am ersten Tag des legalen Arbeitsverhältnisses durchzuführen.
- Überprüfen, ob das Abrechnungssystem ab der ersten Zahlung IRPF einbehalten kann.
- Den Prozess intern dokumentieren, falls der Nachweis der Sorgfalt gegenüber der Arbeitsinspektion erforderlich sein sollte.
Am stärksten betroffene Branchen
Die außerordentliche Legalisierung 2026 hat besonders bedeutende Auswirkungen auf:
- Gastronomie und Hotellerie: hohe Konzentration von Küchen-, Service- und Reinigungspersonal ohne regulären Status.
- Bauwesen und Renovierung: Bauarbeiter, Installations- und Wartungspersonal.
- Landwirtschaft und Tierhaltung: Saisonarbeiter und landwirtschaftliche Angestellte, insbesondere in Andalusien, Murcia und Katalonien.
- Häusliche Pflege und Betreuung: Haushaltsangestellte (intern und extern), Altenpflegehelfer.
- Handel und Logistik: Lagerhäuser, Lieferung und Kundendienst.
Bei BMC arbeiten wir mit Unternehmen aus all diesen Branchen zusammen, um ihre Belegschaften zu ordnen und die Gefährdung durch die Arbeitsinspektion zu minimieren. Konsultieren Sie unseren Unternehmens-Einwanderungsservice.
Rechtsgrundlagen
- Organgesetz 4/2000, vom 11. Januar, über Rechte und Freiheiten von Ausländern in Spanien (LOEX): Artikel 36 (Arbeitsgenehmigung für abhängig Beschäftigte), Artikel 31.3 (außerordentliche Legalisierung).
- Königliches Dekret 557/2011, vom 20. April (RLOEx): Verfahren für Arbeitsgenehmigungen für abhängig Beschäftigte.
- Königliches Legislativdekret 5/2000, vom 4. August, zur Genehmigung des Textes des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten und Sanktionen in der Sozialordnung (LISOS): Artikel 37.1 (sehr schwerwiegende Ordnungswidrigkeit für die Einstellung von Ausländern ohne Arbeitserlaubnis).
- Königliches Legislativdekret 8/2015, vom 30. Oktober, zur Genehmigung des Textes des Allgemeinen Sozialversicherungsgesetzes (LGSS): Artikel 100 (Anmeldepflicht), Artikel 251 (Sondersystem der Haushaltsangestellten).
- Richtlinie 2014/66/EU des Europäischen Parlaments und des Rates: konzerninterne Versetzungen (ICT).
