Un audit ne commence pas quand l'auditeur franchit la porte. Il commence au moment où une société commence à préparer ses registres financiers, ses contrôles et sa documentation pour un examen extérieur. Les sociétés qui traversent les travaux de terrain en deux semaines sont celles qui ont passé les mois précédents à s'assurer que tout est en ordre avant qu'on le leur demande. Celles qui y passent six semaines avec des demandes constantes sont celles qui ne l'ont pas fait.
Cet article décrit le processus de préparation à l’audit en quatre phases que BMC déploie avec des PME espagnoles. Pour le contexte sur les obligations d’audit et les lacunes courantes, consultez le guide complet de préparation à l’audit pour l’Espagne.
Vue d’ensemble : quatre phases
| Phase | Durée | Objectif principal |
|---|---|---|
| Phase 1 : Diagnostic | 2 à 4 semaines | Identifier et prioriser les écarts |
| Phase 2 : Remédiation | 2 à 6 mois | Combler les écarts |
| Phase 3 : Revue à blanc | 3 à 4 semaines | Simuler l’audit |
| Phase 4 : Mise en production | Durée de l’audit | Soutenir les travaux de terrain réels |
Durée totale de l’engagement jusqu’à l’opinion d’audit complétée : généralement cinq à dix mois pour un premier audit légal d’une PME espagnole.
Phase 1 : Diagnostic et identification des écarts
Ce qui se passe
La phase de diagnostic est un examen structuré de tout ce que l’auditeur va examiner. L’équipe de BMC parcourt sept domaines :
- Méthodes comptables — Sont-elles documentées ? Sont-elles conformes au PGC (RD 1514/2007) ? Sont-elles appliquées de façon cohérente d’un exercice à l’autre ?
- Qualité du grand livre — La balance de vérification peut-elle être réconciliée avec le bilan sans ajustement manuel ? Tous les comptes sont-ils à jour et documentés ?
- Processus de clôture — Existe-t-il une checklist documentée de clôture mensuelle et annuelle ? Quel est le délai moyen de clôture ?
- Registre des parties liées — Toutes les parties liées (article 231 de la LSC) sont-elles identifiées ? Les transactions sont-elles documentées, tarifées et communiquées dans les notes conformément à la note 25 du PGC ?
- Documentation CIRF — Les contrôles sur les cycles commandes-encaissements, achats-décaissements, paie et clôture financière sont-ils documentés ? Ont-ils été testés ?
- Provisionnement fiscal — Les positions fiscales courantes et différées sont-elles calculées et réconciliées avec les déclarations déposées ?
- Constatations des exercices antérieurs — Si un audit ou une revue antérieure existe, quelles constatations ont été soulevées et ont-elles été résolues ?
Livrables
- Registre des écarts (généralement 20 à 80 éléments, priorisés par risque)
- Calendrier de remédiation estimé
- Ressources nécessaires (internes vs externes)
Qui est impliqué
- Conseiller BMC (pilote) : conçoit et exécute la revue
- Directeur financier ou comptable senior : fournit l’accès aux systèmes et à la documentation
- Direction : une session pour examiner les constatations et approuver le plan de remédiation
Durée
Deux à quatre semaines pour une PME monoentité. Les groupes plus importants avec plusieurs filiales ou des sociétés mères étrangères peuvent nécessiter six à huit semaines.
Phase 2 : Remédiation
Ce qui se passe
La remédiation est le travail substantiel de comblement des écarts identifiés en Phase 1. C’est généralement la phase la plus longue et celle où le plus de valeur est créée. Les activités se répartissent en trois catégories :
Travaux de documentation :
- Rédaction des mémorandums de méthodes comptables (reconnaissance des produits, provisions, locations, instruments financiers, immobilisations, stocks)
- Préparation des accords avec les parties liées et documentation des prêts interentreprises
- Cartographie du processus de clôture et création d’une checklist de clôture écrite
- Documentation des contrôles existants dans une bibliothèque de contrôles
Assainissement comptable :
- Résolution des éléments de rapprochement anciens dans les comptes clés (interentreprises, provisions, charges à payer)
- Comptabilisation des ajustements des exercices antérieurs dans la mesure autorisée par le PGC
- Calcul et comptabilisation des positions d’impôts différés
- Rapprochement du registre des immobilisations avec le bilan
Conception et mise en place des contrôles :
- Mise en place ou formalisation des contrôles sur la clôture financière
- Revue de la séparation des fonctions (souvent limitée dans les petites sociétés — des contrôles compensateurs sont documentés là où la séparation complète n’est pas possible)
- Documentation des flux d’approbation pour les journaux, paiements et charges à payer
Calendriers
| Type de société | Durée de remédiation |
|---|---|
| PME simple, comptabilité propre, < 5 M€ de chiffre d’affaires | 6 à 10 semaines |
| PME, quelques lacunes, 5 M€ à 20 M€ de chiffre d’affaires | 3 à 5 mois |
| PME avec complexité significative de parties liées ou arriérés | 5 à 8 mois |
| Groupe avec filiales, consolidation IFRS requise | 6 à 12 mois |
Rôle de l’auditeur pendant la remédiation
L’auditeur désigné ne doit pas être impliqué dans la remédiation des écarts — cela compromettrait l’indépendance au titre de la Ley 22/2015, article 16 (interdiction de fournir des services non liés à l’audit créant des menaces d’auto-révision). La remédiation est effectuée soit en interne, soit par un conseiller indépendant comme BMC.
L’auditeur peut fournir des orientations générales sur les attentes d’audit, mais ne doit pas rédiger les méthodes comptables, concevoir les contrôles ni préparer les états financiers.
Phase 3 : Revue à blanc
Ce qui se passe
La revue à blanc est une répétition de l’audit réel. BMC adopte la perspective de l’auditeur légal et applique un examen fondé sur les risques à la société en cours de remédiation :
- Demande le même ensemble de documents qu’un auditeur demanderait (factures pour les postes de produits significatifs, cessions d’immobilisations, journaux significatifs, accords avec les parties liées, confirmations bancaires)
- Teste les contrôles clés en examinant un échantillon de transactions et en les suivant dans le processus documenté
- Prépare un ensemble de points de revue — éléments qui généreraient une demande d’auditeur ou un ajustement d’audit proposé
- Présente les constatations à la direction et à l’équipe financière
Ce que la revue à blanc fait apparaître
Dans une société bien préparée, la revue à blanc produit généralement une courte liste de lacunes mineures de documentation — signatures d’approbation manquantes, une méthode qui nécessite une clarification, un ou deux postes de charges à payer à ajuster. Dans une société moins préparée, elle peut faire apparaître des éléments significatifs : transactions avec des parties liées non communiquées, comptabilisation incorrecte des locations ou position d’impôts différés matériellement erronée.
Quelle que soit la surface, elle apparaît trois à six semaines avant l’audit réel — au moment où il y a encore du temps pour corriger plutôt qu’expliquer.
Calendrier
La revue à blanc devrait se conclure au moins quatre semaines avant le début des travaux de terrain d’audit réels. Cela donne suffisamment de temps pour traiter les constatations sans comprimer le calendrier de clôture annuelle.
Phase 4 : Mise en production (assistance pendant l’audit)
Ce qui se passe
Une fois l’audit réel commencé, BMC assiste la direction pendant les travaux de terrain :
- Préparation du dossier de documentation initial (balance de vérification, projets d’états financiers, annexes de soutien, communication des parties liées)
- Coordination du flux des demandes d’information de l’auditeur (liste PBC — Provided by Client)
- Réponse aux demandes techniques sur les méthodes comptables, les transactions spécifiques ou les provisions fiscales
- Révision des ajustements d’audit proposés avant que la direction n’y réponde
Durée
Pour une PME bien préparée, les travaux de terrain d’audit se déroulent généralement en une à deux semaines d’activité concentrée plus une période de revue. Les sociétés qui ont réalisé les Phases 1 à 3 de façon approfondie connaîtront des travaux de terrain plus courts et moins de demandes.
Après l’audit
Le cycle d’audit ne se termine pas avec l’opinion d’audit. Le registre des écarts est mis à jour avec toutes les constatations soulevées par l’auditeur, les actions de remédiation sont suivies et la posture de préparation à l’audit est maintenue afin que l’audit de l’année suivante soit un processus continu plutôt qu’une urgence annuelle.
L’interdépendance des phases
Les phases sont séquentielles par conception. Sauter le diagnostic et passer directement à la remédiation signifie remédier aux mauvaises choses. Sauter la revue à blanc signifie découvrir ce qui ne va pas lors des travaux de terrain réels, quand l’auditeur facture des heures pour le retard. Chaque phase réduit le coût et la perturbation de la phase suivante.
Pour une autoévaluation structurée de la position actuelle de votre société, utilisez la checklist d’évaluation de la préparation à l’audit. Pour le détail de ce que BMC livre dans chaque phase, consultez les services de préparation à l’audit pour les PME.
Références externes :
- ICAC — Normes d’audit NIA-ES — normes d’audit espagnoles (adaptations NIA-ES des ISA)
- BOE — Ley 22/2015 de Auditoría de Cuentas — règles d’indépendance et de services non liés à l’audit
- IAASB — Normes internationales d’audit — référentiel ISA sous-jacent aux NIA-ES