Arbeitsrechtsanwalt im Immobiliensektor: das Personalmanagement Ihres Unternehmens mit Sicherheit gestalten

Immobiliensektor: die Komplexität heterogener Belegschaften

Immobilienunternehmen haben eine besondere arbeitsrechtliche Komplexität: die Koexistenz von Arbeitnehmern mit sehr unterschiedlichen Profilen innerhalb einer einzigen Organisation. Verwaltungspersonal des Projektentwicklers, Bautechniker, Handelsvertreter, die teils angestellt und teils selbstständig sind, Immobilienwartungspersonal und Konzernleitungskräfte bilden eine heterogene Belegschaft, in der jede Kategorie möglicherweise einem anderen Tarifvertrag und spezifischen Arbeitsbedingungen unterliegt.

Bei BMC beraten wir Projektentwickler, Maklerbüros, Vermögensverwaltungsgesellschaften und Hausverwaltungen beim arbeitsrechtlichen Management dieser Komplexität. Wir kennen die Sektortarifverträge, die Kriterien der ITSS bei der Klassifizierung von Immobilienmaklern und die Rechtsprechung der Arbeitsgerichte zu den häufigsten Sektorstreitigkeiten.

Immobilienmakler: die Grenze zwischen Selbstständigkeit und Anstellung

Die Klassifizierung von Immobilienmaklern als Selbstständige oder als Angestellte ist einer der umstrittensten Bereiche des Sektors. Unternehmen, die mit formal selbstständigen Maklern arbeiten, die aber in der Praxis Arbeitszeiten, Zielvorgaben, Arbeitsmittel und Beschränkungen unterliegen, die für ein Arbeitsverhältnis charakteristisch sind, gehen das Risiko ein, dass die ITSS ein verdecktes Arbeitsverhältnis feststellt, mit den Folgen rückwirkender Sozialversicherungsbeiträge und Leistungszuschläge.

Wir analysieren die tatsächlichen Dienstverhältnisbedingungen jedes Maklers oder Mitarbeiters und empfehlen die korrekte Vertragsstruktur im Lichte seiner realen Situation.

Marktzyklen und Personalmanagement

Der Immobiliensektor hat ausgeprägte Zyklen, die eine Anpassung der Belegschaft an das Aktivitätsvolumen erfordern. In aufsteigenden Märkten baut das Unternehmen sein Vertriebsnetz rasch aus; in fallenden Märkten muss es dieses effizient reduzieren. Diese Flexibilität innerhalb des Arbeitsrechtsrahmens zu managen, ERTE aus produktionsbedingten Gründen, Beendigung von Maklerverträgen, objektive Kündigungen, erfordert die Kenntnis der Kosten jeder Option und die Strukturierung der Vereinbarungen von Anfang an, damit Anpassungen ohne kostspielige Überraschungen möglich sind.

Provisionen: das häufigste Konfliktfeld

Provisionsstreitigkeiten sind eine der häufigsten Ursachen für arbeitsrechtliche Auseinandersetzungen im Immobiliensektor. Ein Makler, der ein Geschäft abgeschlossen hat, dessen Wirkungen nach seiner Abwesenheit eintreten, ein Arbeitnehmer, dessen Vertrag unklare Provisionsaufwuchsbedingungen enthält, oder ein selbstständiger Makler, dessen Agenturvertrag Provisionen bei vorzeitiger Kündigung nicht klar regelt, sind allesamt Situationen, die teure Auseinandersetzungen erzeugen. Eine präzise Ausgestaltung von Verträgen und Provisionsrichtlinien von Anfang an ist die beste Prävention.

Die Auswirkungen der Arbeitsreform 2022 auf den Immobiliensektor

Die Arbeitsreform 2022 (RDL 32/2021) hat spezifische Änderungen eingeführt, die Immobilienunternehmen erheblich betreffen. Die Abschaffung des allgemeinen Zeitvertrags (contrato por obra o servicio) beschränkt die befristete Einstellung auf Produktionsumstandsverträge (maximal 90 Tage pro Jahr, seit 2024 auf 60 reduziert) oder Fijo-Discontinuo-Vereinbarungen.

Für Projektentwickler und Baumanager mit zyklischen Projektabläufen bedeutet dies, dass vorübergehend erweiterte Vertriebsteams während Projekteinführungen nicht mehr auf der bisherigen offenen Zeitvertragsbasis strukturiert werden können. Fijo-Discontinuo-Verträge für wiederkehrende Vertriebskampagnenzyklen, die von etablierten Projektentwicklern mit jährlichen Produkteinführungsprogrammen eingesetzt werden, sind nun das wichtigste Instrument für das saisonale Management der Vertriebsbelegschaft ohne Massenentlassungsverfahren.

Die Reform hat auch die Subrogationsregeln nach Art. 44 des Arbeitnehmerstatuts (Estatuto de los Trabajadores, ET) gestärkt. Immobilienunternehmen, die Hausverwaltung, Gebäudewartung oder Sicherheit an externe Auftragnehmer auslagern, müssen nun sorgfältiger prüfen, ob ein Auftragnehmerswechsel die TUPE-ähnliche Subrogation der Belegschaft des Auftragnehmers auslöst: ein zunehmend strittiger Bereich im Immobilienverwaltungs- und Facility-Services-Bereich.

Prioritäten der Arbeitsinspektion im Immobiliensektor

Die ITSS hat spezifische Inspektionsprioritäten im Immobiliensektor, die Immobilienmakler, Projektentwickler und Hausverwaltungen kennen sollten:

Umklassifizierung selbstständiger Makler. Die ITSS untersucht aktiv Handelsvertreterbeziehungen in Immobiliensektoren, in denen Makler unter Exklusivität, festen Arbeitszeiten oder unter Nutzung von Unternehmenssystemen in einem mit einer Anstellung konsistenten Muster tätig sind. Ein Inspektionsbefund über verdeckte Beschäftigung erzeugt: Sozialversicherungsbeiträge für alle Zeiträume verdeckter Beschäftigung (mit 4-jähriger Verjährungsfrist), IRPF-Quellensteuerverbindlichkeiten und Sozialversicherungsleistungszuschläge von 30-50% auf etwaige Leistungen, die der Arbeitnehmer während des Zeitraums erhalten hat.

Arbeitszeiterfassung. Seit 2019 müssen alle Arbeitgeber die tägliche Arbeitszeit einschließlich Anfangs- und Endzeiten aufzeichnen. Maklerbüros und Hausverwaltungsgesellschaften mit Teilzeitbeschäftigten oder flexiblen Arbeitszeitarrangements, die im Sektor üblich sind, müssen über ein System verfügen, das die tatsächlich geleisteten Stunden erfasst. Die ITSS gleicht gemeldete Teilzeitstunden mit Sozialversicherungsbeiträgen ab, um nicht gemeldete Vollzeitbeschäftigte zu identifizieren, die als Teilzeitbeschäftigte getarnt sind.

Gleichstellungsplan-Compliance. Immobilienunternehmen mit 50 oder mehr Mitarbeitern müssen über einen ausgehandelten Gleichstellungsplan verfügen, der bei der zuständigen Arbeitsbehörde registriert ist. Das schiefe Berufsbild des Sektors, mit weiblichen Verwaltungs- und Innenarchitektur-Rollen neben männlichen Vertriebs- und Managementrollen, macht die Lohngefälleanalyse im Gleichstellungsplan zu einer Compliance-Herausforderung. BMC erstellt und registriert Gleichstellungspläne für Immobiliensektorkunden.

Provisionsstrukturen: auf Compliance und Bindung ausgelegt

Provisionsstrukturen im Immobiliensektor haben sowohl arbeitsrechtliche als auch steuerliche Compliance-Dimensionen. Aus arbeitsrechtlicher Sicht müssen Provisionen klar im Arbeitsvertrag oder in einer Provisionsrichtlinie definiert werden, auf die durch Bezugnahme verwiesen wird: Der CGPJ (Consejo General del Poder Judicial, Oberster Justizrat) hat konsequent entschieden, dass Provisionsmodelle Teil des Lohns sind, wenn sie gewohnheitsmäßig und systematisch angewendet werden.

Wichtige Gestaltungspunkte für Immobilien-Provisionsstrukturen:

• Aufwachsauslöser: Wann entsteht der Provisionsanspruch, bei Vertragsschluss, bei Abschluss, bei Zahlungseingang? Je später der Auslöser, desto mehr Post-Employment-Streitigkeiten entstehen.
• Berechnungsgrundlage: Nettopreis ohne MwSt.? Bruttopreis? Einschließlich Extras und Änderungen bei Neubauten?
• Teamprovisionen: Wie werden Provisionen zwischen dem akquirierenden und dem betreuenden Makler bei einem geteilten Mandat aufgeteilt?
• Rückforderung: Unter welchen Bedingungen muss die Provision zurückgegeben werden, bei Geschäftszusammenbruch, Kundenverzug oder Betrug?

BMC entwirft Provisionsrichtlinien für Immobilienunternehmen, die klar, mit dem spanischen Arbeitsrecht konform und darauf ausgelegt sind, Post-Ausscheiden-Streitigkeiten zu minimieren.

Saison- und Projektbelegschaftsmanagement für Projektentwickler

Projektentwickler stehen vor einer wiederkehrenden Herausforderung im Personalmanagement: Das Vertriebsteam muss sich mit dem Projektvertriebsprogramm skalieren, und die Projektmanager und Baustellenleiter erweitern und verkleinern sich mit dem Bauzeitplan. Die Post-Reform-2022-Optionen für die Verwaltung dieses Zyklus sind:

Produktionsumstandsverträge für wirklich vorübergehende Spitzen in der Vertriebs- oder Verwaltungstätigkeit (maximal 60 Tage pro Jahr ab 2024). Diese eignen sich für Marketingveranstaltungspersonal, Projekteinführungszeiträume und die Abdeckung vorübergehender Aktivitätserhöhungen.

Fijo-Discontinuo-Verträge für wiederkehrende Jahreszyklen: Projektentwickler, die jährlich ein Projekt einführen und für jede Einführung ein Verkaufsbüro und ein Vertriebsteam benötigen, können das Fijo-Discontinuo-Modell nutzen, um ein Arbeitsverhältnis mit qualifiziertem Personal zwischen Kampagnen aufrechtzuerhalten, ohne fixe Lohnkosten in der Inaktivitätsperiode. Arbeitnehmer sammeln Betriebszugehörigkeit an und behalten den Sozialversicherungsschutz.

ERTE aus produktionsbedingten Gründen bei erheblichen Aktivitätsrückgängen: Projektentwickler, die mit einem Marktabschwung oder einer Bauverzögerung konfrontiert sind, können ERTE nutzen, um die Arbeitszeit vorübergehend zu reduzieren oder Verträge zu suspendieren, anstatt eine Massenentlassung durchzuführen. Das ERTE bewahrt die Belegschaft für die Erholung. BMC wickelt ERTE-Verfahren für Immobilienkunden mit der vom Markt geforderten Geschwindigkeit ab.

Sozialversicherungs-Compliance im Immobiliensektor

Immobilienunternehmen mit Arbeitnehmern in mehreren Beschäftigungskategorien, direkte Angestellte, selbstständige Mitarbeiter und Leiharbeitnehmer, stehen in einem mehrschichtigen Sozialversicherungs-Compliance-Umfeld.

Direkte Angestellte müssen ab dem Tag vor ihrem ersten Arbeitstag im Allgemeinen Sozialversicherungsregime (Régimen General) angemeldet sein. Die Sozialversicherungsbeiträge werden auf Basis der Bemessungsgrundlage (base de cotización) berechnet, die seit 2023 alle Lohnbestandteile einschließlich des Geldwerts von Sachleistungen über bestimmten Schwellenwerten umfasst. Bei Handelsvertretern mit hohen variablen Provisionen ist die korrekte Berechnung der Bemessungsgrundlage, einschließlich variabler Vergütung in dem Monat, in dem sie anfällt, eine häufige Fehlerquelle.

Selbstständige Auftragnehmer (Autónomos) sind für ihre eigenen Sozialversicherungsbeiträge nach dem Sonderregime für Selbstständige (RETA) verantwortlich. Seit Januar 2023 basieren die RETA-Beiträge auf dem deklarierten Nettoeinkommen statt auf einer frei gewählten Bemessungsgrundlage, was die Planungsrechnung für gut verdienende selbstständige Makler verändert. Immobilienunternehmen, die erhebliche Honorare an selbstständige Mitarbeiter zahlen, haben Meldepflichten (Modelo 347, Modelo 190), auch wenn sie die Sozialversicherungskosten nicht direkt tragen.

BMC berät zur Beitragsstruktur für jede Arbeitnehmerkategorie und verwaltet Sozialversicherungsanmeldungen und -veränderungen.

Kündigung von Immobilienfachkräften: besondere Herausforderungen

Die Kündigung angestellter Immobilienmakler und Immobilienfachleute wirft sektorspezifische Fragen auf:

Variable Vergütung und Abfindungsberechnung. Die Abfindung wird auf Basis der Gesamtvergütung berechnet, einschließlich variabler Vergütung (Provisionen, Boni und Anreize), nicht nur des fixen Gehalts. Die Berechnung der durchschnittlichen variablen Vergütung über den relevanten Referenzzeitraum (typischerweise die letzten 12 Monate oder die gesamte Beschäftigung, wenn diese kürzer ist) ist ein spezifischer Compliance-Schritt bei jeder Kündigung. Fehler bei der Abfindungsberechnung setzen das Unternehmen einer gerichtlichen Korrektur im Kündigungsverfahren aus.

Nachvertragliche Wettbewerbsverbote. Immobilienfachleute, die mit Kenntnis von Kundenbeziehungen, Preisstrategien und Geschäftsmöglichkeiten ausscheiden, stellen ein echtes Wettbewerbsrisiko dar. Wettbewerbsverbote sind nach spanischem Recht nur vollstreckbar, wenn: sie für maximal sechs Monate gelten (zwei Jahre für technisches Personal), der Arbeitnehmer eine angemessene Entschädigung für die Beschränkung erhält (nicht weniger als 50% seines Gehalts während der Beschränkungszeit) und ein echtes wirtschaftliches Interesse zu schützen besteht. BMC entwirft Wettbewerbs- und Abwerbungsverbotsklauseln für Immobilienkunden und berät zu deren Durchsetzung.

Provisionsansprüche ausscheidender Makler. Makler, deren Anstellung vor Abschluss der von ihnen eingeleiteten Transaktionen endet, machen häufig Provisionen auf abgeschlossene Transaktionen als Teil ihrer Abschlussabrechnung geltend. Die Festlegung klarer Provisionsaufwachs- und Zahlungsklauseln im ursprünglichen Arbeitsvertrag ist der wirksamste Weg, dieses Risiko zu managen. Schweigt der Vertrag, wenden die Gerichte in der Regel den Grundsatz an, dass die Provision bei Abschluss der Transaktion entsteht, nicht bei deren Einleitung.